BPM – Proces za optimizaciju procesa

Prvi korak u unapređenju efikasnosti poslovanja jeste uspostavljanje kvalitetnih i održivih poslovnih procesa. Alati za taj posao, takozvani BPM, su široko dostupni i sigurno postoji barem jedan koji će odgovarati vašim željama i potrebama.

checklist (1)Nema preduzeća, ustanove ili bilo koje druge organizacije bez sopstvenih poslovnih procesa ali ćete, ako pitate rukovodioce ili radnike da vam opišu neki od tih poslovnih procesa, za istu stvar dobiti više odgovora, ponekad i prilično različitih. Postoji i treća istina – ako zatražite da vam pokažu dokumentaciju koja prati poslovne procese, ili neće imati šta da vam predstave, ili ćete dobiti šturi skup dijagrama i opisa koje zapravo niko ne kontroliše, pa čak i ne poštuje, a sve je to napravljeno kako bi se ispunili formalni uslovi za dobijanje ISO:9000 sertifikata. Zaključak je da se o jednom od najvažnijih pitanja na putu ka efikasnom poslovanju vodi malo računa.

Poslovni proces

Uopšteno rečeno, poslovni proces povezuje zadatke, aktivnosti i resurse neophodne da se ostvari zadata funkcija unutar neke organizacije. Jedan poslovni proces nije samostalan, već je u dodiru i često zavisi, ili od njega zavise, drugi poslovni procesi. Građenjem jednog na drugi ili, bolje rečeno, jednog pored drugog poslovnog procesa, dolazimo do punog opisa poslovne funkcije organizacije. Već naslućujemo da resurse u ovom slučaju treba posmatrati prilično široko jer oni ne podrazumevaju samo materijalne i tehnološke resurse, što uključuje i informacione tehnologije, već i ljudske resurse bez kojih je nemoguće ostvariti poslovni proces.

Ova nova paradigma suštinski se razlikuje od nekadašnjeg shvatanja upravljanja poslovnim procesima koje su zastupali informatičari, naročito oni posvećeni razvoju, implementaciji i održavanju poslovnih informacionih sistema. Njima su definisani poslovni procesi bili neophodni, a često su celu stvar još više sužavali do nivoa poslovnih procesa koje je trebalo u potpunosti automatizovati. Upravljanje poslovnim procesima je danas jedan od ključnih faktora u optimizaciji poslovanja preduzeća i informacione tehnologije su pritom jak saveznik, bilo kroz omogućavanje praćenja i izvršavanja poslovnih procesa, bilo kroz proces definisanja, modelovanja, simulacije, analize i reinženjeringa poslovnih procesa.

Život jednog procesa

Životni ciklus jednog poslovnog procesa počinje fazom dizajna, koja uključuje indentifikaciju trenutnog poslovnog procesa i dizajniranje novog procesa koji treba da ispuni postavljene ciljeve. Rezultat dizajna poslovnog procesa je jasno određeni tok koji povezuje aktivnosti i resurse, i to na nivou aktera u poslovnom procesu, njihove interakcije s tehnološkim resursima ili između samih tehnoloških resursa. Dobro dizajniran poslovni proces uvek vodi računa o eksternim i internim ograničenjima, kao i o cilju da se ne ugrozi, već unapredi funkcionisanje celokupnog poslovnog sistema.

Sledeći korak je modelovanje i tu je od velike pomoći softver namenjen za ovaj posao. Pomoću softvera alocirate postojeće resurse u meri koja je potrebna. Suštinska razlika između pravog softvera za modelovanje i nekog u kojem takođe možete da nacrtate dijagram toka poslovnog procesa u tome je što prvi, pored vizuelne interpretacije, omogućava i precizno automatizovano vođenje računa o raspoloživim resursima, jer jedan može istovremeno da učestvuje u više poslovnih procesa.

Što više idemo u dubinu životnog ciklusa poslovnog procesa, odnosno u stadijume simulacije i analize efekata, specijalizovani softver donosi sve više dobrobiti. Prvo, moguće je da se aktivnosti simuliraju u realnom vremenu i kroz interakciju s drugim poslovnim procesima, što kao krajnji rezultat daje uvid u nastanak potencijalnih problema tokom izvršavanja poslovnog procesa ili na negativan uticaj na druge poslovne procese. Ako je to posredi, i pre implementacije biće otkrivena i potom uklonjena uska grla, bez narušavanja rada poslovnog sistema. Najnapredniji softver omogućiće vam i praćenje samog izvršavanja posle implementacije, što onda automatizuje proces analize stanja, bez koje je nemoguće da se pristupi poslednjem stadijumu u životnom ciklusu, reinženjeringu poslovnog procesa.

Vreme za novi korak

Na tržištu je niz aplikacija za upravljanje poslovnim procesima. U toj šumi mogućnosti sigurno postoji pravo rešenje primereno potrebama bezmalo svakog korisnika ili organizacije. Neka od njih su nastala kao dopunski alat koji prati poslovno‑informacione sisteme, a druga su otvorena, tj. nezavisna od drugih informatičkih sistema koje koristite. Izbor je širok i po pitanju cene – od besplatnih verzija koje obično pokrivaju samo modelovanje i simulaciju, do veoma kompleksnih koja se u potpunosti integrišu u vaše poslovno okruženje, što naravno ima svoju cenu.

I cloud je ovde široko prisutan, tako da postoji rešenje i za one koji bi da kontrolišu troškove, a opet ne mogu da reše svoje probleme primenom besplatnih aplikacija. U svakom slučaju, upravljanje poslovnim procesima, ili barem njihov studiozni dizajn, predstavljaju osnovu modernog poslovanja i zato vam toplo preporučujemo da se ovim pitanjem što pre pozabavite.

GoPro-ShakeSpeare za novo vreme

Povezati aktivnosti, radnike, podatke i dokumente u zaokruženi sistem je vredna priča koju nam donosi GoPro kroz implementacije ShakeSpeare DMS&BPM rešenja. Vredna, jer je kvalitetno upravljanje poslovnim procesima i projektima pretpostavka modernog i efikasnog poslovanja.

Efikasno upravljanje procesima

Za većinu kompanija sa Fortune 500 liste, prema istraživanju Information Week‑a, jedan od najvećih izazova i potreba jeste unapređenje i optimizacija poslovnih procesa. IBM Business Process Manager olakšava integraciju, efikasnost i upravljanje upravo na tom polju.

 Milan Bašić

(Objavljeno u časopisu PC#205)

Facebook komentari: