Dug put do ERP-a
S rađanjem ideje da se uvede ERP, preduzeće će se suočiti s brojnim zamkama i manjkavostima u svojoj organizaciji. Guranje problema pod tepih nije rešenje – uvođenje softvera treba shvatiti kao dobru priliku da unapredite kompaniju. I eto prve koristi od ERP‑a, čak i pre nego što počnete da ga koristite
U to da je ERP koristan alat više niko ne sumnja – da nije tako, ne bi opstao i razvijao se tokom protekle dve i po decenije, otkad je Gartner prvi put upotrebio ovaj naziv za poslovno‑informacioni sistem. Danas je ERP nezamenljiv u ogromnom broju kompanija, od onih s desetak računara, pa do multinacionalnih korporacija u kojima se broj korisnika meri hiljadama. Za svakoga od njih postoji softver po meri, a svima je zajedničko da uspeh implementacije i eksploatacije uvek zavisi od načina na koji se pristupa celoj stvari ili da uspešnost primene ERP‑a mnogo manje zavisi od samog softvera, a mnogo više od toga koliko je samo preduzeće spremno i zrelo za uvođenje ERP‑a.
U našim uslovima
Na Internetu o svemu tome ima sijaset tekstova, uputstava, iskustava drugih iz kojih može mnogo toga da se nauči. Samo, molimo vas, budite oprezni. Ti tekstovi su uglavno nastali u zemljama gde kompanije, naročito one najveće, danas prolaze kroz treći ciklus uvođenja ERP‑a, menjajujući prethodni novim, savremenijim, efikasnijim, bolje prilagođenim aktuelnim uslovima poslovanja. Čak i kada se radi o sistemu istog proizvođača, prolazi se čitav proces implementacije, pošto u suštini uvek uvodite novi sistem, prilagođavate ga sebi, ali i sebe prilagođavate njemu. I to su kompanije naučile tokom prethodnih decenija.
Kod nas i u zemljama sa sličnim načinom funkcionisanja ekonomije, u kojima je konkurencija slaba, a potreba da se izađe na globalno tržište je često u drugom planu, uvođenje ERP‑a je podložno drugačijim rizicima. Ili je možda bolje reći da su rizici isti, ali je njihov uticaj drugačije raspodeljen, tako da su oni koji zavise od nas samih više izraženi.
Postoji nekoliko ustaljenih ponašanja i shvatanja koji su prva, ponekad nepremostiva prepreka uspešnoj primeni ERP‑a i ne odnose se na jedan konkretan poslovno‑informacioni sistem. U tipičnom domaćem preduzeću na ERP se gleda kao na svaki drugi softver instaliran na PC‑ju. A ERP nije kompjuterska igra niti program kao Word i Excel – to je kompleksan softver koji zahteva sasvim drugi pogled iz svakog ugla.
Ozbiljni resursi
Potrebni su, pre svega, ozbiljni resursi – od servera, mesta za smeštaj i čuvanje podataka, pa do kvalitetne mreže i bezbednog sistema pristupa sa udaljenih tačaka kroz Internet. Drugim rečima, umesto računara koji je proglašen za „server“ i stavljen negde gde neće smetati, potreban je kvalitetan prostor napravljen po svim pravilima struke i obezbeđen od neovlašćenog pristupa. Takav sistem zahteva da njime upravljaju iskusni, često i sertifikovani stručnjaci. A sve to u našim firmama skoro da ne postoji. I niko o tome ne razmišlja – kada o tome pričate, svi vas u najmanju ruku čudno gledaju. Direktori sve to smatraju bespotrebnim troškom, a radnici gvožđurijom koja im smanjuje platu i dovodi tamo neke ljude koji im stalno nešto prigovaraju i ograničavaju slobodu u korišćenju računara pričajući o nekakvoj bezbednosti. Sve u svemu, u tipičnom srpskom preduzeću postoji jaka koalicija koja se opire bilo kakvoj investiciji u razvoj informacionog sistema.
ERP ne nadoknađuje nedostatak znanja i iskustva, već omogućava da se najefikasnije iskoriste znanje i iskustvo. Ovo je istina svih istina kada pričamo o ovoj temi. A tu dolazimo do velikog problema. Niko ne voli da čuje kako njegovo znanje i iskustvo nisu dovoljni za uspešnu primenu ERP‑a. Naročito kada poslovni rezultati pokazuju suprotno. ERP je skrojen po meri kompanija kojima upravlja tim menadžera s jasno odvojenim ekspertizama, što odmah upućuje na sistem delegacije odgovornosti i zadataka, a to nas dalje vodi prema visokom nivou saradnje i brzoj razmeni kvalitetnih informacija.
Domaće kompanije, pa čak i kada su za naše pojmove velike, često imaju ustrojstvo u kojem jedan lider (preduzetnik) drži sve konce u svojim rukama, sve zna i odlučuje, a ostali samo završavaju posao. Preduzetnički ustrojen biznis suštinski ne zavisi od brzog i standardizovanog sistema razmene informacija. Zato u firmama ne postoji potreba da se ljudi edukuju u tom smeru, a potom i ohrabruju da na taj način rade.
O analizi i predikcijama budućeg poslovanja, optimizaciji resursa na duge staze i sličnim „tricama i kučinama“ možda se i razmišlja, ali uglavnom se ne povlače potezi koji bi to omogućili. A kada nema ko da povede firmu, onda je vrlo teško bilo koga naterati da usavrši svoja znanja i obogati svoje iskustvo.
Koliko to košta?
Često ćete čuti da ERP mnogo košta. Njegovu cenu, doduše, ne određuju samo iznosi za hardver, licence i rad implementatora. Tu su interni troškovi (vreme koje zaposleni provedu baveći se ERP‑om tokom pripreme, implementacije, obuke i eksploatacije), troškovi održavanja, troškovi naknadne obuke i razvoja… Mnogi se iznenade kada posle puštanja sistema u produkciju spoznaju da to nije kraj, već početak novog ciklusa. Kakva greška. Još kada shvate da im nedostaje kadar koji će se svakodnevno baviti isključivo ERP‑om i produktima njegove primene, pritom ne mislimo na informatičare već na poslovne analitičare, stručnjake u čijem je fokusu kontinuiran razvoj i unapređenje primene, eto nevolja kojih nije bilo pre uvođenja ERP‑a. A ti analitičari guraju nam pod nos neke nove i nerazumljive izveštaje, oni drugi traže da se o nekakvom razvoju razgovara, pišu kojekakvi dokumenti, osnivaju radne grupe…
Direktori kažu da im to sve nije najvažnije i da za to nemaju vremena jer su ionako preopterećeni, a ne sviđa im se što radnici gunđaju zbog dodatnih obaveza i ne bave se poslom za koji su angažovani. A, zapravo, da li je to u pitanju ili je ERP isterao na videlo sve manjkavosti u organizaciji s kojima se treba hrabro suočiti i polako ali uporno otkloniti jednu po jednu.
I kada se to uradi, ERP će u punoj meri i na pravi način biti od koristi u poslovanju. ERP zahteva kontinuiran razvoj kako same organizacije (preduzeća), tako i softvera, a iskustvo iz sveta kaže da je za sve to potrebno mnogo upornosti i dovoljno vremena.
Kako izbeći greške
Pre ERP‑a: planirajte dugo i temeljno
ERP nije ni Word niti Excel, pa da ga samo instalirate na računar i za kratko vreme dobijete tekst i tabelu koja će zadovoljiti vaše potrebe. A često, ne samo kod nas već u celom svetu, mnogi baš tako razmišljaju o ovoj vrsti softvera. Umesto toga jedini pravi način je da se pođe od samog imena: planiranje resursa preduzeća. Dakle, sagledajte resurse, postavite ciljeve, odredite prioritete i planirajte kada i koliko s kojim resursima možete da ih ostvarite. Računajte da ovaj proces traje mnogo duže od samog izbora softvera i njegove implementacije. Posmatrajte stvari globalno, a ne segmentirano i na nivou samih izvršilaca poslova. Ukoliko tako ne postupite, velika je verovatnoća da ćete samo zameniti softver, a sve ostalo ostaće isto. Potrošeno vreme i novac bez opipljivog dobitka, a to sigurno nije ono što ste želeli.
Nedostatak angažovanja samog preduzeća: direktni put u katastrofu
Nema tog softvera i konsultanta koji mogu da nadomeste inertnost samog preduzeća. Angažovanje korisnika ERP‑a na svim nivoima esencijalno je za uspeh. Rukovodstvo kompanije koje je u punoj meri posvećeno uspešnoj implementaciji i koje je glavni inicijator ključ je svakog uspeha. Sve loše implementacije imaju zajedničku karakteristiku da nisu postojali posvećenost i razumevanje procesa uvođenja ERP‑a na najvišem nivou odlučivanja.
Naravno, ne može se očekivati da najuže rukovodstvo razvija projekat u detaljima. Za to postoji projektni tim sačinjen od ključnih korisnika koji, pored toga što su vrsni poznavaoci posla kojim se bave, imaju još jednu bitnu osobinu – da su dobri timski igrači, otvoreni za saradnju i usaglašavanje mogućnosti i potreba, baš kao i da poseduju veliku energiju i strpljenje neophodno da se ne preskaču važne stvari. Kao što smo već rekli, mora da se planira dugo i temeljno.
Sastav dobar, ali promašena tema: neadekvatan fokus na usaglašenost s potrebama i standardima
Svaki ERP je fleksibilan sistem koji može da se prilagodi potrebama preduzeća, napravljen tako da poštuje brojne standarde. I sada tu treba biti pametan i naći dobru meru između ispunjavanja potreba i poštovanja standarda. Ako nema alata koji će kanalisati poslovne procese i držati ih u skladu sa standardima, oni se često ne poštuju i sve to se vidi kao „potreba da se posao završi“. I takva potreba zaista postoji, ali svako odstupanje od standarda vodi ka situaciji da se „ništa ni sa čim ne slaže“ i da ništa ne može da se izmeri i uporedi. Zato je važno da se potrebe usaglase sa standardima, što vodi ka željenoj situaciji kad poslovanje postaje merljivo i uporedivo.
Previše prerada i prilagođenja
Dok su prethodni izazovi bili vezani za vreme pre izbora softvera i početka implementacije, ova tačka vodi nas u samo središte – kada se već zagazilo u implementaciju. Ukoliko korisnik insistira na velikom broju prerada i prilagođenja softvera, rizikuje da se implementacija otrgne kontroli i postane previše duga. Takođe, svaka prerada podrazumeva veliki utrošak vremena na testiranje i doradu i tako umesto da koristite ERP u svakodnevnom radu, bavite se beskrajnim testiranjem ili ga uvodite u produkciju s potencijalnim nedostacima koji će kad‑tad isplivati na površinu i doneti nove glavobolje i probleme. Svuda gde je to moguće iskoristite već ugrađene i proverene funkcionalnosti uz neophodno usaglašavanje vaših poslovnih procesa, otvarate sebi put da brzo dođete do željenih rezultata uz potencijalno unapređenje efikasnosti. Jer, ne treba zaboraviti da je sve što postoji u softveru nastalo zahvaljujući bogatom pozitivnom iskustvu drugih kompanija.
Nedostatak kvalitetnih podataka
Još jedan posao koji traži vreme i troši novac jeste priprema podataka koji se prenose u ERP. Tokom godina rada u poslovno‑informacionom sistemu, baza podataka osim onih korisnih „usisa“ i određenu, često ne tako malu, količinu nekorisnih i nepouzdanih. Zato je važno odvojiti vreme i pročistiti staru bazu podataka. I kasnije, tokom eksploatacije dobro je da se u bazu pre svega beleže kvalitetni podaci, a izbegnu oni drugi. Tu se, opet, vraćamo na početak – planirajte dugo i temeljno i ne zaboravite da u tom poslu obuhvatite podatke i njihov kvalitet.
Neadekvatna obuka radnika
Loša i neadekvatna obuka radnika jedan je od najčešćih razloga zašto su efekti uvođenja novog i skupog softvera slabi. Nije dovoljno da radnici nauče gde se i kako završava neki posao u ERP‑u, već mora da razumeju šta rade. Zato ceo proces mora da bude takav da se korisnicima da i prostor i vreme da zavole novi softver, kao i da se kroz stalnu komunikaciju ohrabre u procesu prilagođavanja i čuju njihovi komentari koji mogu da unaprede celokupni sistem. Isuviše kratka obuka prouzrokuje da krajnji korisnici ne razumeju šta rade i na takvo stanje odgovaraju sve većim i većim otporom, pa se na kraju sve svede na to da ste u svoje preduzeće uveli samo jedan veliki i skup Excel.
Loše izabran implementacioni tim
Nije lako sastaviti tim profesionalaca koji je zadužen da sprovede implementaciju. Kada se sve što je napisano o ovoj temi sabere, dolazi se do zaključka da ćete imati puno problema ako tim ne možete da sastavite od kooperativnih ljudi spremnih da usvoje nove inicijative i pritom odlično poznaju organizaciju i posao kojim se preduzeće bavi. Drugim rečima, u timu nema mesta za kočničare i konzervativce, ma koliko dobri stručnjaci bili. Na kraju, treba imati na umu da će upravo članovi implementacionog tima biti lideri u primeni ERP‑a i glavni prenosioci znanja na druge zaposlene u preduzeću.
Nastavak korišćenja starog softvera
Čim se stvore uslovi za to, a na način kako je predviđeno planom implementacije, bez odlaganja i izgovora treba prestati s korišćenjem starog softvera. Pod pojmom „stari softver“ ne podrazumevamo samo poslovno‑informacioni sistem, već i gomilu tabela u Excel‑u koje po pravilu krajnji korisnici zadržavaju i kada za to više nema nikakvog opravdanja.
Nedostatak održavanja i unapređenja
Svaki ERP traži neprestano održavanje i unapređenje. Svest o tome, pretočena u dobar plan, osigurava da iz dana u dan, meseca u mesec i godine u godinu imate softver koji u stopu prati zahteve i potrebe preduzeća. Česta a velika greška jeste kada se na vreme ne odvoje ili angažuju novi resursi neophodni za ovaj posao. Od veličine sistema i složenosti poslovnih procesa zavisi da li ćete zaposliti nove stručnjake, doobučiti stare ili angažovati spoljne saradnike. Ideja da je s početkom rada u novom ERP‑u posao gotov jedna je od najčešćih grešaka.
Neadekvatno testiranje softvera
Sve što promenite u konfiguraciji ERP‑a mora da se testira. To znači da preduzeće, pored produkcionog, ima i test okruženje i da ključni korisnici imaju obavezu da testiraju sve promene koje su izvedene pre nego što se da zeleno svetlo za uvođenje novih opcija u produkciju. Loše ili nikakvo testiranje garantuje samo frustraciju softverom koji pogrešno radi i gomilu neispravnih, odnosno nepouzdanih podataka.
Nedostatak i nebriga RUKOVODIOCA
Direktor preduzeća je uvek na čelu svega, ali to ne znači da on o svemu treba da donosi odluke. O tome će brinuti implementacioni tim i rukovodilac projekta. Direktor je tu da im da punu podršku i da prelomi organizaciju u trenucima kada su otpori toliko veliki da ceo posao može da bude uzaludan. Nezainteresovani direktor, koji pritom nije spreman da se suoči sa svim mogućim izazovima i otporima, jedan je od najvažnijih faktora koji vode ka neuspešnoj implementaciji ERP‑a.
Milan Bašić
