Digitalno arhiviranje, papir konačno nestaje?

Put od papirnog skladištenja i arhiviranja dokumenata do potpunog prelaska svega u digitalnu formu bliži se kraju. Opštu digitalnu transformaciju biznisa i javnih servisa prati masovno uvođenje DMS softverskih rešenja i prelazak na elektronsko arhiviranje, koje sada postaje i zakonska obaveza.

Evolucija upravljanja dokumenata uslovljena je kako internim (svest o postojanju potrebe), tako i eksternim okolnostima kao što je pravna regulativa, a poricanje postojanja tih okolnosti uzrokuje vrlo konkretne štete po organizaciju koja se opire neminovnom procesu. E-arhive i DMS softver su iz sfere alata za pospešivanje konkurentnosti prešli u nešto bez čega savremena firma ne može uspešno da funkcioniše.

Arhiviranje prati tehnološke revolucije

Istorija sistematičnog upravljanja dokumentima počinje Drugom industrijskom revolucijom i Edvinom Sibelsom, koji je krajem XIX veka izumeo ormar za arhiviranje (kartoteku). Veliki ormari s mnoštvom fioka gde su dokumenti poređani po abecednom redu mogu se još uvek videti u nekim našim zdravstvenim i školskim ustanovama iako je njihovo vreme (i efikasnost) odavno prošlo.

Treću industrijsku revoluciju obeležilo je omasovljavanje upotrebe računara u poslovne i lične svrhe. Godine 1975. američki časopis Business Week je skovao neologizam paperless office (kancelarija bez papira), koji će tokom narednih decenija sloviti za nedostižan cilj čitave civilizacije. Već tada je počela borba između metalnih ormara – kartoteka i računara. Elektronske arhive značile su više korisnog prostora za organizaciju, smanjenje troškova skladištenja podataka i umanjenje rizika od njihovog gubitka.

Kada su računari počeli da se povezuju u lokalne mreže (LAN), kompanije su mogle da kreiraju i čuvaju dokumente daleko efikasnije. S druge strane, nove mogućnosti su izazvale nekontrolisano množenje nestrukturiranih dokumenata, koje su razbacani širom računarske mreže. Još tada su uočeni znaci nekih problema koji i danas postoje u mnogim organizacijama: nema kontrole verzija dokumenata, nema revizijskog traga (audit trail) niti dovoljne brige o bezbednosnim pitanjima.

DMS – svi dokumenti na jedan klik

Osamdesetih godina prošlog veka pojavljuju se sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima (eDMS). To je softver namenjen organizacijama pomoću kojeg one skladište, prate kretanje i upravljaju svojom dokumentacijom u elektronskom obliku. DMS softver zapravo služi za efikasno skladištenje, modifikovanje i preuzimanje elektronskih dokumenata u raznim (strukturiranim) oblicima: tekstualnih fajlova, poslovnih tabela i mnogih drugih.

Prvi DMS sistemi korišćeni su mahom za rudimentarnu digitalizaciju papirnih/fizičkih dokumenata (u vidu optičkog skeniranja, sa OCR obradom ili bez nje) i njihovo kasnije skladištenje u vidu fajlova. Današnji DMS softver pruža mnoge napredne funkcionalnosti, u skladu sa činjenicom da se sve više posluje u digitalnom domenu.

Elektronsko upravljanje dokumentima: danas i sutra

Dok s jedne strane u mnogim kompanijama radnici i dalje gube vreme tražeći pravu verziju dokumenta, napredne firme u potpunosti iskorišćavaju elektronsko upravljanje dokumentima, integrišući DMS sa svojim poslovnim procesima. Savremeni DMS softver upravlja digitalnim dokumentima i sadržajima, klasifikuje neorganizovane podatke, podržava version control funkcionalnost, obezbeđuje povrat izgubljenih podataka i podršku za cloud, uz pristup preko pametnih uređaja (mobilnost).

Ovo su samo neke od karakteristika savremenih DMS rešenja. Sva ona su osposobljena za potpuno i optimizovano upravljanje dokumentacijom, u šta spada akvizicija dokumenata (skeniranje i digitalna obrada fizičke dokumentacije, odnosno upload elektronske), automatsko, ručno ili kombinovano kreiranje metapodataka, čime se olakšava pretraga, integracija s drugim sistemima i platformama, validacija i provera kompletnosti dokumenata i njihova indeksacija.

Korisnicima DMS-a su na raspolaganju i druge funkcionalnosti, poput kontrole verzija dokumenta – mogućnosti da korisnici imaju uvid u sve prethodne verzije i izmene pojedinog dokumenta; rollback funkcije koja podržava preuzimanje neke od starijih verzija dokumenta u slučaju da je njegova izmena bila pogrešna ili nepoželjna ili Check-in/Check-out i Locking funkcionalnosti, kojima se obezbeđuje integritet dokumenta kojem više korisnika pokušava da pristupi istovremeno, uz čuvanje informacija šta je koji korisnik izmenio na njemu.

Zakonska obaveza

Od prvog dana Nove 2024. godine počinje primena propisa o čuvanju arhivske građe u elektronskom obliku. Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku određene su obaveze stvaraoca i imaoca dokumentarnog materijala u elektronskom obliku u pogledu pouzdanog čuvanja i arhiviranja, određen je način vršenja nadzora od strane nadležnog arhiva, kao i postupak izdvajanja i uništavanja dokumentarnog materijala u elektronskom obliku i izdvajanja i predaje arhivu dokumentarnog
materijala koji se čuva trajno, protekom roka od 30 godina od nastanka tog materijala.

Prvi DMS sistemi korišćeni su mahom za rudimentarnu digitalizaciju papirnih/fizičkih dokumenata (u vidu optičkog skeniranja, sa OCR obradom ili bez nje) i njihovo kasnije skladištenje u vidu fajlova. Današnji DMS softver pruža mnoge napredne funkcionalnosti

Primena propisa o elektronskom arhiviranju podrazumeva postojanje softverskog rešenja – informacionog sistema za pouzdano elektronsko čuvanje, kao i e-arhiva za potrebe državnih organa. Sve aktivnosti će se u budućnosti odvijati elektronski, preko softverskih rešenja i elektronskih servisa.

Prednosti implementacije DMS rešenja

• Prevencija gubitka ili oštećenja dokumenata
• Praćenje poslovnih informacija u
• realnom vremenu
• Viši stepen ekološke prihvatljivosti
• Daljinsko upravljanje sistemom
• Kontrola pristupa sistemu
• Ušteda u arhivskom prostoru

DMS u oblaku i preko pametnih uređaja

Kompanije se sve manje oslanjaju na lokalne servere za skladištenje svojih podataka ili na sopstveno IT osoblje koje ih održava. Sve više njih se odlučuje na prelazak na cloud.

„Softver kao usluga“ (SaaS) označava da se infrastruktura sistema za upravljanje dokumentima nalazi u oblaku i da je uvek ažuran softver dostupan preko Web browser-a, na zahtev korisnika.

Korisnici mogu da pristupaju DMS sistemu (čitavoj bazi dokumenata) i putem pametnih uređaja. Mogu da pretražuju dokumente i dele ih eksterno direktno sa svog mobilnog telefona ili tableta.

Epilog

Imati svu ažurnu dokumentaciju na jedan klik predstavlja ogromno olakšanje za celu kompaniju i sve njene organizacione jedinice. Umesto beskonačnih glasovnih ili video-poziva telefonom ili putem softvera radi koordinacije, slanja pojedinačnih i cirkularnih mail-ova i „šetanja papira“ između kancelarija ili korišćenja klasične pošte za zvaničnu korespondenciju sa spoljnim partnerima, DMS je kreiran da sve to „pakuje“ u jedinstvenu platformu kojoj u svakom trenutku mogu pristupati sve ovlašćene zaposlene osobe.

Na taj način štedi se dragoceno vreme, izbegavaju sve vrste nesporazuma i korupcije podataka i omogućava efikasna interna i eksterna komunikacija s poslovnim okruženjem.

Autor: Dušan Katilović