Uspostavite BALANS u svom poslovanju
„Dobar dan. Treba mi program za firmu” – ovo su dve rečenice koje često prve čujemo od zainteresovanih potencijalnih klijenata. Odmah zatim ide pitanje koliko to košta. Koji drugi odgovor dati na to pitanje osim – ne znam. Da bismo odgovorili na ova pitanja, moramo najpre uraditi bar površnu analizu toga čime se bavi firma.
Kroz više od 15 godina rada na domaćem tržištu i u zemljama regiona, naučili smo puno toga, a možda je najbitnija bila lekcija da bez dobre pripreme nema dobro obavljene implementacije programa. Zato danas stavljamo veliki fokus na pripremu implementacije i jasno definisanje „malih” ciljeva da bismo zajedno došli do velikog – uspešne implementacije kod klijenta.
Nakon početnog upoznavanja potencijalnog klijenta, spremni smo da ih upoznamo sa Balans-om.
Nabavka i prodaja robe i usluga
Nekako smo se usaglasili da su ovo dva najosnovnija procesa u svim kompanijama, pa ih predstavljamo kao „bazu” – nešto bez čega se ne može.
U okviru ovog modula, korisnici dobijaju pristup skoro svim opcijama programa koje se tiču robno-materijalnog poslovanja. Uz neizostavnu vezu sa NBS preko koje mogu dobiti podatke o partneru samo unosom PIB-a, dobijaju mogućnost evidencije više mesta isporuke, kontakata pri svakom mestu isporuke, mogućnost blokade izdavanja računa u slučaju neplaćenih računa ili prekoračenja definisanog limita dugovanja. Kao dodatne usluge, postoji mogućnost aktiviranja sistema za slanje obaveštenja o neizmirenim dugovanjima ili sistema za evidenciju izrečenih opomena kupcima.
Menadžer za upravljanje artiklima dozvoljava korisniku da sam grupiše artikle u kataloge, potkataloge ili kategorije na način koji najviše odgovora potrebama kompanije, a u cilju brže pretrage artikala. Pored osnovih podataka o artiklu, naglašavamo mogućnost izrade deklaracija (koje se mogu uvoziti iz Excel-a) i normativa. Takođe, sa ciljem brže evidencije ulaza robe, omogućili smo da se evidentiraju šifre i opisi određenog artikla po svakom dobavljaču, pa se pri izradi ulazne kalkulacije mogu unositi šifre dobavljača umesto sopstvenih šifara. Na taj način se i novozaposleni mogu brzo uključiti u rad. Podaci o artiklu se mogu koristiti za pripremu zahteva koji se predaju špediteru, ukoliko se koristi dodatni modul za izradu zahteva za carinjenje, a mogu se koristiti i za izradu porudžbina dobavljaču ukoliko se koristi dodatni modul za poručivanje robe od dobavljača.
Korisnik ima mogućnost samostalnog definisanja neograničenog broja skladišta različitog tipa. Podržavamo rad s veleprodajnim skladištima, sirovinskim, skladištima gotovih proizvoda, ugostiteljskim (na koje se oslanja naš ugostiteljski program Bar Balans) i maloprodajnim, na koji se oslanja najnovija perjanica Melany Team-a – Balans POS koji je sertifikovan ESIR kod Poreske uprave.
Prilikom ulaza robe, Balans pamti poslednje fakturne cene od izabranog dobavljača za svaki artikal i nudi ih prilikom odabira artikala. Zavisni troškovi nabavke automatski se raspoređuju na nabavnu vrednost artikala, što dovodi do vrlo jednostavne provere obračuna carinskog duga, ukoliko se radi o uvozu robe. Postoji mogućnost uvoza kalkulacije iz Excel-a iz kojeg se mogu uvoziti i popisi robe.
Prilikom evidencije ulaznih računa za troškove, Balans pamti vrstu troška uz dobavljača, pa će se prilikom evidencije računa predlagati najčešće korišćene vrste troškova uz tog dobavljača. Cilj ovoga je izrada izveštaja o troškovima kompanije.
Svi ulazni računi se mogu izvoziti kao virmani spremni za uvoz u E-banking softvere, čime se manuelni rad i mogućnost greške svode na minimalne. Uz evidenciju bankarskih izvoda, dobija se mogućnost praćenja ročnosti dugovanja i potraživanja.
Nismo zaboravili ni proizvodne kompanije. Naš proizvodni modul podrazumeva dva načina rada – osnovni i napredni. U oba slučaja je moguće evidentirati jedan ili više normativa za izradu proizvoda. Osnovni je dovoljan kompanijama koje žele da evidentiraju radne naloge, utrošak sirovina po njima, kao i prijem gotovog proizvoda. Napredni podrazumeva evidenciju svih faza i operacija u proizvodnji, kao i angažovanost zaposlenih na svakoj od tih operacija.
Distribucija robe
Kompanije koje se bave distribucijom robe mogu koristiti naš modul za izradu tovarnih listova koji omogućava razvrstavanje naloga za otpremu u vozila – bila sopstvena bilo tuđa. Svaki zbirni nalog za utovar omogućava praćenje isporuke po vozaču koji je vozio kamion na toj isporuci. Uz ovaj sistem je moguće i pratiti kilometraže i potrošnju goriva vozila.
Naše iskustvo je pokazalo da distributivne kompanije imaju još jedan izazov – a to je optimalni lager robe. Tu može pomoći ranije pomenuti modul za poručivanje robe od dobavljača. Balans može dati predlog za nabavku robe po više osnova – koristeći prethodnu prodaju, koristeći unapred zadate maksimalne količine robe na lageru ili korišćenjem formula koje korisnik može sam definisati. Po potvrdi zahteva, kreiraju se porudžbenice robe dobavljaču koje mogu nositi njegove šifre artikala i mogu mu se poslati kao PDF ili xlsx format. Balans dalje prati isporuku, tj. neisporuku robe kako bi svi korisnici kojima je to dozvoljeno mogli da vide koliko je nekog artikla poručeno, kada je poručeno i kada se očekuje isporuka tog artikla. U slučaju neisporuke, u programu će biti zabeleženo da nije sva količina robe isporučena.
Interno knjigovodstvo
Za kompanije koje imaju interno knjigovodstvo, gorepomenuti modul se može proširiti dodatnim – za knjigovodstvo, obračun zarada i osnovna sredstva.
Modul za knjigovodstvo sadrži glavnu knjigu, kontni plan i podešavanja svih naloga za knjiženje. Nakon inicijalnog podešavanja, progamu se daje nalog za automatsko knjiženje svih dokumenata, čime se ona svrstavaju na svoja mesto u glavnoj knjizi i PDV knjigama (uključujući PO PDV koji se izvozi u xml sa ciljem uvoza na Poresku upravu). Puštanjem automatskog knjiženja, sva dokumenta se zaključavaju i postaju nedostupna za izmene, bez obzira na nivo ovlašćenja, dok god knjigovodstvo ne da odobrenje za izmenu. Na kraju godine, program vrši obračun proizvodnje i obračun kursnih razlika.
Modul za evidenciju kadrova i obračun zarada omogućava evidenciju zaposlenih s podacima o njihovim ugovorima, ličnim podacima, kontakt podacima… Uz podešavanja zarada, kroz ovaj menadžer se vrši obračun zarada zaposlenih. Po završenom obračunu, moguće je zaposlenima na mail poslati OZ obrasce. Obračunate zarade je takođe moguće izvoziti u formatu spremnom za uvoz na sajt PU.
Izveštaji
Balans dolazi sa setom od oko 200 izveštaja koji su na raspolaganju korisnicima u onom domenu u kojem im je korisničkim nivoom dozvoljeno. Neki su dostupni svima, a neki samo rukovodiocima. Predefinisani su izveštaji vezani za komitente, potraživanja, dugovanja, proizvodnju, maloprodaju, kadrove… Moguće je po zahtevu klijenta kreirati i nove izveštaje, kao i uvezivanje sa BI sistemima, ukoliko se koriste.
Balans je živ!
Vrlo je bitno imati u vidu da naš razvojni tim konstantno radi na unapređenju funkcionalnosti programa i njegovom usaglašavanju sa zakonskim promenama. Mi volimo za sebe da kažemo da smo kuća dobrih rešenja. Da to nije floskula, govori činjenica da skoro sva unapređenja radimo u dogovoru s klijentima kojima je to korisno. Gledamo i korak dalje. Osluškujemo tržište i potrebe korisnika, pa stalno radimo na proširenju mogućnosti za integraciju sa spoljnim sistemima. Trenutno smo integrisani sa WMS sistemima, sistemima za poručivanje robe na terenu, B2B i B2C platformama, restoranskim programima, a intenzivno radimo na integrisanju sa sistemom za upravljanje transportnim resursima i sistemom za jednostavno odvajanje robe u skladištima za kompanije kojima su WMS sistemi previše kompleksni.
Sada se možemo vratiti na početak i pitanje koliko to nešto košta. Implementacija programa je dugoročna investicija, pa je tako treba posmatrati. Trebalo bi znati gde je kompanija danas i gde želite da bude za pet ili deset godina. Naš konsultantski tim je tu da pomogne oko sagledavanja aktuelnih procesa u firmi, da da predlog za unapređenje nekih, kao i da, na osnovu svog iskustva, pomogne u planiranju uvođenja novih procesa.
