Kako digitalno (ne) transformisati svoju kancelariju

Fascinacija digitalnom transformacijom nikada nije bila veća nego danas. U proteklih pet godina broj pretraga tog pojma na Google-u je širom sveta više nego učetvorostručen. To i nije tako iznenađujuće. Bombastični naslovi i zabrinjavajuće statistike govore menadžerima da vreme ističe – transformišite se ili nestanite! Uz toliko obećanja onima koji sprovedu transformaciju, događa se prava groznica promena. Skoro da možete vizualizovati upravu neke kompanije kako pali ormariće za arhivu pred prozorom.

Ipak, uprkos tom pritisku, transformacijski projekti nisu baš jednostavni i kompanije imaju tendenciju da ponavljaju iste greške. Evo kako, primenom klasičnih modela, možete osigurati da se vaša digitalna transformacija pretvori u sigurnu katastrofu:

Pokrijte uši i pritisnite „OBRIŠI“

1. Ljudi se ionako žale na sve što radite pa je bolje prisiliti ih na promenu i baviti se posledicama kasnije: Počnite s uništavanjem i zamenom postojeće infrastrukture. Zaposleni mogu biti zavisni od postojećih sistema, ali koga briga šta oni misle – napolje sa starim, unutra s novim. Možda će neko vreme biti haos, ali na kraju će se isplatiti!

2. Vreme je za kancelariju bez papira! A to je najbolje da izvedete preko noći, bez upozorenja. Jednostavno zabranite zaposlenima da koriste papir i abrakadabra! – u trenu ste modernizovani.

Sva oprema, nula ideja

1. Cilj digitalne transformacije je uvesti novu tehnologiju, zar ne? Postavite plan koji opisuje sjajnu novu tehnologiju koju ćete kupiti. Kada je instalirate, otvorite šampanjac – vaša digitalna transformacija je potpuna!
2. Uvek kupujte tehnologiju prema specifikacijama. Očaravajuće karakteristike proizvoda najbolji su način da uvedete promene u vašu organizaciju. Kompanije prečesto koče zabrinuti zaposleni, ali oni nisu tehnološki stručnjaci i nemojte dopustiti da njihova briga utiče na vaše odluke.
3. Najbolji način da zaposleni usvoje novine je organizacija kratkog treninga, ne dužeg od sat vremena, ako je moguće u pretoploj sobi s izrazito dosadnom prezentacijom u PowerPoint-u. Pobrinite se da nema interakcije sa zaposlenima jer će se cela stvar razvući. Kada svi zaposleni prisustvuju nekom takvom treningu, vaš posao je gotov.

 Neka odluke donosi samo jedna osoba

1. ‘Previše babica…’ izreka je koja postoji s razlogom. Uključivanje puno ljudi u projekat znači razmatrati previše suprotstavljenih gledišta. Osigurajte da za digitalnu transformaciju bude zaduženo što je moguće manje ljudi. Ako vidite bilo kakve pozive na razgovor o planovima, obrišite ih. Bolje da svi jednostavno prihvate kako stoje stvari.
2. Važno je imati vođe koji guraju promene važne za vaše odeljenje bez obzira na to šta rade ostali. Transformacijski projekti ograničeni na odeljenje tipični su za velike organizacije baš zato što funkcionišu! Nije zaista bitno šta drugi rade ako ionako s njima ne planirate razgovarati, zar ne? Na kraju krajeva, ionako nitko ne razume šta radi, na primer, tim za društvene mreže. Ako već niste sarađivali s njima, zašto biste sada započeli?

Zvuči poznato? Iako smo svi verovatno iskusili nešto od navedenog tokom transformacijskih projekata u kompaniji, to nije način na koji ćete doći do dobrih rezultata. Ipak, nema potrebe da očajavate, jer postoje tri načina pomoću kojih možete osigurati da se vaš projekat sprovede kako je zamišljeno.

Transformacija, na pravi način

Osigurajte glatku tranziciju

Problem s rečju „transformacija“ je u tome što implicira brzinu. Kada čujemo tu reč, pomislimo na pretvaranje gusenice u leptira – i tu stvari kreću krivim putem. Realnost transformacije obično je manje glamurozna, pa uključuje postepene promene, umesto velikog otkrića koje često prizivaju konzultantske agencije.

Aktiviranje nove tehnologije je važno, ali važno je i držati svetla upaljena. Iako nasleđena infrastruktura zamara, često predstavlja okosnicu kompanije, zaslužnu  za odvijanje dnevnih aktivnosti.

Da bi tranzicije bile uspešne, treba da uzmu u obzir realnost današnje kancelarije u kojoj svako odeljenje balansira papirne i digitalne procese, dok nasleđena infrastruktura i dalje igra važnu ulogu. Put ka digitalizaciji treba da bude glatka integracija, a ne proces nasilnog izbacivanja i zamene.

Uvedite zaposlene u novu tehnologiju

Bez obzira koliko su očaravajuće karakteristike proizvoda, nema smisla uložiti u novu tehnologiju ako je zaposleni neće koristiti. Specifikacije i mogućnosti ostaju vrlo bitne, ali ne treba ih uvoditi po cenu praktičnosti. Najuspešniji transformacijski projekti konsultuju zaposlene od početka do kraja, osiguravajući da nova tehnologija odgovori na postojeće probleme i pruži benefite koje postojeća rešenja ne pružaju.

Sarađujte, sarađujte, sarađujte

Ako znamo da većina kompanija želi da usmeri celu svoju organizaciju prema digitalizaciji, važno je da se transformaciji pristupi kao strategiji na nivou cele kompanije. Individualni projekti odeljenja mogu rezultovati time da svako odeljenje koristi različite softvere i sastave koji ne sarađuju dobro. To konačno može dovesti do problema s upotrebom podataka po funkcijama – na primer, jednim korisnikom može upravljati više odeljenja umesto samo jednog.

Veliki je pritisak na kompanije da izvrše digitalnu transformaciju. Međutim, ako se to čini po cenu strategije, na kraju će dovesti do frustracija i bačenog budžeta. Ono što je funkcionisalo u nekoj drugoj organizaciji neće nužno funkcionisati u vašoj. Zato transformacija zahteva vreme i planiranje, treba biti orijentisana prema ciljevima, zahteva saradnju svih u hijerarhiji kompanije i treba se sprovoditi korak po korak, da bi se izbegao haos širih razmera. Dok svi gledaju kako da iskoriste digitalne prilike, u stvarnosti bez dobre pripreme nećete ostvariti uspeh.

Autor: Canon tim