Bolje upravljanje – velika ušteda

Usluga upravljanja i održavanja sistema za štampu predstavlja veliki korak ka efikasnijem korišćenju resursa u preduzeću. Istražili smo stanje na ovom polju kod nas i otkrili da kvalitetne ponude i te kako ima, baš kao i potrebe za ovom vrstom usluga.

Pre dvadesetak godina jedna od najvećih mantri kompjuterskog sveta je bila ideja „kancelarije bez papira“. Sjajna stvar, govorili smo tada, a naročito sjajna ušteda – trošiće se manje papira i tonera, šume će biti očuvane, radni stolovi uredni, a svi dokumenti u elektronskoj formi će nam stizati pravo na ekran računara. Govorili smo tada da nam je dostupno sve što je potrebno za ostvarenje tog sna – Windows je ušao na velika vrata i bilo je sasvim jasno da će grafički ekranski prikaz da potisne tekstualni.

I dokle smo stigli u toj priči? Nekako se i dalje vrtimo na početku, a u nekim stvarima čini se da smo otišli na suprotnu stranu od željene. I dalje skoro ništa ne može da prođe a da ne napravimo barem jednu štampanu kopiju dokumenta. Ne govorimo o onim obaveznim stvarima za koje je papir, iz puno razloga, (ili tako često mislimo) nezamenljiv, kao što su računi ili ugovori. Na kraju krajeva, oni predstavljaju samo manji deo štampe u jednom preduzeću.

Govorimo o brojnim izveštajima, uputstvima, nalozima i to, kako obično biva, u radnoj veziji, prvoj zvaničnoj, drugoj zvaničnoj i tako u nedogled. Stotine papira na stolu, a nad mnogima od njih provedemo samo par minuta i onda ih odložimo na stranu, ili prosledimo u kantu za đubre.

Vidljivi dobici

Gartnerovi analitičari su se pozabavili i ovim pitanjem, pa su izračunali da se u kompanijama koje praktikuju razmenu dokumenata na štampu potroši i do 3% prihoda. To nije malo novca koji se svake godine odvaja za nabavku štampača, potrošnog materijala, održavanje, uništavanje nepotrebnog i arhiviranje potrebnog štampanog materijala. Takođe, istraživanjem je otkriveno da 15% odštampanog materijala nikada ne bude ni pogledano. U ovu kategoriju su ubrojani pogrešno poslati dokumenti. U tih zabrinjavajućih 15% nisu ušle sve radne verzije dokumenata čija je jedina namena „da se još jednom sve pročita“ pre nego što se (kao) konačna verzija prosledi drugima. Koliko je takvih radnih verzija na papiru niko sa preciznošću ne može da tvrdi, ali svi podaci koje smo prikupili i mala anketa koju smo sproveli pokazuje je da takve štampe ima manje od 20‑25%. Na kraju dolazimo do zabrinjavajuće činjenice da svaki treći, a možda i svaki drugi list nije ni morao da izađe iz štampača.

Kada u ovu računicu uvedemo i pojam „ukupni trošak vlasništva“ (TCO od engleskog termina Total Cost of Ownership), vrlo važan parametar koji nam određuje koliko nas zapravo korišćenje neke tehnologije košta, dolazimo do novih interesantnih saznanja. Prema dugogodišnjem svetskom iskustvu cena štampača učestvuje u TCO sa 25%, dok ostale tri četvrtine odlaze na troškove održavanja i potrošnog materijala, pa samim tim oni nepotrebno odštampani listovi opterećuju budžet realno za oko 30‑35%, i to ne samo kroz utrošak materijala već i kroz veće izdatke za servisiranje uređaja i češću zamenu pokvarenih štampača novim.

I domaća preduzeća prepoznala su štampu kao jedan od izvora nepotrebnog troška i u ovim kriznim vremenima većina se izjasnila da su preduzeli korake da se izvrše uštede na ovom polju. Najčešći odgovori na pitanje koji su koraci preduzeti u pravcu uštede jesu nabavka recikliranih i/ili dopunjavanje starih kertridža umesto nabavke originalnih, kao i izbor jeftinijih vrsta papira za štampu. Obe ove stavke svakako donose pozitivne rezultate posmatrano na kraći rok, ali na duži umesto uštede mogu da donesu dodatni trošak. Prvo, korišćenje tonera slabijeg kvaliteta i višestruka punjenja kaseta nepovoljno utiču na životni vek samih štampača i povećavaju broj servisnih intervencija. Ovo je, naravno, vezano za korišćenje nestručno recikliranih kaseta, najčešće u neadekvatnim uslovima i sa neodgovarajućom opremom. Postoje i firme koje stručno recikliraju i repariraju ovaj potrošni materijal, a kupovinu iz takvih izvora podržavaju i sami proizvođači štampača. Njihovi proizvodi su jeftiniji od potpuno novih kaseta, ali i doprinose ekologiji smanjenjem količine plastičnog otpada. Što se tiče upotrebe jeftinijeg papira i tu je stvar diskutabilna, jer što je papir grublji i lošije obrađen, to je veća šansa da će štampač otkazati, a opravka zna da bude toliko skupa da se, naročito kod najjeftinijih modela, postavlja pitanje da li opravljati ili nabaviti novi. Kako god, opet umesto uštede imamo dodatni trošak.

Foto‑robot

Zabrinulo nas je što nismo dobili odgovore koji upućuju na to da su u domaćim preduzećima preduzete mere optimizacije i upravljanja poslovima štampe u okviru informacionog sistema. Štaviše, u nekim slučajevima smo bili i iznenađeni da se o ovom pitanju ne vodi računa i da čak i nove instalacije nisu izvedene u skladu sa najboljom praksom koja direktno vodi ka uštedi. Od ovog „pravila“ odstupaju kompanije iz finansijskog sektora, odnosno banke, osiguravajuća društva i lizing kompanije, koje su opterećene štampom i visoko zavisne od informacionih tehnologija. Samim tim su se, u manjoj ili većoj meri, implementirale nove tehnologije i trendovi, pre svega uz oslanjanje na spoljnje partnere koji upravljanje sistemom za štampu pružaju kao uslugu. O tome će kasnije biti nešto više reči, a sada da se vratimo profilisanju domaćeg tipičnog korisnika štampača.

Tipični odnos broja štampača i korisnika koje ćete naći kod nas je 0,7. Drugim rečima, svaka kancelarija u kojoj postoji barem jedan računar postoji i barem jedan štampač. Većina tih uređaja spada u kategoriju laserskih monohromatskih kućnih modela i sa računarom je povezana preko USB kabla, čak i kada postoji priključak za mrežu. Multifunkcionalni uređaji su sve zastupljeniji i u priličnom broju slučajeva su zamenili klasične telefaks mašine. I to zamenili u bukvalnom smislu, jer se i dalje nalaze kod sekretarice i slanje faksova je i dalje isto kao i pre deset godina. Papir se odštampa na drugom štampaču, onom koji je vezan za računar gde je dokument nastao, a onda se nosi do multifunkcionalnog uređaja gde se skenira i šalje primaocu. U slučaju da postoji moderni fotokopir uređaj unutar firme, on se uglavnom koristi za fotokopiranje, dok je štampa na njemu ili onemogućena (jer uređaj nije povezan na računarsku mrežu) ili sporadična, uglavnom kada treba da se odštampa mnogo strana, gde brzina rada ovih aparata dolazi do izražaja.

Većina štampača, ako ne i svi, su deljeni u mreži bez bilo kakve kontrole pristupa što otvara mogućnost da nehotice izaberete pogrešan uređaj na kojem ćete dokument otisnuti na papir. A kada nema i ove najblaže kontrole štampe, ne treba ni da trošimo reči na priču o primeni naprednih tehnika kontrole i monitoringa.

Rešenja postoje

Iskustva i mogućnosti da se unaprede sistemi štampe unutar preduzeća su nam nadohvat ruke i relativno je lako do njih doći. Kod nas postoji nekoliko ponuđača usluga iz oblasti upravljanja štampom sa širokom ponudom – od iznajmljivanja uređaja, do upravljanja radom i održavanjem ovog dela informacionog sistema. Kao i drugde u svetu, za njihove usluge se pre svega opredeljuju preduzeća sa velikim brojem štampača i koja su, prirodom svog posla, vezana za generisanje velike količine dokumenata u papirnoj formi. U prvom redu to su kompanije iz finansijskog sektora – banke, osiguravajuća društva ili lizing kompanije, ali ima sve više korisnika iz drugih privrednih sektora koji razumeju potrebu za efikasnijim štampanjem, naročito kada je reč o većim informacionim sistemima gde se uštede, a one mogu da budu i do 30%, i te kako vide. Kroz partnersku mrežu u našoj zemlji su prisutni svi vodeći proizvođači štampača, a svaki od njih ima i veliko iskustvo u pružanju usluga o kojima ovde govorimo. Pored njih tu su i specijalisti na polju štampe sa veoma kvalitetnim nezavisnim rešenjima i dugogodišnjim iskustvom u njihovoj primeni. Na njihovoj strani prepoznajemo veliku fleksibilnost, što i te kako pogoduje svim manjim poslovnim sistemima.

Na naše pitanje vezano za ograničenja koja treba prevazići da bi usluge upravljanja sistemima za štampu našle put do krajnjih korisnika, najčešći odgovor je bio da je promena navika teška i da svako želi štampač nadohvat ruke. Rukovodstva preduzeća, čak i kada su duboko uverena u sve prednosti koje donosi optimizacija i bolje upravljanje sistemom za štampu, teško se odlučuju na takav korak jer to uvek uzdrma radnu atmosferu i izaziva izvesne frustracije zaposlenih. Kažu nam upućeni da je sve daleko lakše kada se upravljanje sistemom za štampu kao usluga uvodi u novoosnovanu organizaciju ili kada se menja radni prostor. Tada su i efekti uštede najvidljiviji, a štampa u preduzeću postaje efikasnija, produktivnija i jeftinija.

Milan Bašić

(Objavljeno u časopisu PC#207)