U­prav­lja­nje imo­vi­nom pre­du­ze­ća – As­set Ma­na­ge­ment

Sva­ko pre­du­ze­će nas­to­ji da uma­nji ne­po­tre­bne tro­ško­ve, a kva­li­te­tno u­prav­lja­nje o­snov­nim sred­stvi­ma kom­pa­ni­je uvek do­no­si zna­čaj­ne u­šte­de. Na­či­ni or­ga­ni­za­ci­je su ra­zli­či­ti, a ko­ri­šće­njem ne­kog od so­ftver­skih re­še­nja za u­prav­lja­nje imo­vi­nom pre­du­ze­ća do u­šte­de se do­la­zi za krat­ko vreme.

Me­na­dže­ri se stal­no pi­ta­ju „Kako po­ve­ća­ti pro­fit i vre­dnost kom­pa­ni­je?“. Je­dan od va­žni­jih ko­ra­ka ka tom ci­lju, po­red for­mi­ra­nja ade­kva­tnih u­slu­ga i za­do­bi­ja­nja po­ve­re­nja kli­je­na­ta, jes­te bo­lja or­ga­ni­za­ci­ja i u­prav­lja­nje imo­vi­nom pre­du­ze­ća. Nju či­ne sva po­kre­tna i ne­po­kre­tna sred­stva ko­ja se ko­ris­te u po­slo­va­nju. Or­ga­ni­za­ci­je ko­je po­slo­va­nje za­sni­va­ju na du­go­ro­čnim pla­no­vi­ma ras­ta i ra­zvo­ja tre­ba­lo bi da na ade­kva­tan na­čin u­prav­lja­ju imo­vi­nom. Sa ra­zvo­jem IT‑ja pre­du­ze­ća sve vi­še ko­ris­te so­ftver ko­ji im olak­ša­va sva­ko­dnev­no po­slo­va­nje. Pos­to­ji vi­še IT re­še­nja za u­prav­lja­nje imo­vi­nom pre­du­ze­ća, a po­je­di­ne kom­pa­ni­je o­dlu­ču­ju se i za in­ter­ni ra­zvoj pro­gra­ma po­mo­ću ko­jeg bi se vo­di­la evi­den­ci­ja o kom­ple­tnoj po­kre­tnoj i ne­po­kre­t­noj imo­vi­ni.

U­prav­lja­nje imo­vi­nom po­mo­ću na­men­skih pro­gra­ma pre­du­ze­ća čes­to do­živ­lja­va­ju kao tro­šak ko­ji im ne mo­že do­pri­ne­ti po­ve­ća­nju za­ra­de. Iako je tro­šak ne­mi­no­van kod na­bav­ke ade­kva­tnih ala­ta, pra­vil­nim u­prav­lja­njem sred­stvi­ma i ko­ri­šće­njem ne­kog od pos­to­je­ćih IT ala­ta mo­gu se os­tva­ri­ti u­šte­de ko­je u pro­se­ku i­zno­se oko 20 od­sto, u šta su se uve­ri­le i mno­ge kom­pa­ni­je na do­ma­ćem trži­štu. Po­je­di­ne or­ga­ni­za­ci­je pri­ja­vi­le su da su uvo­đe­njem ade­kva­tnih so­ftver­skih re­še­nja os­tva­ri­le u­šte­de ko­je su dos­ti­za­le i do 40 od­sto.

Evi­den­ci­ja o­snov­nih sred­stava

Evi­den­ci­ja uno­sa o­snov­nih sred­sta­va (OS) je ne­op­ho­dan po­če­tak ka­ko bi se pra­ti­la no­va ili pos­to­je­ća o­snov­na sred­stva pre­du­ze­ća. Fir­me ko­je že­le da una­pre­de svo­je po­slo­va­nje nas­to­je da u sva­kom tre­nut­ku zna­ju ko­ja OS po­se­du­ju, da li se ko­ris­te, gde se na­la­ze i ko je za njih za­du­žen. U­prav­lja­nje imo­vi­nom pre­du­ze­ća ve­oma je va­žno sa sta­no­vi­šta evi­den­ci­je i pra­će­nja ži­vo­tnog ci­klu­sa sva­kog o­snov­nog sred­stva.

Va­žno je na­pra­vi­ti ra­zli­ku i­zme­đu o­snov­nih sred­sta­va i si­tnog in­ven­ta­ra. U si­tan in­ven­tar spa­da­ju sred­stva ko­ja ima­ju kra­tak pe­ri­od amor­ti­za­ci­je, naj­če­šće su to tas­ta­tu­ra, miš, flash me­mo­ri­ja, alat, ra­dna ode­ća i sli­čno. Ra­zli­ka se o­gle­da u to­me što se si­tan in­ven­tar u star­tu po­sma­tra kao po­tro­šna ro­ba, pa se nje­gov ot­pis naj­če­šće ra­di je­dno­kra­tno, u tre­nut­ku ka­da se sta­vi u ko­ri­šće­nje.

O­snov­na sred­stva mo­gu da bu­du ma­te­ri­jal­na, kao što su zem­lji­šte, zgra­de, ra­ču­na­ri, ma­ši­ne i sli­čno, ili ne­ma­te­ri­jal­na, kao što su pa­ten­ti i li­cen­ce. OS ne me­nja fi­zič­ki o­blik, ima svoj ži­vo­tni vek i ci­klus, vre­me tra­ja­nja i na­bav­nu vre­dnost. Na­bav­na vre­dnost se, u­glav­nom, vre­me­nom sma­nju­je, pre­no­se­ći svo­ju vre­dnost na go­to­ve pro­i­zvo­de ili u­slu­ge or­ga­ni­za­ci­je ko­ri­šće­njem tih o­snov­nih sred­sta­va.

Sva­ko OS pri ula­zu u or­ga­ni­za­ci­ju de­fi­ni­še se s ne­ko­li­ko o­snov­nih pa­ra­me­ta­ra, kao što su lo­ka­ci­ja, ši­fra sred­stva, da­tum na­bav­ke (ak­ti­vi­ra­nja), in­ven­tar­ski broj, broj fak­tu­re itd. Zbog ta­čni­je evi­den­ci­je tre­ba na­ves­ti još ne­ke pa­ra­me­tre kao što su je­di­ni­ca me­re, ko­li­či­na o­snov­nog sred­stva, amor­ti­za­ci­ona i re­va­lo­ri­za­ci­ona gru­pa. Ovo sva­ka­ko ni­su i je­di­ni pa­ra­me­tri, već oni za­vi­se od de­la­tnos­ti ko­jom se pre­du­ze­će ba­vi, kao i ti­pa o­snov­nog sred­stva. Ve­ća flek­si­bil­nost so­ftve­ra u po­gle­du pa­ra­me­tri­za­ci­je OS do­pri­no­si pre­ci­zni­joj evi­den­ci­ji i bo­ljem u­prav­lja­nju imo­vi­nom pre­du­ze­ća.

Na­bav­ka vi­še o­snov­nih sred­sta­va is­tog ti­pa mo­že da se evi­den­ti­ra na dva na­či­na. U prvom slu­ča­ju, sva­ko o­snov­no sred­stvo do­bi­je svoj in­ven­tar­ski broj, bez ob­zi­ra na to da li je na­bav­lje­no za­je­dno s dru­gim o­snov­nim sred­stvi­ma ili ne. Ta­da je ko­li­či­na po in­ven­tar­skom bro­ju je­dna­ka 1. Ako se evi­den­ci­ja ra­di na taj na­čin, po­tre­bno je vi­še vre­me­na za unos o­snov­nih sred­sta­va, ali lak­še se pra­te in­for­ma­ci­je o lo­ka­ci­ji, o­drža­va­nju, ko­ri­sni­ku, ras­ho­do­va­nju itd. Dru­gi na­čin bio bi da sva o­snov­na sred­stva is­tog ti­pa na­bav­lje­na od is­tog do­bav­lja­ča do­bi­ja­ju za­je­dnič­ki in­ven­tar­ski broj. Ta­da je ko­li­či­na po in­ven­tar­skom bro­ju ve­ća od 1. Ta­kav na­čin evi­den­ti­ra­nja olak­ša­va unos o­snov­nih sred­sta­va, ali mo­že se i­zgu­bi­ti in­for­ma­ci­ja o je­din­stve­noj lo­ka­ci­ji sva­kog o­snov­nog sred­stva, kao i dru­ge vi­tal­ni po­da­ci.

O­dre­đi­va­nje tre­nu­tne vre­dnosti

Pri o­dre­đi­va­nju tre­nu­tne vre­dnos­ti o­snov­nog sred­stva uzi­ma se u ob­zir na­bav­na vre­dnost i amor­ti­za­ci­oni plan ko­ji je do­de­ljen po­sma­tra­nom OS. Amor­ti­za­ci­ja pred­stav­lja pos­te­pe­no uma­nje­nje vre­dnos­ti to­kom pe­ri­oda ko­ri­šće­nja o­snov­nih sred­sta­va u to­ku svog ži­vo­tnog ci­klu­sa u o­kvi­ru pre­du­ze­ća. Amor­ti­za­ci­ona gru­pa de­fi­ni­sa­na je oče­ki­va­nim vre­me­nom tra­ja­nja OS u pe­ri­odu ek­splo­ata­ci­je. Sva­kom o­snov­nom sred­stvu pri­li­kom uno­sa u sis­tem do­de­lju­je se od­go­va­ra­ju­ća amor­ti­za­ci­ona gru­pa. Na­kon is­te­ka tra­ja­nja OS vre­dnost mu je mi­ni­mal­na (čes­to je­dan di­nar). S dru­ge stra­ne, tre­nu­tna vre­dnost OS ne mo­ra nu­žno da bu­de ma­nja, već mo­že da bu­de i ve­ća ili je­dna­ka na­bav­noj vre­dnos­ti, a na to naj­ve­ći uti­caj ima trži­šte.

To­kom ek­splo­ata­ci­je o­snov­no sred­stvo mo­že da me­nja svo­ju na­me­nu u za­vi­snos­ti od po­tre­be. Tom pri­li­kom, mo­že se ko­ris­ti­ti sa­mos­tal­no, kao deo ne­kog dru­gog OS ili kom­bi­no­va­ti s vi­še ra­zli­či­tih o­snov­nih sred­sta­va. Da bi se pos­ti­gla ova­ko slo­že­na evi­den­ci­ja, ne­op­ho­dno je ko­ris­ti­ti o­dre­đe­ni so­ftver ko­ji će omo­gu­ći­ti pra­će­nje vre­dnos­ti o­snov­nog sred­stva, bi­lo da je ono sa­mos­tal­no ili u kom­bi­na­ci­ji s dru­gim o­snov­nim sred­stvom.

Evi­den­ci­ja ot­pi­sa o­snov­nih sred­sta­va obav­lja se pe­ri­odi­čno, u­glav­nom je­dnom go­di­šnje. Tom pri­li­kom o­dre­đu­ju se amor­ti­za­ci­ona i re­va­lo­ri­za­ci­ona vre­dnost i ana­li­zi­ra se po­tre­ba za do­da­tnim ula­ga­njem u pos­to­je­ća o­snov­na sred­stva. U o­bra­ču­nu amor­ti­za­ci­je o­snov­nih sred­sta­va mo­že se kre­ira­ti o­dre­đe­na vre­dnost i čes­to taj i­znos pred­stav­lja zna­čaj­nu fi­nan­sij­sku stav­ku pri­li­kom pro­ce­ne vre­dnos­ti pre­du­ze­ća. U­prav­lja­nje po­kre­tnom i ne­po­kre­tnom imo­vi­nom pro­pi­sa­no je in­ter­nim ak­ti­ma pre­du­ze­ća, u za­vi­snos­ti od ti­pa, na­me­ne ili u­sme­re­nos­ti or­ga­ni­za­ci­je. Van­re­dnom o­dlu­kom, ka­da to za­hte­va­ju po­tre­be po­slo­va­nja, mo­že se ura­di­ti dru­ga­či­ja pro­ce­na od pro­pi­sa­ne. Ta­da je ve­oma va­žno ima­ti so­ftver­sko re­še­nje ko­je to mo­že da is­pra­ti, što ne­ka­da ni­je slu­čaj ka­da se ko­ris­te in­ter­na re­še­nja unu­tar kom­pa­ni­je.

So­ftver­ska re­šenja

Za po­tre­be o­snov­ne evi­den­ci­je sred­sta­va u pre­du­ze­ću mo­gu se ko­ris­ti­ti ta­be­le u Excel‑u ili ne­kom sli­čnom pro­gra­mu op­šte na­me­ne, a mo­že se i in­ter­no ra­zvi­ti a­pli­ka­ci­ja ko­ja bi tre­ba­lo da omo­gu­ći lak­šu evi­den­ci­ju i pra­će­nje OS. Pos­to­ji vi­še re­še­nja ko­ja su ra­zvi­le ve­li­ke kom­pa­ni­je, a ne­ka od njih su IBM Maximo Asset Management i SAP Enterprise Asset Management (EAM), ko­ji se već go­di­na­ma po svet­skim ana­li­za­ma (Gartner – Magic Quadrant for Delivery Utility Enterprise Asset Management) na­la­ze u vrhu. Maximo Asset Management ba­zi­ran je na is­kus­tvi­ma ve­li­kih pre­du­ze­ća u svim in­dus­trij­skim sek­to­ri­ma. Ka­ko na­vo­de u IBM‑u, Maximo se mo­že pri­la­go­di­ti ko­ri­sni­ku, o­dno­sno po­tre­ba­ma pre­du­ze­ća, i ta­ko do­pri­ne­ti bo­ljoj op­ti­mi­za­ci­ji po­slo­va­nja i u­prav­lja­nju IT i ne‑IT ser­vi­si­ma. SAP re­še­nje ima do­bru or­ga­ni­za­ci­ju o­snov­nih sred­sta­va, do­volj­no je flek­si­bil­no, ba­zi­ra­no na oče­ki­va­nim stan­dar­di­ma i pri­la­go­dlji­vo ra­zli­či­tim or­ga­ni­za­ci­ja­ma. Ta­ko­đe, po­drža­ne su i si­gur­no­sne pro­ve­re i pos­to­ji mo­gu­ćnost evi­den­ti­ra­nja i i­zve­šta­va­nja pre­ko mo­bil­nih a­pli­ka­ci­ja. SAP EAM do­pri­no­si uma­nje­nju or­ga­ni­za­ci­onih ri­zi­ka, kao i tro­ško­va, a po­ve­ća­va per­for­man­se i­zve­šta­va­nja s mo­gu­ćno­šću cen­tra­li­zo­va­nog pra­će­nja i kon­tro­le.

Sva ova re­še­nja ra­zvi­ja­li su či­ta­vi ti­mo­vi stru­čnja­ka i pri­men­lji­va su u ra­zli­či­tim o­blas­ti­ma po­slo­va­nja. Ko­ri­šće­njem već pos­to­je­ćeg re­še­nja pos­ti­žu se ve­će u­šte­de jer za­po­sle­ni ko­ji su za to za­du­že­ni tro­še ma­nje vre­me­na da bi na­pra­vi­li evi­den­ci­ju OS, ko­ja je uz to pre­gle­dni­ja, flek­si­bil­ni­ja i pre­ci­zni­ja. So­ftver­ska re­še­nja za u­prav­lja­nje imo­vi­nom pre­du­ze­ća na­šla su pri­me­nu i do­pri­ne­la sma­nje­nju tro­ško­va u ban­ka­ma, osi­gu­ra­va­ju­ćim dru­štvi­ma, jav­nim pre­du­ze­ći­ma, ICT fir­ma­ma, te­le­ko­mu­ni­ka­ci­onim kor­po­ra­ci­ja­ma, kli­nič­kim i bol­nič­kim cen­tri­ma, far­ma­ce­ut­skim kom­pa­ni­ja­ma itd.

Sva­ko pre­du­ze­će tre­ba­lo bi da na o­sno­vu ana­li­ze svog po­slo­va­nja i imo­vi­ne ko­jom u­prav­lja iza­be­re re­še­nje ko­je mo­že do­pri­ne­ti efi­ka­sni­jem po­slo­va­nju i ve­ćoj u­šte­di. Sa­mos­tal­ni ra­zvoj ili ku­po­vi­nu pro­gram­skog re­še­nja za evi­den­ci­ju o­snov­nih sred­sta­va ne tre­ba po­sma­tra­ti kao tro­šak za pre­du­ze­će, već kao ula­ga­nje ko­je na du­že vre­me mo­že do­pri­ne­ti sma­nje­nju tro­ško­va i kre­ira­ti do­da­tnu vre­dnost pre­du­ze­ću.

Pre­dnos­ti so­ftver­skog re­še­nja u u­prav­lja­nju imo­vi­nom pre­du­zeća

• Bo­lja kon­tro­la tro­škova
• Flek­si­bil­ni­je u­prav­lja­nje i bo­lja is­ko­ri­šće­nost o­snov­nih sred­stava
• In­te­gri­sa­ne pre­po­ru­ke me­đu­na­ro­dnih stan­dar­da o u­prav­lja­nju imo­vi­nom pre­du­zeća
• U­šte­da i pre­ko 20 odsto
• Lak­ša evi­den­ci­ja ot­pi­sa o­snov­nih sred­stava
• Olak­ša­na ana­li­za i i­zve­šta­va­nje za po­tre­be ula­ga­nja u pos­to­je­ća ili na­bav­ke no­vih o­snov­nih sred­stava

ISO 55000 As­set  Ma­na­ga­ment

Me­đu­na­ro­dna or­ga­ni­za­ci­ja za stan­dar­di­za­ci­ju (ISO) o­bja­vi­la je se­ri­ju stan­dar­da ISO 55000 ko­ji se o­dno­se na u­prav­lja­nje sred­stvi­ma or­ga­ni­za­ci­je. Kao o­sno­va po­slu­žio je stan­dard za u­prav­lja­nje fi­zič­kim sred­stvi­ma or­ga­ni­za­ci­je PAS 55:2008, o­bjav­ljen u Bri­ta­ni­ji. Za ra­zli­ku od nje­ga, ISO 55000 ne ra­zma­tra sa­mo u­prav­lja­nje o­snov­nim sred­stvi­ma već de­fi­ni­še u­prav­lja­nje če­ti­ri no­ve ka­te­go­ri­je sred­sta­va: ljud­ski re­sur­si, fi­nan­sij­ska, in­for­ma­ci­ona i ne­ma­te­ri­jal­na sred­stva. Stan­dard je ta­ko pri­men­ljiv na sva pre­du­ze­ća, ka­ko po ve­li­či­ni ta­ko i po de­la­tnos­ti ko­jom se ba­ve. Ne­ki od za­hte­va ISO 55000 je­su da pos­to­ji po­li­ti­ka u­prav­lja­nja OS, da se de­fi­ni­šu stra­te­gi­je, ci­lje­vi, pla­no­vi, kao i re­zer­vni pla­no­vi i da se o­dre­di pred­stav­nik ru­ko­vod­stva sa sta­no­vi­šta u­prav­lja­nja OS. Još je­dna zna­čaj­na stvar ko­ju na­vo­di stan­dard jes­te ta da vre­dnost o­snov­nih sred­sta­va ne tre­ba pot­ce­nji­va­ti, jer na o­sno­vu ana­li­ze OS me­na­džment kom­pa­ni­je tre­ba da do­ne­se ade­kva­tne o­dlu­ke u ve­zi s kon­so­li­da­ci­jom pre­du­ze­ća.

Lu­ka Mi­lin­ko­vić i Mi­lo­rad Jo­vić

 (Objavljeno u časopisu PC#218)