SEF i(li) ERP?
Uvođenje sistema elektronskog fakturisanja (SEF) trebalo je da bude značajan korak ka digitalizaciji poslovanja, ali se u praksi pokazalo kao izazov za sve učesnike u privrednom životu. Umesto optimizacije resursa, kompanije su se našle u situaciji u kojoj moraju da balansiraju između zahteva sistema, manuelnog unosa podataka i kontrole informacija iz različitih baza.
Kvalitetni podaci koji su tačni i pravovremeni predstavljaju osnov odlučivanja u savremenom poslovnom okruženju. Pojedini autori izvore podataka i njihovu eksploataciju porede s naftom – pogonskim gorivom modernog sveta. Kada je reč o nafti, teren je poznat. Tokovi uspostavljeni, postoje standardi, izvori su poznati, barem kada ih jednom pronađete. Iz naftne bušotine u najvećem broju slučajeva izlazi nafta i tu nema mnogo iznenađenja. S podacima i njihovim izvorima situacija bi trebalo da je jednostavnija, zar ne?
SEF-e, koji ti je vrag?
Uvođenje sistema elektronskog fakturisanja (skraćeno SEF) u Srbiji trebalo je da bude značajan korak ka digitalizaciji poslovanja, ali se u praksi pokazalo kao izazov za sve učesnike u privrednom životu. Dok evropske zemlje pristupaju digitalizaciji postepeno, omogućavajući firmama vreme za prilagođavanje i uvođenje novih tehnologija u fazama, u Srbiji je SEF odjednom nametnut kao obavezno rešenje, često bez dovoljne tehničke podrške i jasnih smernica. Umesto pojednostavljenja poslovanja i optimizacije resursa, kompanije su se našle u situaciji u kojoj moraju da balansiraju između zahteva sistema, manuelnog unosa podataka i kontrole informacija iz različitih baza.
Jedan od najozbiljnijih problema u primeni SEF-a jeste pitanje jedinstvenosti podataka. U teoriji, elektronsko fakturisanje bi trebalo da omogući jedinstven izvor istine, smanjujući greške i ubrzavajući proces razmene informacija. Realnost u Srbiji je skoro potpuno drugačija. Postojanje više baza podataka (najmanje dve – SEF i poslovni softver) koje nisu uvek usklađene stvara nesigurnost u poslovanju i dodatno administrativno opterećenje. Kompanije sada moraju da prate različite izvore informacija, proveravaju neusaglašenosti između SEF-a i svojih podataka i dodatno angažuje radnu snagu za kontrolu i korekciju podataka. Paradoksalno, umesto da digitalizacija smanji troškove, ona ih u ovom slučaju povećava, jer kompanije sada moraju da ulažu više resursa u administraciju nego ranije.
Ima samo jedna… istina?
Pitanje jedinstvene istine (single source of truth) jedno je od osnovnih načela u savremenom upravljanju podacima i procesima u kompanijama. Kada se to načelo naruši, kao što je slučaj s paralelnim postojanjem podataka u ERP sistemima firmi i u SEF-u, nastaje niz ozbiljnih izazova i problema za sve zainteresovane strane.
Umesto da digitalizacija smanji troškove, ona ih u ovom slučaju povećava, jer kompanije sada moraju da ulažu više resursa u administraciju nego ranije
Za većinu savremenih kompanija poslovni softver (bilo koje kategorije) nije samo baza podataka – to su mozak i kičma kompletnih operacija, centralni nervni sistem u kojem se nalazi objedinjena istina o svim poslovnim transakcijama: ulaznim i izlaznim fakturama, zalihama, plaćanjima, potraživanjima, narudžbinama i slično. Poslovni softver omogućava da svi delovi kompanije – finansije, prodaja, nabavka, proizvodnja, uprava – rade na osnovu jedinstvenih i ažurnih informacija.
Uvođenjem SEF-a kao obaveznog sistema za slanje i prijem faktura, država je efektivno odsekla jedan deo poslovne stvarnosti i premestila ga u svoj sistem. Sada faktura više nije validna samo kada postoji u poslovnom softveru firme – ona mora da postoji (i da bude obrađena) u SEF-u. Time nastaju dve baze istine, koje se potencijalno mogu razlikovati.
Usaglašavanje podataka
Evidentan je povećan rizik od neusaglašenih podataka. Svako ko je ikada radio povezivanje više sistema u jedan zna koliko je ovo osetljiva i važna tema. Ako faktura postoji u poslovnom softveru ali nije prošla u SEF-u (ili je odbijena, izmenjena…), firma može imati problem da utvrdi koji je dokument validan. Ako SEF prikaže nešto drugačije od ERP-a (ili obrnuto) otvara se prostor za greške u finansijskim izveštajima, pogrešne poreske prijave, dupliranje ili izostavljanje transakcija i slično.
Drugo, firme su morale da uspostave procese za usaglašavanje SEF-a i svog ERP-a, što znači dodatno angažovanje ljudi i dodatni posao za kontrolu podataka. Posebno u računovodstvu i finansijama, zaposleni sada provode sate u proveri da li je ono što su oni poslali zaista i ono što je SEF primio, i obrnuto.
Treće, firme na ovaj način gube autonomiju nad sopstvenim podacima. Kada firma više ne može da se osloni samo na svoj sistem kao izvor istine, ona gubi deo kontrole nad sopstvenim poslovanjem. Mora da „gleda u dva ekrana“ – jedan u sopstvenom softveru i jedan u državnom SEF-u. Takav način rada postaje izvor stresa, nesigurnosti i sumnje, i dodatno smanjuje brzinu i sigurnost u donošenju odluka.
Na kraju, otvara se i pitanje uticaja na donošenje poslovnih odluka. Rukovodstvo u firmi donosi odluke na osnovu izveštaja koji dolaze iz poslovnog softvera. Ako su ti podaci potencijalno neusaglašeni sa SEF-om ili nekim drugim sistemom, svaka analiza nosi rizik. Odluke o ulaganjima, planiranje, izveštavanje ka bankama ili partnerima mogu biti zasnovani na podacima koji nisu usklađeni s državnim sistemom. Time se povećava oprez, usporava donošenje odluka i smanjuje poverenje u sopstvene brojke.
Praksa kod nas i u svetu
Iako je ideja uvođenja SEF-a bila da se poveća transparentnost, realnost pokazuje da su firme sada manje sigurne u valjanost svojih podataka, jer ne upravljaju više celim životnim ciklusom fakture. Pojava dvostrukih istina stvara sumnju, dodatni rad i stres. Umesto da digitalizacija rastereti poslovanje, ona ga – u ovakvom modelu – dodatno opterećuje.
Ono što dodatno otežava situaciju jeste činjenica da se regulative često menjaju, bez jasnog vremenskog okvira za prilagođavanje. Nepredvidljivost regulatornog okvira i tehničkih zahteva dovodi do stalnog osećaja nesigurnosti kod kompanija. U zemljama Evropske unije digitalizacija se odvija planski, uz dugoročne strategije i postepeno prilagođavanje kompanija, dok u Srbiji učesnici privrednog života moraju da reaguju na ad hoc promene koje im se nameću, neretko bez prethodnog upozorenja. To stvara atmosferu neizvesnosti u poslovanju i otežava donošenje adekvatnih poslovnih odluka.
U razvijenim zemljama, gde je digitalizacija uspešna, ključ je upravo u integraciji sistema i očuvanju jedinstvene istine. Državne platforme se oslanjaju na validaciju podataka iz ERP sistema ili postoji jedinstveni protokol koji ERP automatski sinhronizuje s državnim sistemom bez dvojnog unosa i ručne kontrole. Kod nas to još uvek nije slučaj i to pravi ozbiljan jaz između očekivanih i stvarnih koristi od digitalizacije.
U zemljama EU digitalizacija se odvija planski, uz dugoročne strategije i postepeno prilagođavanje kompanija, dok u Srbiji učesnici privrednog života moraju da reaguju na ad hoc promene koje im se nameću
Iako su druge zemlje usvojile elektronsko fakturisanje na način koji podstiče efikasnost i smanjuje administrativne troškove, u Srbiji se čini da je situacija suprotna. Kompanije sada ulažu više vremena i resursa kako bi osigurale da njihovi podaci budu tačni u različitim bazama, umesto da se fokusiraju na razvoj i unapređenje svog poslovanja. U svetu gde digitalizacija donosi uštede, ovakav model implementacije u Srbiji paradoksalno vodi ka većim izdacima i većem administrativnom opterećenju. Ovo je jedna od najčešćih zamerki svih korisnika SEF-a, kako iz javnog tako i iz privatnog sektora.
Višestruka istina kao poslovni rizik
Za privredu, postojanje više izvora istine nije samo tehnički izazov – to je suštinski poslovni rizik. Ono što firmama treba jeste pouzdan i jedinstven sistem, gde postoji apsolutna usklađenost između onoga što se vidi u njihovom softveru i onoga što postoji u državnom sistemu. Dok se to ne ostvari, firme će nastaviti da ulažu vreme, ljude i novac u usaglašavanje više istina, umesto u razvoj, inovacije i rast.
Uprkos svim izazovima, postoji prostor za optimizam. Digitalizacija može doneti koristi, ali samo ako se implementira na način koji podržava kompanije i javnog i privatnog sektora umesto da im stvara dodatne prepreke. Ključ za budućnost leži u poboljšanju tehničke infrastrukture, usklađivanju baza podataka i omogućavanju jedinstvenog izvora istine koji će eliminisati višestruke verifikacije i neusaglašenosti, kao i uključivanje realnih korisnika budućih sistema u procese analize i donošenja propisa.
Neophodno je ostaviti dovoljno vremena za prilagođavanje kroz faznu implementaciju i jasne smernice koje neće menjati pravila igre iz dana u dan. Ako se ovi problemi reše, elektronsko fakturisanje, kao i digitalizacija u najširem smislu te reči, mogu postati alati koji donose uštede i unapređuju poslovanje umesto da budu dodatni administrativni teret. Ako pogledamo državni servis eUprava, vidimo da je to i te kako moguće.
Autor: Miodrag Ranisavljević
