Spider za svetski vrh
Preduzeća poput MFC Mikrokomerca uveravaju nas da u oblasti informacionih tehnologija svetu imamo da ponudimo odlična rešenja. Već osamnaest godina ova kompanija ulaže u razvoj sistema za upravljanje dokumentima.
Mikrokomerc je jedan od retkih, ako ne i jedini, ponuđač rešenja koje integralno pokriva sve segmente poslova povezane s upravljanjem i skladištenjem dokumenata. Njihovo rešenje, Spider, zaista kao paukova mreža pokriva sve što vam je potrebno ili što može da bude potrebno kada je u pitanju upravljanje dokumentacijom. Tu su vam na raspolaganju softver, hardver, odnosno usluge skeniranja, mikrofilmovanja i skladištenja informacija. Ovog puta u našem fokusu je Spider.NET softver za upravljanje dokumentima.
Osnova od koje se uvek polazi jeste Spider.NET e@rhiva, modul kojim klasifikujete dokumente po tipovima i pridružujete im odgovarajuće metapodatke. Na istom mestu, u modulu e@rhiva, upravljate i ostalim funkcijama modernog DMS‑a, što ne podrazumeva samo pretragu, nego i definisanje prava pristupa, elektronsko potpisivanje kao i dodeljivanje nivoa tajnosti. Rečju, korisnici će u ovom modulu provesti najviše vremena i za mnoge od njih biće početak i kraj celog posla kada pričamo o kompjuterskoj zameni za beskrajne redove polica sa prašnjavim kutijama i registratorima.
I da ne pomislite da je to kraj. Još smo na početku jer e@rhiva nije potpuna ako joj ne pridodamo Spider.NET Repozitorijum aktivnih dokumenata. Pošto danas veliki broj dokumenata nastaje i često se prenosi u elektronskoj formi, pa čak nikada i ne stigne na papir, ovaj repozitorijum pomaže da i njih na jednako kvalitetan način uključimo u važan posao upravljanja dokumentacijom unutar poslovnog sistema. Pored već pomenutih mogućnosti e@rhive, repozitorijum još vodi računa o verzijama dokumenata, omogućava nam da napravimo šablone, pravimo PDF‑ove i još puno raznih korisnih opcija.
Tokom svih ovih godina razvoja Spider sistema, MFC Mikrokomerc je redovno dodavao module koji su upotpunjavali sistem najaktuelnijim mogućnostima. Tako je danas sastavni deo Spider.NET‑a modul DocFlow, Web aplikacija koja omogućava da zaposleni dobijaju radne zadatke zajedno sa svom pratećom dokumentacijom. Po izgledu i načinu korišćenja podseća na popularne aplikacije za elektronsku poštu, sa tom razlikom što u Inbox stižu radni nalozi. Ovi nalozi mogu se grupisati i filtrirati po prioritetu, poslovnom procesu, ulozi koja korisniku u poslovnom procesu pripada…
Aplikacija je posebno prilagođena procesima koji podrazumevaju intenzivan rad sa dokumentacijom. Pored različitih mogućnosti za prikazivanje dokumenata, ona sadrži i mogućnost unošenja novih dokumenata u poslovni proces. To se obavlja direktno sa računara, ukoliko je reč o elektronskim dokumentima, odnosno skeniranjem, kada su u pitanju papirna dokumenta.
I tako dolazimo do trećeg u nizu modula Spider.NET‑a. Ukoliko posmatramo e@rhivu (statički deo Spider.NET sistema) kao segment koji obezbeđuje čuvanje i brzu i jednostavnu pretragu dokumenata koji čine jezgro ciljnog poslovnog sistema, a DocFlow kao sloj koji dodaje dinamičku komponentu e-arhivi, koji obezbeđuje kretanje dokumenata kroz različite faze poslovnih procesa, onda Process Designer možemo shvatiti kao sloj iznad DocFlow‑a koji obezbeđuje jednostavnu i efikasnu kontrolu i strukturiranje DocFlow‑a. Iako predstavlja neodvojivi deo Spider.NET sistema, Process Designer može i nezavisno da se distribuira i funkcioniše bez potrebe za konkretnom Spider.NET instancom. Process Designer snabdeven je jednostavnim i intuitivnim interfejsom koji pokriva sve segmente modelovanja poslovnog procesa.
I tako dolazimo do modula bez kojih moderni DMS ne postoji. Spider Scan koji olakšava poslove skeniranja, naročito sa specijalizovanim hardverom koji MFC Mikrokomerc takođe ima u svojoj ponudi, Spider GRID je namenjen onima koji traže ozbiljnu platformu za obradu ogromne količine podataka, a nas su zainteresovala dva inovativna modula BoxIT i LibIT.
BoxIT je najlakše opisati kao elektronski ekvivalent arhivskim kutijama, s tim što je ovde pristup kutijama praktično trenutan, pretraživanje dokumentacije se završava u najkraćem mogućem vremenu, a da i ne govorimo o ugrađenim sistemima bezbednosti i kontrole pristupu dokumentima. Ovaj ekonomski isplativ, bezbedniji i sigurniji način čuvanja dokumentacije je dostupan kroz outsourcing ili kao interno uspostavljen sistem.
LibIT je aplikacija za brzo i lako pretraživanje digitalizovanog sadržaja kao što su knjige, pravilnici, članci, uputstva itd. Jedini preduslov za njeno korišćenje je digitalizacija odabranog materijala odgovarajućim postupkom, zatim indeksiranje i obrada digitalizovanog materijala alatima za Optical Character Recognition, a korisniku je za pristup aplikaciji dovoljan samo Web browser. Pretraga materijala je vrlo jednostavna i može se vršiti na nivou knjige ili na nivou teksta.
MFC Mikrokomerc je na najbolji način objedinio iskustva sticana u radu sa korisnicima u protekle dve decenije, a paralelno sa tim je pažljivo pratio sve svetske trendove na polju sistema za upravljanje dokumentima. Rezultat je moćan i pouzdan Spider.NET kao proizvod domaće pameti i predanog rada.
MFC Mikrokomerc
www.earhiva.com
Milan Bašić
