Referenciranje drugih fajlova u Excel-u

Referenciranje, tj. pozivanje i obrada vrednosti iz drugih polja osnovni je adut Microsoft Excel‑a. Najčešće se obrađuju neka od susednih polja ili polja iz tabela u okviru istog radnog lista. Obično se obrađivana polja i rezultati u isto vreme vide na ekranu. Ali prava snaga razvija se kada se jasno vide rezultati koji su optimalno složeni, tako da daju dobar pregled onog što je obrađeno, a izostavljeno je sve što je suvišno i opterećujuće u tekućem prikazu.

Excel230Dakle, prava stvar je referenciranje udaljenih polja koja se nalaze u drugim radnim listovima mimo aktivnog ili čak u drugim fajlovima koji se po potrebi automatizovano proveravaju i osvežavaju. Tako naše formule mogu da dođu do podataka koje su na drugom mestu kreirali drugi ljudi ili, još bolje, automatizovani procesi.

Evo jednog primera. Možete da imate radnu svesku u kojoj pratite troškove reklamiranja. Excel vam omogućava da kreirate formulu u novoj radnoj svesci koja će pozivati sve potrebne vrednosti iz više spoljnih fajlova i time omogućiti da podatke uredno razvrstate po nameni i izvoru, a ujedno i odgovornost za njihove sadržaje prepustite odgovarajućim ljudima ili čak drugim firmama.

Da bismo u formulama koristili polja iz drugih radnih svezaka, potrebno je da otvorimo radni list koji želimo da iskoristimo u našoj formuli. Prikažimo radnu svesku u kojoj kreiramo formulu. Nakon toga u polju formule otkucamo početak formule, sve do adrese polja koje se referencira, npr. =sum(. Nakon toga kliknućemo na View Ribbon tab, pa na Switch Windows. Pronađimo ime otvorene radne sveske na koju se prebacujemo koja sadrži izvorišno polje i kliknimo ime koje se umeće u formulu. Nakon toga kliknimo i na konkretno polje ili grupu polja koja će biti obrađena formulom. Potvrdite sa Enter.

Spoljni podaci koje koristite mogu da budu statični, tj. konstantni i ne menjaju se tokom vremena i njih treba jednokratno očitati. Te podatke više nećemo tražiti i njihove eventualne promene neće se odražavati na jednom sračunato. S druge strane, većina podataka podložna je promenama i svakako želimo da uzmemo u obzir sve buduće promene i ispravke.

Nakon što kreirate linkove među radnim sveskama, možete da osvežite svoje kalkulacije ako su vrednosti povezanih polja promenjene. Takođe, možete da promenite polja na koja ste povezali formule, a ukoliko su polja koja ste povezivali prebačena ili obrisana, možete da obrišete vezu, tj. link do nepostojećih podataka i da zadržite u kalkulacijama poslednje vrednosti koje su ranije prevučene.

Da bismo raskinuli nepotrebne veze ka zastarelim ili sada već nepostojećim poljima u drugim radnim sveskama, potrebno je da nekada korišćene linkove iz naše formule pretvorimo u poslednji put očitane vrednosti. Kliknite na polje koje sadrži zastarelu i nefunkcionalnu formulu koju želite da menjate. Odaberite deo formule koji sadrži referencu, tj. link ka neodgovarajućem polju koji ćemo raskinuti. Pritisnite F9 i referenca će se zameniti konkretnom ranije očitanom vrednošću koja se inače ovde sračunava. Sada treba samo da potvrdite promenu sa Enter i dobićete istu vrednost formule, ali ovog puta s konstantnom vrednošću. Konačna vrednost polja ne mora da bude statički konstantna u slučajevima da u formuli postoje još neke dinamičke vrednosti polja.

Da bismo osvežili vrednosti koje su ranije očitane i zamenili ih novim koje su generisane u međuvremenu, potrebno je da u otvorenoj radnoj svesci kliknemo na Data ribbon tab i u Connections grupi kliknemo na Refresh All. Ova tehnika može da se koristi i pri referenciranju vrednosti koje se nalaze u različitim radnim listovima jedne radne sveske. Pristup je sličan, a kada se tokom editovanja formule referencira polje iz drugog lista, potrebno je samo da kliknemo na jezičak kojim se otvara odgovarajući radni list i izaberemo konkretno polje.

(Objavljeno u časopisu PC#230)