eKancelarija
Na Extreme danu 2012 domaćini su, između ostalog, predstavili novo rešenje nazvano eKancelarija. Poželeli smo da saznamo više o onome šta se krije ispod ovog imena – šta eKancelarija zapravo omogućava?
Šta je, zapravo, eKancelarija?
eKancelarija je softver za upravljanje najvažnijim poslovnim zadacima, počev od organizacije vremena i resursa, do kreiranja zadataka, upravljanja dokumentacijom i kontrole realizacije procesa. Prevashodna namena eKancelarije jeste da tradicionalni način kancelarijskog rada unapredi i automatizuje uvođenjem naprednih IT rešenja.
Kako ste došli na ideju da kreirate eKancelariju?
Razmišljali smo o načinu da rešimo neke interne izazove u organizaciji posla, pa nam se Microsoft SharePoint prirodno nametnuo kao alat, jer ga kao Microsoft partner sa zlatnom kompetencijom za portale odlično poznajemo. Zanimljivo je da su u mnogim firmama čuli za (ili već imaju) Microsoft SharePoint, ali se retko gde on koristi za nešto više od klasičnog deljenja dokumenata.
Kada smo identifikovali i rešili neke od ključnih izazova u sopstvenoj firmi, kroz kontakt sa drugim firmama smo uvideli da nismo po tom pitanju jedinstveni, te da bi ono što je pomoglo nama, moglo da pomogne i drugima. Tako je rođena eKancelarija, koju sada nastavljamo da razvijamo i obogaćujemo novim funkcionalnostima.
Koji su to ključni izazovi koje pominjete?
Njih ima više, ali se uglavnom tiču aktivnosti u kojima je potrebno da se zaposlenima pruži jedno mesto da sarađuju na zadacima, projektima i dokumentima. Naravno, sam izazov se sastoji u tome da se aktivnosti obavljaju bez smetnji, a da se pritom zaposlenima uštedi vreme. Deljeni folderi, koje ima skoro svaka firma, ne mogu na pravi način da odgovore na ove zahteve.
Na osnovu dosadašnjeg iskustva došli smo do zanimljivog zaključka – sistem kao što je eKancelarija najviše vremena štedi ključnim zaposlenima koji ga troše na pronalaženje dokumentacije, ručno pravljenje izveštaja iz razbacanih excel evidencija i tome slično. eKancelarija adresira baš takve zaposlene i pruža im pomoć oko onih aktivnosti koje ima oduzimaju najviše vremena: pretraga dokumenata, evidencija ugovora, praćenje projekata, zajednički rad na izradi dokumenata, evidencija odsustva zaposlenih i putnih naloga, praćenje izdatih a nevraćenih otpremnica i ugovora itd.
Koji je konkretno način da eKancelarija pomogne u ovim poslovima?
Mi volimo da kažemo da eKancelarija brine o svim rutinskim poslovima i dozvoljava vama da se bavite onime čime i treba da se bavite. To, uostalom, tehnologija i treba da radi. eKancelarija je skup modula koji brinu da se različiti procesi u firmi dogode na željeni način, uz maksimalnu efikasnost svih korisnika i učesnika u njima. Podrazumeva automatska obaveštenja članovima tima o rokovima, podsećanja, preglede statusa, mogućnost odobravanja aktivnosti ili dokumenata, zajednički rad na dokumentima, pregled zajedničkih kalendara i resursa i sve ono što je potrebno da bi vođa tima imao kontrolu nad procesom, a svi članovi tima imali tačno definisan zadatak, odgovornosti i rokove. Jedna od osnovnih prednosti jeste to što su sva dokumenta koja skladištite u eKancelariju pretraživa i do njih se vrlo lako dolazi onda kada zatrebaju. Naravno, eKancelarija omogućava kontrolu pristupa, pa dokumenta i aktivnosti vide samo oni kojima je namenjeno da ih vide.
Kako biste u najkraćem opisali dobrobiti koje eKancelarija može da donese jednoj firmi?
Na prvo mesto bismo stavili uštedu vremena, i to uštedu vremena ključnih ljudi u firmi – onih koji se bave organizovanjem i vođenjem timova. Napravili smo i kalkulaciju – ukoliko firma ima 20 zaposlenih i svako od njih uštedi 15 minuta dnevno (što je minimum, budući da pronalaženje ugovora u delovodniku od 300 ugovora traje oko 11 minuta) obavljajući administrativne zadatke uz pomoć eKancelarije, onda na godišnjem nivou štedite 165 radnih dana na nivou firme. Nije loše, zar ne?
Pored ove računice, naše kolege iz razvoja vole da, objašnjavajući koliko je eKancelarija postala važna u našem poslovanju, daju kao primer to što čim urade nešto na njoj (testiraju novu funkciju ili izmene malo dizajn), telefon odmah počinje da zvoni i ne prestaje sve dok svi ne dobiju informaciju o tome šta se tačno događa da bi mogli da nastave sa radom.
Extreme, www.extreme.rs
Milan Bašić
