e-fakture: Ko je Kala consulting?
Najpre da se predstavimo. Kala consulting je osnovana 1. januara 2005, najpre kao agencija, od pre pet godina kao društvo sa ograničenom odgovornošću, a digitalizacijom podataka koji se razmenjuju u lancima snabdevanja započeli smo pre šest godina. Danas smo mi EDI (Electronic Data Interchange) provajderi najpoznatijih firmi na srpskom tržištu, kao što su Mercator, Coca Cola, Delhaize, Nelt, Tehnomanija… i da ne nabrajam više, pošto je spisak prilično dugačak, a plašim se da nekoga izostavim.
Gde su tu elektronske fakture
Putem EDI razmene, naši korisnici uz pomoć naših servisa razmenjuju narudžbenice, otpremnice, prijeme, račune, povrate, stanja zaliha, logističke naloge za prijem i otpremu, prognoze prodaje… Elektronske fakture su samo jedan podskup dokumenata koje razmenjujemo.
Ako me pitate da li postoje razlike između EDI kanala i sistema eFaktura – postoje. Osnovna razlika je u tome što se putem eFaktura razmena odvija između kompanija i države, odnosno b2g (kompanije prema državi), g2b (država prema kompanijama) i g2g (državane kompanije prema državnim kompanijama). Kod EDI kanala razmena se odvija direktno između kompanija bez posredovanja države b2b.
Takođe, kod eFaktura ne postoji masa podataka koji se koriste u EDI razmeni, kao što su: GLN – Global Location Number koji je u EDI-ju osnova za rutiranje podataka, nema GTIN-ova (Global Trade Identification Number), odnosno bar-kodova koji su jedinstveni u celom svetu. Podaci o proizvodima, ako se prenose, jesu interne šifre proizvoda i usluga, što je krajnje nepouzdan podatak. Takođe, fale razni vezni dokumenti, datumi i neke druge informacije koje su u EDI razmeni standardne.
Šta će biti s kompanijama koje već razmenjuju fakture EDI kanalom
Daleko od toga da želim da kritikujem sistem eFaktura, mislim da je to dobra inicijativa koja daje mnogo mogućnosti za uvođenje reda u finansijsko poslovanje države. Međutim, kompanije koje su već uvele razmenu prilagodile su elektronsku fakturu svojim potrebama. Njihovi partneri koji su pošiljaoci ili primaoci tih faktura takođe su prilagodili svoje elektronske dokumente. U softverima su urađena određena prilagođavanja i ne tako retko kompletan poslovni sistem je prilagođen digitalizovanom poslovanju. Konkretno, uzmimo na primer Mercator S za koji mi radimo EDI providing.
Razmena podataka kreće od narudžbenice koju Mercator S šalje svojim dobavljačima. Na osnovu te narudžbenice kreiraju se elektronske otpremnice koje dobavljač šalje Mercator-u S. Na osnovu tih otpremnica pravi se potvrda prijema u prodavnicama ili DS centrima i taj proces traje par minuta. Potvrda prijema se šalje dobavljaču i na osnovu nje nastaje faktura. Sva dokumenta su povezana. Nema više slanja pogrešne robe, nema prijema nenaručene robe, nema grešaka u fakturisanim proizvodima i količinama. Jedina greška koja se može desiti jeste da nije primenjena specijalna cena neke akcije. Sravnjivanje stanja u likvidaturi s partnerima traje nekoliko dana, i ažurno je na nivou meseca, a do sada je taj posao za prethodnu godinu trajao mesecima. Kod sistema eFaktura nema svih veznih dokumenata, nema GTIN-ova…
Da li je ovo korak unazad za kompanije koje su već uvele EDI
Na tržištu postoji mantra kako su EDI i eFaktura dve različite stvari. Ovu priču poturaju oni koji misle da se od razmene eFaktura brzo obogate. Razvili su jedan jednostavan servis za razmenu dokumenata i jedan jedini oblik XML UBL 2.1 tip prilagođen srpskom standardu. Svi koji hoće da rade s njima moraju sami ili sa svojim ERP provajderima da pripreme takav dokument i pošalju njima, da bi ga oni prosledili državi. To vam je kao da vi pripremite sve dokumente, dođete do Ministarstva finansija i tamo vas čeka portir koji kaže: „Daj to meni, ja ću uneti taj dokument unutra”. Vi kažete: „Hvala lepo“, a on: „Nemam ja ništa od hvala, to mora da se plati”. Onda se svi s pravom pitaju zašto uopšte da radimo preko „portira”, odnosno preko informacionog posrednika, kada to mogu da radim sam, besplatno, ili preko ERP provajdera kome sam već (debelo) platio da mi napravi XML?
A šta vi to različito nudite?
Mi smo samo nastavili da radimo ono što radimo već godinama, prilagođavamo elektronske dokumente potrebama naših korisnika, kako ostale tako i elektronske fakture!
Prvo smo se konsultovali s Ministarstvom finansija i Naledom i dobili uveravanja da sve ono što postoji standardno u XML UBL 2.1 dokumentu može da postoji i u traženom Srpskom standardu, a da centralni server neće te podatke gledati i da mu ne smetaju. Na taj način mi smo spojili ono što traži država i ostavili sve specifične podatke koji su potrebni za EDI razmenu, „i vuk sit i ovce na broju”. Na taj način uvođenje eFaktura neće biti korak unazad za firme koje već imaju EDI razmenu. Mogu da nastave sa optimizacijom svojih poslovnih procesa, dokumenti im neće predstavljati problem.
Osnovna razlika između nas i ostalih informacionih posrednika jeste u tome što su kod njih svi dokumenti isti, a kod nas se dokumenti razlikuju od korisnika do korisnika, a država tu razliku i ne primećuje.
Šta vas još odlikuje
Razlika je u tome što korisnik ne mora da napravi već pominjani Srpski standard dokumenata. Može nam dati XML u UBL formatu drugačije složen, može to biti i neki drugi XML format, kao što je Oagis, ili EDIFAKT, možemo raditi sa txh, csv, Excel tabelama, pa čak i sa PDF-om. To znači da se ERP programeri ne moraju mučiti s razvojem, ne moraju stalno raditi izmene softvera, a korisnici ne moraju skupo da plaćaju programiranje. Izvezite dokument iz softvera kako god znate i umete, a ako vam je to problem, jednostavno umesto da odštampate fakturu na štampaču, uradite to u PDF i pošaljite nama. Mi ćemo uraditi OCR dokumenta, i napraviti XML UBL 2.1 u potrebnom standardu. Čak ćemo i proveriti svaki dokument pre slanja na centralni server i vratiti ga korisniku ako nije ispravan.
Za one koji uopšte nemaju ERP softver obezbedili smo portal. Kroz ovaj portal možete razmenjivati fakture, ali i narudžbenice i sve ostale dokumente koje sam pominjao u tekstu, možete prikačiti razna prateća dokumenta. Praktično ste dobili mini-ERP softver. I to je velika razlika između našeg servisa i portala koje nudi država ili neki drugi posrednici.
Mi pratimo sve promene koje se dese na ulaznim ili izlaznim dokumentima naših korisnika i obaveštavmo ih o tome.
Što se tiče načina razmene dokumenata, i tu smo se prilagodili potrebama i mogućnostima korisnika. S nama možete raditi razmenu putem SFTP, AS2, API, Web protoka, mejla. Komunikaciju s državom prepustite nama.
U vezi sa elektronskom arhivom treba da razjasnimo stvari. Kod nas je arhiva ono što se nalazi u digitalnoj formi u softveru za upravljanje dokumentima, tj. Document Management sistemu – DMS, sve ostalo je obično čuvanje dokumenata. Mi čuvanje dokumenata radimo besplatno! U DMS sistemu možemo čuvati samo XML-ove, ili samo PDF-ove, ili i jedno i drugo. Cene DMS-a zavise od zauzetosti prostora.
Šta imate da nam kažete za kraj
Pored standardne razmene dokumenata, svojim korisnicima omogućavamo i dodatne funkcije koje optimizuju lance snabdevanja. Recimo, možete slati naloge za prijem i otpremu vašim 3PL provajderima elektronskim putem. Možete uvesti kontrolu zaliha vaše robe kod vaših kupaca i njima upravljati tako što ćete na vreme i u optimalnim količinama raditi nihovu nadopunu. Ovaj proces se naziva Vendor Managed Inventory – VMI. Ili obrnuto, kao što za Tehnomaniju prikupljamo podatke o stanju zaliha kod njihovih dobavljača. Ako nešto nema u Tehnomanijinoj prodavnici, nema problema, postoji online informacija da li ima kod BOSH-a, Beka… Takođe, možemo raditi prognozu prodaje na osnovu razmenjenih podataka. U stvari, danas je Kala consulting lider na tržištu Zapadnog Balkana u oblasti digitalne transformacije u lancima snabdevanja (Supply Chain Management). Pre mesec dana završili smo prvu fazu projekta „pametne fabrike” u fabrici stolica Čajavec. Prema rečima nemačke agencije GIZ, ovo je prvi projekat Industrije 4.0 u regionu, a u pripremi su još dva takva, ali o tome možemo neki drugi put.
Autor: Zoran Đurđević
