eSekretarica – Usaglašavanje ugovora bez po muke
Ukoliko se kod vas u firmi svakodnevno potpisuje više ugovora koje odobrava (parafira) nekoliko osoba ili čak sektora, onda znate šta to znači – brojne različite verzije, komentari u e‑mail‑ovima ili prilozima ili, još gore, na odštampanoj verziji, izgubljeni i zaboravljeni dokumenti, beskrajno šetanje od osobe do osobe dok se ne postigne konačna verzija…
Firma Extreme razvila je na platformi Microsoft SharePoint softversko rešenje za ovaj specifičan problem, s prigodnim nazivom eSekretarica. Koncept je jednostavan – set pravila omogućavaju tri važne stvari za ovaj proces: da se poštuje procedura preispitivanja ugovora, da se proces odobravanja sprovede na najbrži mogući način i da postoji evidencija o čitavom procesu nakon što se on završi.
Pravila su pravila
Sve što podleže pravnoj regulativi nosi sa sobom niz procedura koje se moraju poštovati. Kroz eSekretaricu se definiše ko ima pravo da ugovor menja i kada to sme da radi, kako bi bilo jasno ko snosi odgovornost za svaki član ugovora. Takođe, u svakom momentu jasno je kod koga se ugovor trenutno nalazi na odobrenju i koliko dugo.
Na taj način izbegavaju se situacije koje se toliko često pojavljuju – da ugovor bude izgubljen, da se ne zna njegova trenutna lokacija i šta je to što se zapravo čeka da bi se ugovor zaključio.
Preko preče, naokolo bliže
Jedan od glavnih problema s kojim se firme susreću jeste predugačak proces potpisivanja ugovora. Potpuno razumljivo – ljudi koji najčešće učestvuju u preispitivanju, po pravilu imaju i mnogo drugih obaveza, te se lako desi da pregledanje nekog ugovora bude na niskoj lestvici prioriteta. Kada, pritom, treba organizovati više takvih zaposlenih, to može da potraje i po nekoliko meseci.
eSekretarica definiše tačan redosled po kome učesnici treba da pregledaju dokument, a svaki učesnik dobija e‑mail o tome kada je „njegov red“ i podsetnik ukoliko u definisanom roku nije ispunio svoju obavezu.
Crno na belo
Ugovor, prema zakonu, mora biti zaveden i arhiviran. Međutim, ono što kao informacija često nedostaje jeste odgovor na pitanje kako je došlo do konačne verzije ugovora. Ko je dao koju primedbu, priložio koji dokument, izmenio koji deo ugovora – pitanja su na koje se najčešće ne može lako naći odgovor.
eSekretarica čuva kompletnu istoriju procesa, a uz to omogućava pretraživanje čitave arhive po ključnim rečima.
(Objavljeno u časopisu PC#237)
