Microsoft Flow: Jednostavna integracija aplikacija i servisa

Po­ve­zi­va­nje naj­po­pu­lar­ni­jih a­pli­ka­ci­ja i ser­vi­sa na glo­bal­noj mre­ži lak­še je ne­go ikad. Je­din­stve­na a­pli­ka­ci­ja Mi­cro­soft Flow in­te­gri­saće mno­ge ser­vi­se ko­je ko­ris­ti­te i po­ve­za­ti sve što treba.

Ka­ko in­te­gri­sa­ti Gmail i OneDrive for Business u ci­lju ar­hi­vi­ra­nja mail pri­lo­ga ili po­kre­nu­ti odo­bra­va­nje do­ku­men­ta­ci­je pu­tem mo­bil­nog te­le­fo­na? Na ko­ji način Facebook o­bja­ve upi­si­va­ti u SharePoint lis­tu ili pro­sle­di­ti na e‑mail ne­kog ko­ri­sni­ka? Da li je mo­guće Twitter o­bja­ve sa o­dređenim ta­go­vi­ma upi­si­va­ti u SQL ba­zu?

Od­go­vor na sva ova pi­ta­nja pred­stav­lja Microsoft Flow! Da ni­je reč sa­mo o još je­dnom u ni­zu ser­vi­sa iz Microsoft Office‑a 365, potvrđuje i sve veći broj flow ak­tiv­nos­ti ko­je se sva­ko­dnev­no kre­ira­ju na na­lo­zi­ma kraj­njih ko­ri­sni­ka. Šta je za­pra­vo Microsoft Flow?

Po­ve­ži­te s(v)e

Reč je o cloud ba­zi­ra­nom ser­vi­su u o­kvi­ru Office 365 na­lo­ga ko­ji omo­gućava in­te­gra­ci­ju i kre­ira­nje auto­ma­ti­zo­va­nih za­da­ta­ka i­zmeđu ra­zličitih a­pli­ka­ci­ja. Na taj način mo­že­te po­ve­zi­va­ti re­še­nja ra­zličitih pro­i­zvođača u ci­lju mno­go­broj­nih op­ci­ja za sin­hro­ni­za­ci­ju, ar­hi­vi­ra­nje, odo­bra­va­nje, auto­ma­ti­za­ci­ju i to bez po­tre­be za pi­sa­njem pro­gram­skog ko­da jer se ra­di o po­de­ša­va­nji­ma na ba­zi go­to­vih ša­blo­na. Ne­ke od naj­po­pu­lar­ni­jih a­pli­ka­ci­ja, kao što su Face­book, Instagram, Twitter, Blogger, Gmail, Mailchimp, Pinterest, Dropbox, Trello, Slack, sa­mo su deo bo­ga­te ga­le­ri­je pre­de­fi­ni­sa­nih ša­blo­na ko­ji predstavljaju o­dličnu po­la­znu o­sno­vu za brza i je­dnos­tav­na po­de­ša­va­nja.

Na ko­ri­sni­ku je da pu­tem je­dnos­tav­nih di­ja­lo­ga de­fi­ni­še že­lje­na po­de­ša­va­nja, une­se po­dat­ke za auten­ti­fi­ka­ci­ju i o­dre­di učes­ta­lost po­nav­lja­nja, na­kon čega se kre­ira­ju po­tre­bni flow za­da­ci. Pri­li­kom kre­ira­nja, za­dat­ke je mo­guće tes­ti­ra­ti s de­mo ili re­al­nim po­da­ci­ma, kao i is­pra­ti­ti is­to­ri­ju po­nav­lja­nja. Flow za­da­ci, u smi­slu pra­va ko­rišćenja, mo­gu bi­ti lični ili tim­ski, a op­ci­je za i­zvoz omo­gućava­ju da je­dnom kre­iran flow vrlo la­ko mo­že da se ak­ti­vi­ra i na Office 365 na­lo­gu ne­ke dru­ge or­ga­ni­za­ci­je.

Flow i­zvrša­va­nja praćena su de­talj­nim oba­ve­šte­nji­ma na mo­bil­nim uređaji­ma za­hva­lju­jući dos­tu­pnim a­pli­ka­ci­ja­ma za sve mo­bil­ne ope­ra­tiv­ne sis­te­me. Ko­ri­snik je u sva­kom tre­nut­ku upo­znat s pro­me­na­ma ko­je se de­ša­va­ju, a mo­že i ak­tiv­no da učes­tvu­je u i­zvrša­va­nju za­da­ta­ka ta­ko što ima pra­vo da o­dređene stav­ke pre­gle­da, odo­bri, i­zme­ni, obus­ta­vi…

La­ko i za la­ike

Po­pu­lar­nost Flow za­da­ta­ka o­gle­da se u činje­ni­ci da su pre po­ja­ve ovog ser­vi­sa, mo­gućnos­ti za po­ve­zi­va­nje Microsoft ala­ta s dru­gim pro­i­zvođačima po pra­vi­lu za­hte­va­le do­da­tno pro­gra­mi­ra­nje, ku­po­vi­nu ra­zličitih ko­nek­to­ra, kao i i­zme­ne na pos­to­jećoj in­fras­truk­tu­ri.
Uzi­ma­jući u ob­zir da je Office 365 pri­mar­no na­me­njen po­slov­nom o­kru­že­nju, sva re­še­nja ko­ja mo­gu da obe­zbe­de do­da­tnu u­šte­du vre­me­na i pos­tav­ku že­lje­nog sce­na­ri­ja bez pre­ve­li­kih tro­ško­va, ima­ju po­ten­ci­jal da za­u­zmu svo­je mes­to u o­kvi­ru po­slov­nih pro­ce­sa mno­gih kom­pa­ni­ja. Microsoft Flow je u­pra­vo je­dan od načina da se pos­ti­gnu una­pređenja, jer u naj­većem bro­ju slučaje­va mo­že da za­me­ni ljud­ski fak­tor, čime se utiče i na stan­dar­di­za­ci­ju pro­ce­sa.

Na­vešćemo pri­mer iz prak­se. Kom­pa­ni­ja sre­dnje ve­ličine, la­nac od 28 hi­per­mar­ke­ta, ima za­kon­sku oba­ve­zu da sva­ke go­di­ne po­dno­si za­htev za do­bi­ja­nje do­zvo­le za pro­met du­va­na na ma­lo. Tra­di­ci­onal­ni način na ko­ji su za­po­sle­ni re­ali­zo­va­li ovaj za­da­tak po­dra­zu­me­vao je pre­uzi­ma­nje Word ša­blo­na sa zva­ničnog saj­ta agen­ci­je, za­tim po­pu­nja­va­nje o­bras­ca za sve o­bjek­te po­je­di­načno, štam­pu pri­prem­lje­nih za­hte­va i da­lje ne­za­obi­la­znu upo­tre­bu pečata, za­vođenje u de­lo­vo­dnu knji­gu i ot­pre­mu pre­ma pru­ža­ocu po­štan­skih u­slu­ga. Po­tre­bno vre­me? Ve­ro­va­tno ne­ko­li­ko sa­ti, mo­guće i par da­na u to­ku je­dne po­slov­ne go­di­ne. Uko­li­ko po­me­nu­tom za­hte­vu do­de­li­mo i svu dru­gu do­ku­men­ta­ci­ju ko­ju je po­tre­bno ge­ne­ri­sa­ti u o­dređenim re­dov­nim ite­ra­ci­ja­ma ka­ko zbog za­kon­skih, ta­ko i unu­tar­kom­pa­nij­skih po­tre­ba, do­bićemo značaj­no vre­me ko­je za­po­sle­ni tro­še na po­me­nu­te ak­tiv­nos­ti.

Da li sve to mo­že brže, lak­še i pot­pu­no auto­ma­ti­zo­va­no? Da, i us­pe­šno fun­kci­oni­še! U po­me­nu­toj kom­pa­ni­ji kre­iran je flow, tačni­je je­dan tok po­sla sačinjen od ni­za ak­tiv­nos­ti ko­ji se i­zvrša­va­ju sva­ko­dnev­no u o­dređeno vre­me. Na ba­zi o­snov­nog ši­far­ni­ka hi­per­ma­ke­ta ko­ji sa­drži na­ziv o­bjek­ta, kon­takt po­dat­ke, da­tum va­že­nja do­zvo­le, od­go­vor­nu oso­bu itd. po­kreće se flow ko­ji pro­na­la­zi sve o­bjek­te sa is­te­kom do­zvo­le u sle­dećih 15 da­na. Sle­di auto­ma­ti­zo­va­no pre­uzi­ma­nje va­žećeg Word o­bras­ca s jav­no dos­tu­pne Web lo­ka­ci­je agen­ci­je i is­tov­re­me­no ma­pi­ra­nje po­da­ta­ka o o­bjek­tu di­rek­tno u pre­de­fi­ni­san o­bra­zac Word do­ku­men­ta, baš ka­ko bi to učinio i ko­ri­snik di­rek­tnim uno­som u po­lja o­bras­ca.

Na­kon kre­ira­nja po­je­di­načnih za­hte­va, oni se kon­ver­tu­ju u PDF for­mat i u for­mi e‑mail za­hte­va s pri­lo­gom pro­sleđuju na e‑mail na­lo­ge od­go­vor­ne oso­be za kon­kre­tan hi­per­mar­ket, na zva­ničnu mail a­dre­su agen­ci­je i di­rek­tno u elek­tron­ski de­lo­vo­dnik. Ce­lo­ku­pan pro­ces zav­ršen za sve­ga ne­ko­li­ko mi­nu­ta. Od­go­vor­na oso­ba u hi­per­mar­ke­tu is­tov­re­me­no do­bi­ja i push no­ti­fi­ka­ci­ju na mo­bil­nom uređaju da je za­htev us­pe­šno kre­iran, pro­sleđen kao i di­rek­tan link za pre­gled PDF za­hte­va. Na­kon pri­je­ma no­ve do­zvo­le, ona se ske­ni­ra uz ažu­ri­ra­nje da­tu­ma va­že­nja, čime se pro­ces po­no­vo po­kreće sle­deće go­di­ne.

Do­ku­men­ti na oku­pu

Kom­pa­ni­je sva­ko­dnev­no ra­zme­nju­ju ra­zna do­ku­men­ta s kli­jen­ti­ma. Do­ku­men­ta se pre­tra­žu­ju, de­le s dru­gi­ma ko­le­ga­ma, me­nja­ju, odo­bra­va­ju i sl. Microsoft Flow una­pređuje ove ak­tiv­nos­ti ta­ko što pru­ža op­ci­je da sve pri­lo­ge ko­je ša­lje­mo kli­jen­ti­ma pu­tem e‑mail‑a ar­hi­vi­ra u po­se­bne bi­bli­ote­ke u o­kvi­ru One Drive For Busines, Dropbox, Google Drive ili FTP ser­vi­sa. Sva po­sla­ta do­ku­men­ta na je­dnom mes­tu, kla­si­fi­ko­va­na i dos­tu­pna s bi­lo kog uređaja ili lo­ka­ci­je, s do­da­tnim opi­snim po­da­ci­ma.

O­dlučili ste da uve­de­te elek­tron­ske fak­tu­re, do­ku­men­ta sačinje­na u va­šem ERP o­kru­že­nju, di­gi­tal­no pot­pi­sa­na i sprem­na za sla­nje kli­jen­tu? Tre­ba vam ar­hi­va i brza pre­tra­ga fak­tu­ra? Sve što tre­ba da ura­di­te jes­te da PDF elek­tron­sku fak­tu­ru ar­hi­vi­ra­te u SharePoint Online ili OneDrive for Business bi­bli­ote­ku uz oda­bir na­zi­va kli­jen­ta na ko­jeg se o­dno­si. Microsoft Flow će do­ku­ment kao pri­log do­de­li­ti u pre­de­fi­ni­san ge­ne­rički mail i is­po­ručiti na e‑mail kli­jen­ta. Va­ma os­ta­je de­talj­na evi­den­ci­ja svih i­zda­tih i pro­sleđenih fak­tu­ra ko­ju je­dnos­tav­no mo­že­te pre­tra­ži­va­ti, sor­ti­ra­ti, gru­pi­sa­ti ili fil­tri­ra­ti.

Microsoft Flow dos­tu­pan je u ra­zličitim Office 365 pla­no­vi­ma ili kao po­je­di­načno li­cen­ci­ran so­ftver. Pla­no­vi Microsoft‑a u de­lu da­ljeg una­pređenja fun­kci­onal­nos­ti u­sme­re­ni su pre­ma po­većanju bro­ja a­pli­ka­ci­ja i ko­nek­to­ra ko­ji će bi­ti dos­tu­pni. Po­ve­za­nost s dru­gim Office 365 ser­vi­si­ma, kao što su Microsoft Teams, Planner, Exchange Online, SharePoint Online itd. do­da­tno pro­ši­ru­ju mo­gućnos­ti ovog na­pre­dnog ser­vi­sa.

Korisna adresa: extre­me.rs