Sistem koji skraćenici ERP daje novo značenje
Uređeno poslovanje svake firme obuhvata standardizovane i opisane poslovne procese, jasno određene aktivnosti po dokumentu u zavisnosti od radnih mesta koja učestvuju u njihovoj obradi, kao i blagovremeno ažurirane jedinstvene evidencije na kojima se zasniva poslovanje.
UniDocs Business Box je konceptualno jedinstven programski sistem zasnovan na principima integralnog upravljanja poslovanjem koji dosledno sprovodi ideju integrisanog upravljanja svim poslovnim procesima, poslovnim dokumentima i poslovnim promenama.
Kod njega poslovne promene predstavljaju znatno širi skup od računovodstvenih, a svaka promena i dokument ulaze u poslovne analize i izveštaje, bez obzira na to da li su proknjiženi ili ne. Zbog toga, on predstavlja jedan od retkih sistema u kojima se poslovne analize rade i u slučaju da se računovodstveni modul uopšte i ne koristi. Sistem se lako uklapa u organizaciju i poštuje tok poslovnih procesa, deleći poslove među radnim mestima. Svaki učesnik u procesu radi baš ono i samo ono što mu je posao, nadležnost i odgovornost. Svako radi sa inteligentnim poslovnim dokumentima, a podaci iz njih automatski ulaze u jedinstvenu bazu podataka i formiraju poslovne promene koje ostaju potpuno „svesne“ dokumenta s koga potiču. Sistem sve vreme vodi računa o karakteru i vrsti poslovne promene dok računovodstvene promene automatski priprema za knjiženje u skladu sa zakonskom regulativom.
UniDocs Business Box, kao skup vertikalnih rešenja za upravljanje poslovanjem, koristi kao osnovu za funkcionisanje UniDocs DMS softversko rešenje za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima. Budući da je u UniDocs DMS‑u fokus bio na suštinskom upravljanju poslovanjem, ovaj sistem je proširen vertikalnim aplikacijama za različite namene, kao što su upravljanje ulaznim i izlaznim računima, obračun PDV‑a, servis, upravljanje resursima, magacinima, kadrovima…
Ovako koncipirano rešenje jedno je od retkih koje je u stanju da ponudi adekvatan odgovor u upravljanju proizvodnjom, počevši od trenutka praćenja zaliha do nivoa praćenja konkretnih operacija kroz proizvodnju, a da je pri tome obezbeđena potpuna povezanost procesa u prodaji, logistici, proizvodnji i nabavci, kao i integracija s računovodstvom. Ovakav sistem za upravljanje proizvodnjom obezbeđuje preciznu analizu efikasnosti izvršenja svakog od lansiranih radnih naloga, konzistentnosti proizvodnje jednog proizvoda kroz veći broj radnih naloga, analize neplaniranog otpada (škarta) na nivou mašina, izvršilaca, proizvoda i još mnogo toga.
Među mnoštvom modula UniDocs Business Box rešenja, ovog puta želimo da izdvojimo grupu funkcija koja sistematizuje i ubrzava poslovne procese u oblasti ljudskih resursa (upravljanje kadrovima, obračun zarada i bezbednost i zdravlje na radu).
UniDocs Business Box HR službi (služba za upravljanje kadrovima) omogućava vođenje svih podataka o organizaciji poslovnog sistema, evidenciji i preciznom opisu radnih mesta, svim privremeno i stalno zaposlenim licima, bivšim zaposlenima, članovima njihovih porodica, kao i kandidatima za posao, stipendistima i drugim licima koji predstavljaju deo kadrovskog potencijala preduzeća. Sistem sadrži i rasporede na radna mesta i/ili projektne timove, kao i sve promene izazvane različitim vrstama odsustva ili posebnih zadataka.
Sistem automatizuje procese u vezi s planiranjem, angažovanjem i praćenjem kadrova, planiranjem i definisanjem organizacije i radnih mesta, usavršavanjem kadrova kroz obavezne i dopunske obuke.
UniDocs modul za upravljanje kadrovima, pored vođenja svih relevantnih podataka o zaposlenom, ima mogućnost pridruživanja i neograničenog broja potrebnih dokumenata koji nastanu u toku njegovog rada. Pored standardnih dokumenata, kao što su kopija lične karte, kopija radne knjižice, razne potvrde i obrasci, postoje i specijalno razvijeni inteligentni dokumenti za evidentiranje svih prisustva i/ili odsustva s rada, uključujući bolovanja, godišnje odmore, prekovremeni rad, noćna dežurstva, plaćena i neplaćena odsustva s rada itd.
Pored ovih dokumenata, automatizovano je i kreiranje i ažuriranje Ugovora o radu, kao i njegovo ulančavanje sa svim promenama izazvanim Ponudama za aneks i Aneksima ugovora o radu. Šabloni ovih dokumenata potpuno se prilagođavaju potrebama svakog našeg kupca.
Svi gore pomenuti dokumenti, nakon kreiranja i automatskog ažuriranja svih pratećih podataka, bivaju smešteni u elektronski dosije zaposlenog. Na taj način, HR koristi sve funkcionalnosti UniDocs DMS sistema, kao što su čuvanje, razmena, arhiviranje, elektronsko potpisivanje dokumenata, čime je obezbeđeno da upravljanje dokumentima i poslovnim procesima bude integralni deo HR modula.
Modul obuhvata i kompletnu funkcionalnost za automatizovano evidentiranje i praćenje prisustva na radu, određivanje varijabilnih delova naknade za rad, kao i određivanje standardnih dodataka i odbitaka, koji zajedno čine osnov za obračun plate za određeni period.
Sastavni deo ovog modula jeste podsistem za praćenje zaduženja osnovnih sredstava i inventara, kao i zaduživanja zaštitnih sredstava i opreme, alata i slično. Zaduženja mogu biti na nivou konkretnog zaposlenog ili organizacione celine, a sistem uvek kontroliše da li se ona obavljaju u skladu s definisanim pravilima uspostavljenim u okviru preduzeća.
Poseban deo sistema predstavlja automatizaciju svih zakonom propisanih pravila u vezi s bezbednošću i zdravljem na radu (BZR). Ovaj modul obezbeđuje evidentiranje svih događaja od značaja za poslove u vezi sa zaštitom na radu, kao što su povrede na radu, bolesti i drugi događaji. Ove funkcionalnosti, kombinovane s planiranjem i praćenjem obaveznih obuka i posebnim izveštajima iz ovog domena, omogućavaju stvarno upravljanje poslovima zaštite na radu, kao i stalno unapređenje bezbednosti radne sredine. Zakonom propisane evidencije generišu se iz podataka unetih u sistem i za nekoliko sekundi bivaju spremne za štampu, potpisivanje i overavanje. Ovaj modul umnogome olakšava posao lica za BZR koje je na vreme upoznato sa svim potrebnim radnjama koje treba obaviti, poput provera, obuka i slično.
Specijalno izdanje posvećeno ERP rešenjima u Srbiji 2018. godine možete čitati na: PC Press – ERP specijalno izdanje.
