7 komunikacijskih veština za efikasniji rad 

U zoru pandemije COVID-19, kompanije širom sveta su bačene u neplanirani eksperiment rada od kuće koji se odvijao na globalnom nivou.

Komunikacija pomaže poslovnom funkcionisanju, ali i stvara osećaj uključenosti u eru virtuelnog rada

Sada, više od dve godine kasnije, i sa smanjenjem ozbiljnosti pandemije, mnogi poslodavci prihvataju preko potrebne prednosti koje je fleksibilna kultura rada donela njihovim kompanijama i zaposlenima. Danas nije tajna da rad od kuće, ili čak na hibridnoj osnovi, funkcioniše prilično dobro. Kompanije su prijavile povećanu produktivnost, angažovanje zaposlenih i čak veći profit zbog nižih kancelarijskih troškova. U studiji Univerziteta Stanford u kojoj je učestvovalo više od 16.000 radnika, otkriveno je da je produktivnost porasla za 13% tokom 9% meseci zbog toga što zaposleni imaju povoljnije radno okruženje.

Još jedno istraživanje Aritaskera iz marta 2020. godine, kada je pandemija tek počela da raste, pokazalo je da zaposleni na daljinu manje vremena provode izbegavajući posao, a više vremena posvećeni projektima koji su im dodeljeni. Povećana produktivnost i radni sati doveli su do toga da neki zaposleni provedu najmanje 1,4 dana više radeći svakog meseca. Postoje priče koje mogu pomoći u potvrđivanju tvrdnje da rad na daljinu zaista koristi kompaniji i njenom osoblju. Iako je za mnoge bilo izazovno vreme da se prilagode virtuelnom radnom okruženju, ključne veštine kao što je dobra komunikacija ostaju kritični faktor u svakoj ulozi, bilo da se obavlja u kompaniji ili kada su timovi raspoređeni.

Saveti za efikasnu komunikaciju

Uspeh svakog poslovnog, startap ili čak preduzetničkog poduhvata leži u njegovoj sposobnosti da efikasno komunicira sa drugim članovima tima, menadžmentom, pa čak i kupcima. Efikasna komunikacija je ključna, zato će poslodavci i njihovi timovi često morati da unaprede svoje komunikacijske veštine, kako pismene tako i usmene, kako bi ublažili bilo kakve probleme i izrazili svoje brige na respektabilan, ali profesionalan način.

Odaberite način za razmenu poruka

Za poslodavce i menadžere, a verovatno i zaposlene, važno je da pogledaju sredstva za razmenu poruka ili komunikaciju koja koristi vaš tim. Iako postoji više komunikacionih platformi za korišćenje, neće sve biti podjednako efikasne. Neki zaposleni mogu da uživaju u korišćenju emaila za komunikaciju zbog prirode poruke, drugi put bi direktna poruka na kancelarijskoj platformi za razmenu poruka kao što je Slack ili Microsoft Teams mogla biti prikladnija. Možda vaša kompanija svaki dan vidi više video ili glasovnih poziva nego što komunicira putem pisanih poruka. Svaka metoda može biti efikasna na svoj način, a na vama je kao poslodavcu ili zaposlenom da razmislite koji će najbolje raditi za razmenu informacija ili dobijanje povratnih informacija od nekog drugog.

Naučite preferencije tima

Neki udaljeni članovi tima često komuniciraju samo putem odabranog metoda za svakodnevne aktivnosti. U zavisnosti od toga šta bi svaka osoba želela da podeli, upoznavanje s preferencijama ljudi ne samo da olakšava odmah privlačenje njihove pažnje, već takođe pomaže da se postave zdrave granice virtuelne kancelarije.

U studiji Owl Labs-a iz 2021. godine, 70% anketiranih zaposlenih na daljinu reklo je da su virtuelni sastanci i video konferencije manje stresni. Prema anketi, 64% sada preferira hibridne sastanke nego lične.

Budite jasni i koncizni

Ništa nije dosadnije od potrebe da čitate dugačak email poštu samo da biste pronašli najvažnije informacije u poslednja dva reda. Za poslodavce i menadžere, uđite u ritam izrade kratkih, jasnih i sažetih poruka. Pređite na stvar što je brže moguće, ali uradite to na profesionalan način. Isto se može reći i za zaposlene. Kada odgovarate kolegi ili tražite informacije o nečemu, izbegavajte neobavezne razgovore u mejlovima i porukama i budite jasni u svojim namerama. Opet, važno je to učiniti na profesionalan način kako ne bi došlo do pritužbi zbog nedostatka komunikacije.

Koristite dobar i praktičan ton

Nedostatak komunikacije licem u lice ili čak lično može brzo da izazove pogrešna tumačenja među zaposlenima. Postoji velika šansa da kada se pošalje email ili poruka, često će je neko pogrešno pročitati, smatrajući da je to neprijatno ili možda nepristojno. Kada sastavljate email, newsletter ili jednostavno kontaktirate nekoga, razmislite kako biste pročitali email da ste na strani primaoca. Ako mislite da je možda nešto nedovoljno dobro, promenite neke od formulacija. Dobra je ideja razmisliti o tome kako govorite stvari, posebno u kontekstu udaljene kancelarije. Neće svi zaposleni ili kolege biti u istom tonu kao vi, tako da je najbolje pretpostaviti dobre namere i kada šaljete i primate poruke vezane za posao.

Vodite računa o različitim vremenskim zonama

Videvši da kompanije sada mogu da angažuju iz šire grupe talentovanih i veštih radnika, mnoge kompanije koje rade samo na daljinu često angažuju radnike u različitim vremenskim zonama. I dok ovo možda nije kritično pitanje zbog prirode digitalnih alata, kada je u pitanju komunikacija stvari postaju malo teže. Timovi na daljinu treba jasno da saopšte šta je njihovo aktivno radno vreme u poređenju sa drugim članovima. Štaviše, kad god je zaposleni „van kancelarije“ ili na odsustvu, trebalo bi da postoji jasna komunikacija o tome kako će preostali članovi moći da zaobiđu ovo. Biti svestan takođe pomaže da se postave zdrave granice na radnom mestu. Nije najprijatnije iskustvo kada se budite uz video poziv u ranim jutarnjim satima samo zato što je vaš kolega u drugoj vremenskoj zoni. Poštujte raspoloživo radno vreme zaposleni i timovi se mogu kontaktirati, i planirati prema njihovom rasporedu.

Odvojite vreme za neobavezne razgovore

Virtuelna kancelarija može da postane pusto mesto, posebno za timove koji ne komuniciraju ili ne koriste često video pozive. Kao način da zaposleni budu angažovani i ohrabreni, dobro je odvojiti malo vremena za ležerne razgovore o svakodnevnim stvarima. Odvojite vreme za zaposlene da se sustignu posle vikenda ili neposredno pre praznika putem video ili glasovnog poziva pomoći će da se udaljena kancelarija oseća manje usamljeno i lično. Kroz ovo zaposleni takođe mogu bolje da upoznaju svoje članove tima, a poslodavci će imati priliku da se ležernije angažuju i sa svojim zaposlenima.

Kada se ukaže prilika, pogledajte kako možete da stupite u kontakt sa drugim članovima tima kroz neobavezne razgovore povremeno, čak i ako se radi o trenutnim porukama.

Distribuirajte newsletter

U kancelariji je prilično lako da se vesti ili informacije brzo kreću, bilo da su dobre ili loše. Na virtuelnom radnom mestu, ovo je malo drugačije i nije uvek sigurno da ćete možda pronaći čitave timove ili preduzeća na istoj stranici u isto vreme. Odličan način da se uverite da su zaposleni dobro informisani o svim događajima, predstojećim projektima ili opštim informacijama je da distribuirate elektronski newsletter. Naravno, činiti to svake nedelje je zamorno, ali najbolje je to raditi svakog meseca, ili možda svake dve nedelje. Newsletteri ne moraju da budu dosadni – ovde postoji toliko mogućnosti da napravite pronicljiv, ali zanimljiv cirkular koji će zadržati zaposlene zainteresovanim za poslovanje, menadžment i njihove kolege.

I da zaključimo – imati metod komunikacije koji funkcioniše i koji omogućava timovima da budu dobro informisani i uključeni u sve što se dešava pomoći će da posao postane produktivniji i poboljša učinak. Odvojite vreme da vežbate dobre komunikacijske veštine, pismene i verbalne, jer bi to moglo da vam pomogne na duge staze dok gradite tim udaljenih zaposlenih ili čak tražite posao od kuće. Komunikacija, u bilo kom obliku i obliku, pomaže poslovnom funkcionisanju kako treba, ali i stvara osećaj uključenosti u eru virtuelnog rada.

Izvor: Readwrite