Do konsultanta u sedam koraka

Neko je rekao da biti dobar konsultant znači govoriti istinu i onda kada vam to ne ide u prilog. Važno je izabrati konsultanta koji će se u svakom trenutku pridržavati profesionalnog kodeksa, radeći u korist svog klijenta. Kako da dođete do konsultanta koji će vam pomoći da izaberete poslovni softver za firmu?

Poslovni softver u kompaniji „traje“ od pet do preko 10 godina, a često i duže. Ako ne verujete, proverite koliko su traženi COBOL programeri i kolike su im plate. Zbog ovako dugog životnog veka neophodno je napraviti dobar izbor, jer jednom implementiran poslovni softver uopšte nije lako promeniti. Zato treba biti oprezan i izbeći softver s previše opcija, isuviše novu ili pak staru tehnologiju, kompleksnost koja prevalizazi potreba kompanije, pa i prevelika očekivanja od softvera. Cilj ovog teksta jeste razmatranje ključnih stavki o kojima treba razmišljati i pitanja koja morate postaviti prilikom odabira konsultanta za izbor poslovnog softvera. Zato razmatramo sedam ključnih koraka koji vam mogu pomoći da odredite koji su to kriterijumi.

1. Zašto: Postavite ciljeve

Pre nego što počnete da razmišljate o poslovnom softveru a samim tim i o konsultantima, definišite ciljeve i razloge zbog kojih razmišljate o nabavci novog poslovnog softvera, nadogradnji ili zameni starog, kao i o očekivanim rezultatima takvog procesa. Odgovor na pitanje „zašto kupujem, menjam, nadograđujem“ osnovni je preduslov za početak priče s konsultantima, mada vam oni i u tome mogu pomoći.

Jedan od najčešćih motiva za nabavku softvera jeste centralizovanje poslovnih podataka radi boljeg i efikasnijeg donošenja poslovnih odluka. I drugi razlozi nisu nebitni: optimizacija i pojednostavljenje složenih poslovnih procesa, prelazak na novu softversko‑hardversku platformu, zakonodavna i regulatorna usaglašenost… Svaka kompanija mora za sebe da odluči koji su njeni razlozi, konsultujući i stručnu literaturu. Časopisi, knjige, web izdanja, portali, posete sajmovima, seminarima i, u poslednje vreme veoma popularnim, webinarima (online seminar) predstavljaju značajne izvore informacija koji kompanijama mogu pomoći u definisanju svog zašto.

2. Procenite iskustvo

Drugi korak je utvrđivanje da li konsultant ima iskustva s vrstom softvera koji je vama potreban. Ako konsultant ima iskustva sa finansijsko‑računovodstvenim softverom a vi tražite softver za proizvodnju, vrlo je verovatno da vam on neće mnogo pomoći u razmatranju opcija. Ovde je veoma važno da konsultant razume poslovanje, ali i softverska rešenja, kao i njihov međuodnos. Ovaj korak može se učiniti nevažnim ili malim, ali iznenađujuće je koliko često organizacije preskoče ovu osnovnu analizu. Vrlo je verovatno da ćete se, ako razmišljate o softveru za proizvodnju, obratiti stručnjaku iz te oblasti, a ne konsultantu koji ima iskustva sa softverom za vođenje omladinskih zadruga.

3. Šta konsultant radi za vas

Svaki konsultant ima svoje osnovno polje ekspertize i to se često nalazi u cenovniku. Treći korak je veoma važan jer je tu potrebno da odlučite koje osnovne usluge želite od konsultanta. Na primer, možete napraviti listu stavki u vezi s kojim vam je potrebna pomoć. Evo nekoliko primera: konsultant vam može pomoći da procenite trenutno stanje – da bi se utvrdilo da li uopšte trebate menjati svoj postojeći sistem. Može vam pomoći u definisanju potreba i zahteva – da se utvrdi šta se očekuje od novog sistema. Može vam pomoći da suzite izbor na nekoliko relevantnih poslovnih rešenja. Takođe, može pomoći učestvovanjem na prezentacijama rešenja, tako što će na prezentaciji forsirati samo ono što je važno za vaše poslovanje, a ne prezentaciju kompletnih mogućnosti bilo kog softvera (em se nepotrebno troši vreme, em ne možete nikako rangirati rešenja). Zatim, u izboru implementacionog partnera, u donošenju odluke i definisanju finalnih kriterijuma za izbor, kao i analizi troškova kako biste poredili „jabuke s jabukama“ a ne „babe i žabe“!

Iskusan konsultant vam može pomoći oko pregleda ugovora za softver/održavanje/podršku/hardver i usluge implementacije i pomoć oko postizanja fer i balansiranog dogovora. I na kraju, pregled plana implementacije kao dodatni par očiju pri utvrđivanju koliko je taj plan realan i da li uključuje sve neophodne korake i potrebne resurse sa obe strane. Suština je u tome da se upare usluge koje su vam potrebne sa uslugama koje potencijalni konsultanti nude.

4. Koje dopunske usluge mogu da vam zatrebaju

Konsultantski posao zahteva širinu znanja i iskustva koje se može primeniti na različite poslovne scenarije, pa je četvrti korak u odlučivanju pregled dodatnih usluga koje vam mogu zatrebati i koje vam konsultanti mogu pružiti imajući u vidu specifičnosti vaše kompanije. Neke od dodatnih usluga, mada jasna granica svakako ne postoji, mogu biti: pomoć u definisanju projekta, preporuka procesnih promena u kompaniji koje su neophodne za najbolje iskorišćenje novog sistema, obuka i edukacija u vezi s novostvorenim mogućnostima, kao i skretanje pažnje na moguće zamke koje treba izbeći.

Konsultant može da bude posrednik i pregovarač („evanđelista“) u kompanijama gde ima unutrašnjih „političkih“ nesuglasica koje remete postizanje dogovora; pomoć u oblastima u kojima nedostaju ljudi ili znanje da se konkretan specifičan posao uradi. Uzimajući u obzir spoljašnju saradnju, konsultant može prikupiti informacije od zaposlenih koji imaju kreativne i inovativne ideje, ali im nije data šansa da se iskažu, zatim može pomoći u koordinaciji raznih aktivnosti i ljudi. I ono što često nedostaje – interna promocija ideje promene u različitim grupama koje su uključene u projekat.

5. Razmotrite preferencije konsultanta

Peti korak je izuzetno važan i tiče se izbora tipa softverskog konsultanta koji vam „leži“ – često se izbor pravi na osnovu prethodnih iskustava određenom vrstom konsultanta, što može da pomogne, ali je pitanje da li takvo razmišljanje vodi optimalnom rešenju. Ključ je da razumete tržište i razumete sve tipove konsultanata. Za svrhe ovog teksta, podelili smo ih u nekoliko osnovnih grupa.

Konsultanti amateri U ovoj grupi su vaši prijatelji, poznanici, rođaci, kolege iz branše i poslovni partneri. Oni svakako mogu imati mišljenje ili primedbe u vezi sa specifičnim proizvodom/proizvodima, ali često ne posmatraju i ne razumeju tržište kao celinu. Svakako poslušajte šta imaju da kažu (naročito ako su koristili rešenje koje razmatrate), ali nije preporučljivo da uzimate njihovo mišljenje kao 100% relevantno.

Opšti usputni konsultanti Veliki broj konsultanata spada u ovu grupu: računovođe koji preporučuju softver koji sami koriste „radi lakše razmene podataka“, IT kompanije koje se bave održavanjem mreža, računara i preprodajom hardvera i softvera, kao i poslovni konsultanti lokalnog i regionalnog karaktera koji se pre svega bave poslovanjem i finansijama, ali ne i softverom, kompanije koje implementiraju razne standarde i slično. U ovoj grupi ima dosta iskustva i znanja, ali se uvek postavlja pitanje koliko je to primenjivo na konkretnu situaciju.

Implementacioni konsultanti U ovoj grupi su kompanije koje pružaju usluge implementacije specifičnih poslovnih rešenja i ostale povezane usluge (prilagođavanje, dodatno programiranje, razvoj vertikalnih rešenja i sl.). Bogato poslovno iskustvo ovih konsultanata čini ih dobrim izborom ukoliko ste se već odlučili za konkretno rešenje. Većina implementacionih konsultanata može pomoći kompaniji u inicijalnoj analizi, definisanju zahteva i formulisanju potreba. Takvu analizu implementacioni konsultanti svakako rade kao preduslov za procenu trajanja implementacije i predstavlja koristan dokument koji se može i kasnije koristiti za neke druge potrebe kompanije. Implementacioni konsultanti su dobar izbor, ali je svakako preporuka da ciljevi vaše kompanije budu na prvom mestu, bez obzira na sva iskustva i najbolju praksu. Dodatno, ovaj pristup toplo preporučujemo ako u samoj kompaniji nema organizaciono‑upravljačkog znanja za adekvatno definisanje poslovnih procesa kompanije.

Nezavisni profesionalni konsultanti U ovoj grupi su pojedinci ili kompanije koji ne prodaju ili implementiraju bilo koji konkretan softver. „Punokrvni“ konsultanti su posvećeni klijentu u potpunosti radi ostvarivanja ciljeva klijenta i iz velike baze rešenja koja se mogu naći na tržištu umeju da rastumače ključne delove koji mogu odgovarati klijentovim najvažnijim kriterijumima.

6. Izbegnite česte greške

Kompanije koje biraju konsultanta za poslovni softver često prave slične greške. Jedna od najčešćih jeste biranje poznatog imena, bez udubljivanja u iskustvo ljudi u konsultantskoj kompaniji. Često se dešava da kompanije ne razumeju u potpunosti značaj dostupnosti ljudi ili čoveka koji bi se namenski posvetio projektu. Takođe, kompanije često previde da procene kako će se pristup konsultanta i metodologija rada uklopiti u način njihovog rada. Dodatno, preskoče da naprave jasnu listu zahteva i zadataka, kako svojih tako i konsultantovih, usput zaboravljajući da popišu i ono što (a uvek ima i toga) nije uključeno u obim projekta iz bilo kog razloga. Skoro po pravilu, preskoče pisani deo dogovora (tj. ugovor) i često previde konsultantove motive, odnos s proizvođačima softvera i ostale činioce koji mogu da utiču na objektivnost samog konsultanta. Izbegavanje ovih čestih grešaka mnogo je korisnije u budućnosti nego što izgleda pri samom procesu izbora. Opšte je mesto da naknadna pamet može biti veoma skupa.

7. Izaberite pristup

Sedmi, finalni korak o kom treba razmislite jeste određivanje pristupa koji vama najviše odgovara. Na kraju, koji god pristup da odaberete, imajte na umu sopstvene ciljeve i usmerenje. Ovi koraci predstavljaju školski primer izbora konsultanta, a to znači prava linija od tačke A do tačke B. Sigurno je da se posao ne može raditi na potpuno naučnoj bazi, a uzimajući u obzir često veoma ograničene resurse (vreme, novac, ljudi), svaka kompanija za sebe treba da napravi idealnu putanju od početka traženja do konačnog izbora, kako konsultanta tako i poslovnog softvera.

Miodrag Ranisavljević

(Objavljeno u časopisu PC#214)