Da li vam je potreban računovodstveni ili ERP softver?
Na tržištu Srbije, prema podacima za 2014. sa sajta PoslovniSoftver.net, posluje preko 120 proizvođača poslovnog softvera. Njih 62% bavi se ERP softverom, a samo 4% računovodstveno‑finansijskim softverom. Šta nije u redu sa ovom statistikom? Da vidimo šta je zapravo ERP, a šta integrisani računovodstveni softver.
Računovodstveni softver, u najširem smislu tog termima, obrađuje i beleži poslovne transakcije, kao što su unos, prijem i plaćanje računa, evidenciju i plaćanje troškova, plaćanje zaposlenima, kreiranje i evidentiranje izdatih računa, njihovu naplatu i slićno. Svi ovi unosi beleže se (knjiže) u glavnu knjigu odakle se generišu izveštaji po potrebi (npr. bilans stanja i bilans uspeha). Ove transakcije relativno su jednostavne i mogu se naći i u ERP sistemu.
Evidencija i(li) planiranje
Ako je tako, šta onda odvaja računovodstveni softver od ERP softvera? Razlika se može naći u samom terminu ERP. Enterprise u skraćenici ERP implicira nešto veliko – više lokacija, više zemalja, više gradova, više detalja… Druga razlika je u terminu Planning koji implicira podršku za planiranje upotrebe i iskorišćenosti dostupnih resursa kompanije (ljudi, novca, sredstava…) u svrhu efikasnijeg poslovanja. Iako je konačni cilj isti – kreiranje poslovnih i zakonskih izveštaja iz unetih podataka – razlika je u nivou detalja i sveobuhvatnosti. Računovodstveni softver može ovakve informacije da podeli u kategorije, ali ne toliko detaljno kako veće firme zahtevaju.
Planiranje resursa implicira da sam sistem podržava proces odlučivanja i to je mesto na kom računovodstveni softver uglavnom zaostaje. Ako pogledamo primer bilo koje kompanije, vidimo da vlasnici i direktori uglavnom koriste svoje godine iskustva u određenoj grani industrije da planiraju i balansiraju ponudu i potražnju. Računovodstveni softver može im dati neke potrebne informacije u vezi sa obimom posla ili recimo nivoom zaliha, ali za dnevne operacije odlučivanje se više zasniva na iskustvu i osećaju, a manje na podacima.
Kako kompanija raste, povećavaju se obim i složenost posla i stiže se do tačke kad pojedinac jednostavno ne može da „vidi“ sve u isto vreme. Iskustvo takvih pojedinaca i dalje je ključno, ali sam obim i kompleksnost poslovnih procesa čini odlučivanje mnogo težim nego kada je kompanija bila manja. To je mesto gde ERP sistem može pomoći kao dodatak procesu odlučivanja. Namerno kažem „dodatak“, a ne „zamena“ i to je ono što se mora razumeti kada je bilo koji softver u pitanju. ERP softver može obrađivati ogromne količine podataka vrlo brzo i to je prosto neophodno. Većina voli da veruje da ERP softver može i da donosi poslovne odluke umesto ljudi, ali to je vrlo klizav teren. Možemo napraviti automobile koji se sami voze, ali neko ipak mora da im kaže kuda i dokle. Isto je i sa ERP softverom.
Možemo napisati programski kod koji donosi poslovne odluke, ali moramo imati na umu da poslovni procesi nisu uvek pravolinijski i strogo logični. Većina i može da bude relativno pravolinijska, ali Marfijev zakon vreba – sve što može poći naopako, poći će naopako. Kompleksni poslovni procesi i poslovno odlučivanje nisu uvek linearni i zaista je potrebno da ERP sistem bude „dodatak“ odlučivanju, a ne „zamena“ za ljudsko znanje i iskustvo.
Obećanje ERP‑a
ERP je softverski sistem koji pokriva sve poslovne procese, pri čemu informacijama unutar sistema mogu pristupiti svi zaposleni radi unosa podataka na svim poslovnim funkcijama i svi nivoi uprave kako bi efikasno upravljali resursima kompanije. Namera je da se integrišu sve poslovne funkcije u jedan sistem za planiranje resursa. Ključni pokretač za razvoj ERP sistema jeste prepoznavanje kompanija da gube konkurentnu prednost u globalnoj ekonomiji ako su informacije smeštene u posebne module i u različitim računarskim sistemima.
Često se navode osnovni prednosti uvođenja ERP sistema: jedan dobavljač, niži troškovi održavanja, unifikacija, integracija i unapređenje poslovnih procesa… Ipak, postoji mogućnost da se obećane prednosti ne vide jer se u praksi pokazalo da su neke organizacije iskusile: visoke inicijalne troškove implementacije i razvoja, prekoračenje rokova procenjenog vremena implementacije; probleme oko usaglašavanje softvera s postojećim sistemima koji ne mogu da se integrišu u ERP, teškoće pri implementaciji promena i usvajanju novog sistema i slično.
Iako je ERP veoma popularan termin, moguće je da kompanija i dalje zavisi od integrisanih sistema, nasleđenih softvera na operativnom nivou poslovanja. Zato ćemo se vratiti malo u prošlost. Akronim ERP (Enterprise Resource Planning) prvi put se pojavljuje početkom devedesetih godina kao termin koji proširuje mogućnosti planiranja materijalnih potreba u proizvodnji (MRP – Material Requirements Planning) i kasnije planiranja materijalnih resursa (MRP – Material Resource Planning). Za proizvodne kompanije ovo je donelo veoma veliko unapređenje.
Važno je znati da nisu svi ERP paketi potekli iz proizvodnje. Mnogi od njih nastali su od klasičnog računovodstvenog softvera koji se razvijao i sada integriše većinu ili sve funkcionalne oblasti poslovanja. ERP je potpuno integrisan sistem za upravljanje poslovanjem koji pokriva funkcionalne oblasti kao što su finansije, kadrovi i plate, proizvodnja, prodaja, logistika… ERP organizuje i integriše procese i tokove informacija kako bi se obezbedila optimalna iskorišćenost resursa kao što su ljudi, materijal, novac i mašine. ERP bi trebalo da je tesno integrisan sistem s poslovanjem.
Funkcionalne razlike
U opštem slučaju, i integrisani računovodstveni sistem i ERP sistem imaju brojne poslovne funkcije pokrivene jedinstvenim softverskim sistemom. Integrisani računovodstveni sistem, ipak, stavlja akcenat na operativnu efikasnost i računovodstvo, a ERP na poslovne procese, njihovu povezanost i mogućnosti proširenja radi pokrivanja više poslovnih funkcija.
Kako bismo razumeli razlike između računovodstvenog i ERP softvera, pogledajmo raspon funkcionalnosti koji oni tradicionalno pokrivaju. Računovodstveni softver stavlja fokus na jednostavno obavljanje računovodstvenih transakcija, kao što su izdavanje i prijem računa, obračun zarada, evidencija osnovnih sredstava, obračun PDV‑a, knjiženja, naplate i finansijsko izveštavanje. Ovaj pojednostavljeni prikaz ne umanjuje moć integrisanog računovodstvenog softvera. Postoji i neintegrisani računovodstveni softver koji se sastoji od modula koji mogu, a ne moraju biti međusobno povezani. U tom slučaju, podaci se nalaze u različitim bazama podataka (baza svakog modula), što je kao koncept inferiorno u odnosu kako na integrisani računovodstveni softver, tako i u odnosu na ERP‑a. Takva rešenja odavno smatraju prevaziđenim, mada su još uvek realno u upotrebi.
Iako postoji preklapanje u funkcionalnostima, računovodstveni i ERP sistem ipak su različiti. ERP softver je sistem za upravljanje resursima, praćenje materijalnih i nematerijalnih sredstava, materijala, kadrova i finansijskih resursa. Finansijski resursi mogu zazvučati isto, ali imajte na umu da ERP softver pokriva raspon funkcionalnosti koji često nije u standardnim računovodstvenim paketima. Na primer, upravljanje distribucijom, naprednu kadrovsku evidenciju, upravljanje životnim ciklusom proizvoda, performansama i odnosima s kupcima (CRM). To sve ima smisla, ako vam treba.
Jednostavno rečeno, računovodstveni softver, u tradicionalnom razumevanju termina, jeste podskup funkcionalnosti ERP softvera. Većina računovodstvenih paketa koji se mogu naći na tržištu nudi i funkcionalnosti kao što su upravljanje finansijama, planiranje i budžetiranje. Dodatno, računovodstveni softver je sazreo tokom godina i svojim funkcionalnostima ozbiljno se približio ERP sistemima.
Ciljevi
Računovodstveni i ERP softver mogu biti dve različite stvari, ali da li je to važno u današnjem poslovnom okruženju? Odgovor je – ne baš. Vidimo veliki napredak u funkcionalnostima računovodstvenog softvera, koji se ozbiljno približava ERP softveru, a s druge strane, dosta ERP softvera koristi se za osnovne računovodstvene funkcionalnosti. Tržište poslovnog softvera sazreva, računovodstveni softver napreduje i razvija se u tolikoj meri da se, po funkcionalnostima, ozbiljno približava ERP sistemima. Ipak, nazivanje računovodstvenog softvera ERP‑om ili nazivati ERP računovodstvenim softverom izaziva zabunu.
Integrisani računovodstveni softver ima za cilj da unapredi efikasnost i preciznost finansija i troškova, kao i prikaz odgovarajućih obaveznih i zahtevanih finansijskih izveštaja. Integrisani računovodstveni sistem postiže ovaj cilj pokrivanjem računovodstvenih procesa i funkcionalnosti. Svi računovodstveni podaci na jednom mestu obezbeđuju višu efikasnost, lakši rad i snižavaju operativne troškove rada. Dakle, glavni cilj računovodstvenog softvera jeste evidentiranje poslovnih događaja i praćenje poslovanja unazad. Napredniji računovodstveni softver može imati planiranje, ali ta funkcija najčešće je ograničena i nije na nivou planiranja svih resursa kao kod ERP‑a. Pitanje je koliko je uopšte moguće planirati sve resurse.
ERP sistem pokriva širu lepezu poslovnih procesa i obuhvata ih u jedan informacioni sistem. Glavni cilj mu je da olakša upravljanje poslovnim operacijama. Fokus ERP‑a, dakle, nije samo evidentiranje poslovnih događaja i transakcija već i planiranje, simuliranje, operativno, taktičko i strateško upravljanje kompanijom na osnovu informacija koje se generišu iz baze podataka ERP sistema. Takve informacije trebalo bi da su sveobuhvatnije i s većim nivoom detalja, lako dostupne u pravom trenutku. Upravo zbog ove kompleksnosti, detaljnosti i sveobuhvatnosti, ovakav scenario retko se sreće u praksi, što je posebna tema.
Integrisani računovodstveni softver pre svega namenjen je mikro, malim i manjim srednjim kompanijama i računovodstvenim agencijama. Ne zbog toga što takvom softveru nedostaju funkcionalnosti, već zato što su potrebe takvih kompanija manje. ERP softver je namenjen većim srednjim i velikim kompanijama, kako mu i samo ime kaže (enterprise), koje imaju veće potrebe. Tako je u teoriji. U praksi srećemo razne slučajeve, a sve pre svega zavisi od jasno definisanih potreba kompanije. Većini kompanija, bilo koje veličine, potrebne su osnovne funkcionalnosti: prodaja, nabavka, zalihe, partneri, finansijsko računovodstvo i plate. Dodatne funkcionalnosti mogu, ali ne moraju biti na spisku zahteva prosečne kompanije u Srbiji.
Stanje na tržištu Srbije
Nomenklatura nije uvek jasna. Počev od najprostijih funkcionalnih naziva (program za fakturisanje, program za nabavku) preko nešto naprednijih (računovodstveni program, program za knjigovodstvo, program za poslovanj) do složenijih integrisanih sistema (integrisan informacioni sistem, integrisan poslovni sistem, ERP), ali terminologija ne treba da vas zabrinjava. Pitanje za svakoga ko je u potrazi za informacionim sistemom, ERP‑om ili integrisanim računovodstveno‑finansijskim softverom glasi: koje poslovne funkcionalne oblasti taj softver podržava, do kog nivoa detalja funkcionalnosti i ko će vam pomoći da sve to da implementirate i podesite?
Na kraju, svaki softver koji se koristi u poslovanju kao podrška poslovnim procesima bilo koje funkcionalne oblasti jeste poslovni softver. Poslovni softver zahteva složeniji proces odlučivanja prilikom kupovine, implementaciju (prilagođavanje poslovnim procesima kompanije), obuku, održavanje, pametan proces pri izboru i odlučivanju. Zato što se poslovni softver u kompanijama, uzimajući u obzir tesnu integraciju sa svim poslovnim procesima, koristi u proseku 7‑10 godina, svaka kompanija mora da postavi sebi pitanje: Koliko može da nas košta pogrešan izbor, gledano na period od 7‑10 godina?
Miodrag Ranisavljević
(Objavljeno u Časopisu PC#226)
