Od e-dokumenata do papira
Poslovno okruženje ne može da se oslobodi papirnih dokumenata, ali može njima da barata efikasnije. U tome pomažu Document Management System (DMS) i Print Management System (PMS).
Ulazak računara u poslovno okruženje umnogome je olakšalo brojne aktivnosti, ali je neke procese i zakomplikovalo. Baratanje različitim tipovima dokumenata, njihovo kreiranje, menjanje i slanje uglavnom su mnogo lakši nego nekada ‑ setite se samo slanja faksom, proveravanja prispeća, ponovnog slanja… Računari su u velikoj meri doprineli porastu problema čuvanja i pristupa dokumentima u elektronskom formatu. Svaki zaposleni ima neki svoj sistem, sve se nalazi na njihovim pojedinačnim računarima, retko je skladište podataka centralizovano, a o kontroli verzija ili redovnom backup‑u da i ne pričamo. Tu na scenu stupa DMS.
Kontrola dokumenata
Skraćenica DMS može da označava Document Management Software ili Document Management System. U obe varijante odnosi se na primenu softverskih rešenja za upravljanje dokumentima u poslovnom okruženju, ali kada se govori o sistemu, rešenje je značajno kompleksnije, s više funkcionalnosti i neretko usklađeno sa zakonskom regulativom o čuvanju poslovne dokumentacije.
Softver za upravljanje dokumentima treba pre svega da omogući sigurno mesto na kom su elektronski dokumenti smešteni (u današnje vreme obično u cloud), da svi zaposleni mogu da im pristupe i na njima sarađuju, bez pravljenja sopstvenih kopija koje unose konfuziju.
U doba u kojem je kreiranje novih dokumenata previše lako i njihov broj neprekidno raste, primena ovakvih rešenja može da olakša čuvanje i pretragu dokumenata kojima se barata unutar kompanije. U ovom kontekstu, rešenja su Dropbox, Box, Google Drive ili Microsoft OneDrive u verzijama za poslovnu primenu.
Ukoliko razmišljate u ovom smeru, treba reći i da su neka od rešenja fokusirana samo na upravljanje dokumentima, odnosno fajlovima, a neka dolaze s dodatnim mogućnostima poput e‑mail hosting‑a (Google Drive) ili kompletnog paketa kancelarijskih programa (Microsoft OneDrive u Office 365 paketu). Kod nekih ćete dobiti i mogućnost elektronskog potpisivanja dokumenata, a u nekim slučajevima naprednije funkcionalnosti plaćaju se dodatno. Na kraju, ako više volite da sami kontrolišete svoje IT resurse, možete se opredeliti i za OwnCloud (ili neko srodno rešenje) koje instalirate na sopstveni server i tako zaobilazite eksterne servise.
Korak dalje
Ponekad jednostavan softver za čuvanje i saradnju na dokumentima nije dovoljan. Možda ste u industriji koja ima strožu regulativu, možda je vaša kompanija kompleksniji sistem kojem treba bolja organizacija procesa rada s dokumentima, a možda „samo“ želite da digitalne i papirne dokumente objedinite u jedan sistem. Tada vam postaje potreban Document Management System.
Za razliku od softvera za upravljanje dokumentima, sistem treba da bude toliko integrisan u poslovanje kompanije da svaki dokument koji nastaje u njoj, ili dolazi do nje putem e‑mail‑a, regularne pošte, faksa (tamo gde se i dalje koristi) i na bilo koji drugi način, najpre „uđe“ u DMS pre nego što bilo ko u kompaniji preuzme dalji rad s njim. Nakon što je dokument ušao u kompaniju, DMS rešenje omogućava njegovo bezbedno čuvanje (u sopstvenoj ili eksternoj infrastrukturi), definisanje prava pristupa unutar kompanije (za pojedinačne zaposlene i različite grupe definisane po sektorima ili po funkcijama…), kao i različite načine da se dokument pošalje van sistema, odnosno da se nekome spolja omogući pristup dok je dokument u sistemu.
DMS mora da obezbedi čuvanje svih dokumenata u arhivi, kao i da omogući njeno lako pretraživanje. Uz to, trebalo bi i da čuva kompletnu istoriju aktivnosti sa svakim dokumentom – od toga na koji način je dokument ušao u sistem, preko toga ko mu je pristupao i ko ga je menjao, do toga da se čuvaju različite verzije istog dokumenta, tako da se u svakom trenutku može vratiti i na neku stariju ukoliko je to potrebno. Generalno, s DMS rešenjem u svom arsenalu poslovnog softvera, kompanije mogu biti sigurne da dokumenti neće nestajati, da će uvek moći lako da nađu ono što im treba, te da će zadovoljiti zakonsku regulativu u pogledu čuvanja poslovne dokumentacije.
Upravljanje štampom
Kad pričamo o dokumentima u poslovnom okruženju, nužno dolazimo i do momenta štampanja. Iako na prvi pogled izgleda kao da je to sve ređa potreba, zapravo i dalje se u kancelarijama štampa mnogo. Neke statistike govore i o 10.000 strana po zaposlenom godišnje! Što je veća firma, to je i problem veći, a rešenje za njega leži u boljoj kontroli, odnosno primeni rešenja za upravljanje štampom – PMS (Print Management System).
Odgovarajuće rešenje doneće kompaniji i neke druge prednosti osim uštede. Na prvom mestu je bezbednost. Umesto da bilo ko, bilo kada može da odštampa šta god poželi i da o tome ne postoji trag, softver počinje da beleži svaku akciju vezanu za upotrebu MF uređaja. Dodatno, kontrola pristupa uređajima moguća je pomoću ID kartica, PIN kombinacija ili korisničkih imena, uz definisanje funkcionalnosti koje svaka osoba može da iskoristi na uređaju.
Moguće je podesiti sistem tako da dokumenti neće biti odštampani dokle god korisnik ne dođe do uređaja. Ako je poslao pogrešne ili nepotrebne verzije dokumenata na štampu, te procese može da otkaže pre nego što se papir i toner nepovratno potroše. Dodatnu uštedu mogu da donesu i sistemska podešavanja na koja korisnici nemaju uticaj poput forsiranja dvostrane štampe ili definisanja tipa dokumenata koji će uvek biti odštampan crno‑belom tehnikom (na primer, e‑mail poruka), ili definisanja koje aplikacije mogu da štampaju u boji (na primer, samo one namenjene radu s grafičkim fajlovima).
Rešenje za upravljanje štampom može i da preusmeri dokument na uređaj čija je isplativost veća od uređaja koji je npr. najbliži korisniku ili na uređaj čiji je kapacitet tonera i papira u tom trenutku odgovarajući za poslati dokument, kako ne bi došlo do zastoja u radnim procesima. Na produktivnost dodatno utiču i opcije vezane za skeniranje – skenirani dokument se na klik šalje e‑mail‑om korisniku, snima u odgovarajući folder ili se, na primer, direktno integriše sa ERP softverom koji kompanija koristi u poslovanju.
Na kraju, moguće je i dozvoliti gostima da odštampaju ono što im je potrebno u određenom trenutku, kao i definisati s kojih sve dodatnih uređaja (verovatno laptop, pametni telefon, tablet, USB memorija) i na koji način, zaposleni mogu da odštampaju potrebne dokumente.
Efikasnije poslovanje
U savremenom poslovnom okruženju, mora se stalno raditi na povećanju efikasnosti i produktivnosti, odnosno na kontroli troškova. U domenu rada s dokumentima, kombinovanje adekvatnog sistema za upravljanje dokumentima i štampom nameće se kao stavka koju menadžment ne sme da zanemari.
Outsourcing štampanja
Oksimoron iz naslova zapravo se odnosi na to da je kompanijama danas dostupna mogućnost da ne budu vlasnici nijednog štampača u svom okruženju, pa čak ni softvera za upravljanje štampom, ali da istovremeno iskoriste sve prednosti koje ovakva postavka donosi. Iznajmljivanje štampača za kompanije znači manju inicijalnu investiciju. Umesto da za relativno male pare kupe štampač lošijih karakteristika, mogu da za određeni mesečni iznos na korišćenje uzmu uređaj čiji će kapaciteti i funkcionalnosti ispuniti njihove potrebe. U zavisnosti od potreba, to može biti čitav raspon uređaja, od klasičnog crno‑belog laserskog štampača do multifunkcijske „zveri“ sa fiokama kapaciteta više hiljada listova i dodatnim uređajima za razvrstavanje otisaka i heftanje.
