Kako upravljanje radnim vremenom povećava produktivnost?

Vreme je ograničen resurs koji značajno utiče na prihode i troškove zaposlenih na radnom mestu i van njega. Zato je to ozbiljno područje za optimizaciju, pa ne dozvolite da vreme upravlja vama, već ga rasporedite onako kako vama odgovara. Kako povećati produktivnost ljudi u kompaniji, kako učiniti da efikasnije koriste radno vreme? Najbolja praksa pokazala je da se kreiranje vrednosti rada i merenje produktivnosti zaposlenih postiže implementacijom Time Management rešenja.

Bez obzira na delatnost kojom se firma bavi, jedan od njenih osnovnih resursa je (radno) vreme zaposlenih. Upravljanje vremenom ima za cilj da na izlazu kao rezultat postignemo veću efikasnost i kreiramo dodatnu vrednost. Sa rastom organizacije raste i potreba da se vremenom zaposlenih efikasnije upravlja. Ako taj rad posmatramo kao niz međusobno povezanih aktivnosti kojima se kreiraju određeni proizvodi, onda produktivnost rada podrazumeva sposobnost pojedinca da pod određenim uslovima, u datoj jedinici vremena, stvori manju ili veću količinu robe. Zaposleni svojim aktivnostima učestvuju kako u prihodima tako i u rashodima firme, pa se profit nesumnjivo povećava rastom njihove produktivnosti.

Šta rade službenici?

Kompanije nemaju uvek najjasniju predstavu o aktivnostima svojih zaposlenih, njihovim navikama i potrebama, konkretnim troškovima svakog radnog mesta i ne mogu tačno da izmere sa kojim udelom oni svojim radom učestvuju u kreiranju cene proizvoda.

Da bi se pravilno odredila vrednost koju kreiraju radnici svojim aktivnostima, potrebno je prvenstveno uspostaviti evidenciju rada zaposlenog. Svaki zaposleni se prijavljuje na određeno mesto rada, bavi se određenim poslom u datom segmentu organizacije, ima nadređenog rukovodioca, može biti na projektu ili van njega, ima svoje zaduženje, a opis tog zaduženja može biti različit u zavisnosti od potrebe posla, pa samim tim i trošak koji kreira zaposleni biva različit. Ako uđemo u detalje, zaposleni može raditi po smenama, praznicima, može biti na službenom putovanju, plaćenom odsustvu, bolovanju, a sve to zahteva planiranje i različite troškove istog radnog mesta. Na osnovu svih pomenutih podataka, uz odgovarajuću analizu bilo bi moguće odrediti indeks troška po mestu rada.

Zaposleni imaju obavezu da poštuju procedure definisane ugovorom o radu i pravilima kompanije. Implementacijom sistema elektronskog evidentiranja radnog vremena olakšavaju se obaveze menadžmenta i umanjuje se potreba za nepotrebnom pisanom evidencijom, a zaposleni ima povećanu samosvest o odgovornosti i svojim dužnostima. Time se evidencija vremena dolaska automatizuje i ostaje više vremena da se rukovodioci usmere na druge izazove. Kontrola pristupa omogućava zoniranje radnog prostora i pored sigurnosti povećava i bezbednost, a smanjuje neovlašćen pristup, pa samo oni sa posebnim privilegijama imaju pravo pristupa osetljivim lokacijama.

Implementacija tehnologije

Za elektronsko evidentiranje radnog vremena zaposlenih koriste se terminali koji su postavljeni po standardima na odgovarajućim mestima i omogućavaju beleženje dolazaka i odlazaka na posao, službena i privatna odsustva, pauze i daju dodatne informacije informacionom sistemu. Sama tehnologija i implementacija nije kompleksna, iako postoje i visoko tehnološka rešenja.

Postoji više vrsta uređaja kojima se beleže evidentiranja vremena zaposlenih. To mogu biti čitači kartica ili senzori, koji su opciono potpomognute kamerama. Način identifikacije i verifikacija se ostvaruju putem RFID i smart čitača za kontrolu fizičkog i logičkog pristupa, čitača otisaka prsta i putem drugih biometrijskih uređaja za identifikaciju (čitač lica, skeniranje dužice oka…). Postoji mogućnost da se identifikacione kartice koriste za otvaranje vrata ili drugih sistema kojima se reguliše bezbednost, uz oslanjanje na eventualni alarmni sistem. Terminali mogu da rade samostalno, uz određenu autonomiju baterije, a u slučaju gubitka veze, neuspešno slanje podataka o dolascima i odlascima može biti ponovljeno odmah po uspostavljanju kontakta sa serverom.

Sem evidencije putem terminala, za unos podataka mogu da budu zaduženi i operateri u nekom segmentu organizacije, ili zaposleni mogu samostalno, na lokalnim računarima, evidentirati kada su došli na posao i kada odlaze, recimo iz običnog Web browser‑a. Terminali se mogu povezati putem Ethernet mreže, 3G modema, Wi‑Fi uređaja ili njihovom kombinacijom, što omogućava fleksibilnost i lako širenje sistema. Informacije iz terminala se prenose na server i skladište se u bazu podataka, gde se obično koristi Oracle, Microsoft SQL Server ili neko od besplatnih rešenja.

Racionalizacija sredstava

Sveobuhvatno softversko rešenje za evidenciju, kontrolu pristupa, planiranje resursa i praćenje rada može doprineti uštedama u kompaniji. Pored evidencije koja je osnovna funkcionalnost, postoji i dodatna mogućnost pregleda troškova rada. Upravljanje njihovim vremenom, bez obzira na veličinu ili regionalnu udaljenost između delova organizacije, može biti automatizovano u toj meri da se može koristiti kao izveštajni sistem i kao sistem za isplate zarada, a uz određenu nadogradnju i kao prelazni sistem za pružanje informacija iz izveštaja regulatornim telima.

Informacije o zaposlenima iz baze mogu biti prikazani uz pomoć aplikacije, obogaćene dodatnim podacima i dokumentacijom iz baze dokumenata i drugih izvora. Veći broj predefinisanih setova za menadžment može u realnom vremenu, grafički ili tabelarno, prikazati detaljne ili grupisane izveštaje po zaposlenima, delovima organizacija, teritorijalnim celinama itd., a u cilju lakšeg sagledavanja budućih ciljeva organizacije.

Kroz istraživanje kompanija Microsoft i AOL na uzorku od 35.000 radnika, ustanovljeno je da zaposleni u toku 5 radnih dana provedu neraspoređeni na poslovima čak jedan ipo dan, preciznije 12,6 sati. Ovo vreme se provodi bez radnog angažovanja i smatra se loše iskorišćenim vremenom za firmu.

Raspoloživa rešenja

Potrebu uvođenja sistema za upravljanje radnim vremenom mogu imati državne institucije, zdravstvene ustanove, lanci maloprodajnih objekata, telekomunikacione i finansijske institucije, odnosno kompanije koje žele pospešiti efikasnost rada bez obzira na veličinu i infrastrukturu. Za evidenciju su se nekada (a ponegde i sada) koristile liste koje prilikom dolaska i odlaska sa radnog mesta popunjavaju zaposleni ili portiri. Mana ovog načina i drugih ručnih evidencija je nedostatak integriteta, teško utvrđivanje tačnosti podataka, kao i dodatni rad potreban da bi se ti podaci preveli u računarski čitljivu formu. Može se razviti i neko interno rešenje, čemu najčešće pribegava većina firmi koje pokušavaju da uštede. Interno razvijane aplikacije imaju neke prednosti i mogu biti odlično prilagođene procesima u konkretnoj organizaciji, ali zahtevaju stalnu doradu i održavanje, a zbog čestih promena ciljeva kompanije, vlasničke strukture, kao i fluktuacije zaposlenih koji su radili na ovom rešenju, izgubi se željeni pravac i rešenje gubi na efikasnosti.

Kompanije koje se bave procesom upravljanja radnim vremenom nude kvalitetna i celovita rešenja, koja zadovoljavaju potrebne kompanija, stalno se nadograđuju i usavršavaju. Traže se fleksibilna i skalabilna rešanja koja po potrei kombinuju različite tehnologije. Važna je mogućnost definisanje satnica i pravila, evidencije i praćenje radnog vremena, obračun i pripremu podataka koji se mogu koristiti pri obračunu zarada. Tako kreirane podatke treba proslediti HR i ERP sistemima.

Angažovanje zaposlenih na radnom mestu i tokom radnog vremena treba stalno analizirati. Analizom vremena može se sagledati koje su aktivnosti produktivne a koje nisu, da li neki rutinski proces može da se automatizuje, koliko vremena se utroši na razvojne i kreativne poslove, koliko vremena treba planirati za iste poslove u narednom periodu itd. Što preduzeće bolje iskoristi radno vreme, veća je produktivnost, a što bolje planira – veća je šansa da bude ispred konkurencije.

Milorad Jović

(Objavljeno u časopisu PC#220)