Efikasnije poslovanje uz elektronske fakture

Prošlo je više od deset godina od kada se prvi put počelo pričati o elektronskom poslovanju u Srbiji, ali kad god pomislimo da vodene struje svetskih trendova nezaustavno nadiru Savom i Dunavom, ispostavi se da mi iz nekog razloga veslamo uzvodno, stojimo u mestu, a onda navrat‑nanos odustanemo i budemo odneseni nizvodno potpuno nesvesni da bi možda bilo lakše da smo odmah počeli da razmišljamo kako da trend iskoristimo u svoju korist. Jedan od talasa koje polako hvatamo donosi elektronske fakture.

Elektronske fakture su računi koji se izdaju, primaju i obrađuju isključivo elektronskim putem, u skladu s regulativom. Sa svih strana dolaze vesti kako je ova ili ona država proglasila elektronske fakture obaveznim, što ne znači da su sve države i sve kompanije prešle na elektronsko fakturisanje, ali lideri u svojim oblastima to su svakako već uradili. U brojevima to izgleda ovako: na svetskom nivou više od 8% svih faktura koje se razmene čine elektronske, a očekuje se rast od 20 odsto. Evropska statistika još je bolja: 24 odsto svih faktura koje su razmenjene između kompanija i države jesu elektronske, a očekuje se rast od 22 posto. U apsolutnim brojevima to iznosi više od 170 milijardi faktura na svetskom i oko 17 milijardi faktura na evropskom nivou.

Kada govorimo o fizičkim licima, brojke su još impresivnije. Očekuje se da će javni sektor u svim evropskim zemljama biti ključni pokretač promene ka elektronskom fakturisanju. Sve države su pod pritiskom štednje, optimizacije i efikasnosti, tako da ne iznenađuje želja da se upotrebom elektronskih faktura smanje troškovi ne samo izdavanja faktura, već i svih ostalih povezanih rashoda.

Zašto se koriste?

Istraživanje Evropske komisije u saradnji s kompanijom Capgemini, objavljeno 2011. godine, pokazalo je da prosečni troškovi obrade jedne papirne fakture u Evropi iznose približno 30 evra. Elektronske fakture uz automatizovani način slanja, obrade i prikupljanja faktura, za kupce i dobavljače mogu sniziti troškove po fakturi između 70 i 75 odsto. To znači da se upotrebom elektronskih faktura može dostići ušteda od minimum 20 evra po fakturi.

Dodatni pritisak za uvođenje elektronskih faktura vrše veliki primaoci, koji su veoma zainteresovani da umesto ogromnih troškova prijema, obrade i arhiviranja papirnih faktura počnu s potpunom primenom elektronskih faktura i već uveliko traže to od dobavljača. Za njih su uštede ogromne. S druge strane, imamo velike izdavaoce faktura koji žele da imaju jedinstven standard u primeni elektronskih faktura. Takav jedinstven standard znatno im smanjuje troškove integracije. Ove dve grupe, veliki izdavaoci i primaoci, generišu približno 40 odsto svih faktura i njihov interes je jasan, barem kada su uštede u pitanju.

Male kompanije, a njih je preko 90 odsto na tržištu, proizvode ostalih 60 odsto faktura. Za njih su uštede, takođe, veoma velike, ali i problematične u isto vreme. Male kompanije ne mogu da prihvate različite standarde (ne isplati im se zato što su uštede anulirane troškovima implementacije različitih standarda), ne mogu da priušte i tehnički podrže povezivanje između brojnih partnera i, često, nemaju budžete za velika ulaganja u obračunske/ERP sisteme. Male kompanije htele bi da uštede, ali ne žele (i ne mogu) da investiraju previše kako bi te uštede bile vidljive tokom dugog perioda korišćenja. One, dakle, prate šta rade veliki izdavaoci i primaoci i čekaju rešenje koje je adekvatno za njih.

Jedno od interesantnijih rešenja koje se njima nekako prirodno nameće jeste nadogradnja sistema koji već koriste, a to je elektronsko bankarstvo. Ako putem sistema za elektronsko bankarstvo mogu jednostavno primeniti elektronsko fakturisanje, onda mogu i da ostvare navedene uštede, jer ne ulažu mnogo, a ostvaruju sve prednosti elektronskih faktura.

Prednosti za izdavaoca i primaoca

Za izdavaoce faktura prednosti su mnogobrojne, a izdvajaju se ključne: poboljšanje efikasnosti u delu smanjenja grešaka u radu, automatsko usaglašavanje, više faktura plaćenih na vreme, kraće vreme za obradu faktura; smanjenje žalbi klijenata kroz smanjenje broja telefonskih razgovora; povećana kontrola i upravljanje novcem; automatski izveštaj o dostavi elektronske fakture. Ovo poslednje veoma je važno znajući da je jedan od najčešćih razloga neplaćanja ili prolongiranja plaćanja faktura rečenica: „Nismo dobili vašu fakturu“.

Za primaoce faktura prednosti su slične: niži troškovi obrade fakture; nema ručnog slaganja, skeniranja, unosa podataka, opet smanjenje grešaka i uopšteno kraće vreme obrade fakture; manje grešaka u radu; efikasniji interni procesi: odobravanje faktura i plaćanje, automatizacija administrativnih procedura, poboljšan tok novca i izuzetno jednostavno arhiviranje elektronskih dokumenata.

Modeli i formati

Postoji nekoliko modela i načina primene elektronskih faktura, a ovde ćemo pomenuti najčešće korišćene modele. U tom svetlu, razlikujemo suštinski dva modela elektronskih faktura: direktni (razmena elektronskih faktura bez posrednika) i indirektni (razmena elektronskih faktura preko posrednika).

U direktnom modelu razlikujemo direktan model s dobavljačem, kod kojeg dobavljač šalje svim svojim kupcima elektronske fakture putem raznih kanala (Web, e‑mail, SMS…) i/ili obezbeđuje portal preko kog kupci mogu pregledati i preuzeti u odgovarajućem formatu ili formatima koje je dobavljač obezbedio (PDF, EDI, XML…). Ovo je čest slučaj kod velikih izdavalaca faktura fizičkim licima: telekomunikacioni operatori, Internet i hosting provajderi, javna preduzeća… S druge strane direktnog modela imamo situaciju kada veliki primalac faktura obezbeđuje sistem za elektronski prijem faktura u definisanom formatu i koristi taj sistem za automatski unos u svoj poslovni sistem (ERP ili neki drugi). Na taj način veliki primaoci faktura ostvaruju znatne uštede i izbegavaju greške u unosu.

Kod indirektnog fakturisanja najčešći je mrežni model, specijalizovani servis za razmenu elektronskih faktura. I izdavalac i primalac elektronskih faktura koriste jedinstveni interfejs ka specijalizovanom servisu. Specijalizovani servis obezbeđuje razmenu, slanje i isporuku, arhiviranje, autentičnost (putem kvalifikovanog elektronskog potpisa) i integritet. U ovom slučaju zadatak i izdavaoca i primaoca elektronskih faktura, nezavisno od njihove veličine, jeste da obezbede integraciju svojih postojećih poslovnih sistema sa formatom koji zahteva specijalizovani servis. U Srbiji su trenutno na raspolaganju ili u pripremi tri ovakva specijalizovana servisa.

Kada govorimo o formatima elektronskih faktura, tu su najzastupljeniji PDF, EDI ili XML elektronski potpisan. I drugi formati dolaze u obzir, ali i nisu svi elektronski formati podložni uklapanju u definiciju elektronske fakture, iako se u praksi i oni sreću. Na kraju krajeva, elektronske fakture mogu se praviti i u bilo kom tekst‑procesuru, ali one moraju da zadovolje kriterijume definicije elektronskih faktura.

Gde su problemi?

Da li softver koji koristite podržava elektronske fakuture? Odgovor se retko može svesti na jednu reč – zavisi koji model elektronskih faktura kompanija želi da primenjuje. Drugo, da li već koristi neki poslovni softver za izradu faktura, obično računovodstveni program ili ERP. Treće, da li i koliko kompanija želi da investira u elektronske fakture. Četvrto, s kim kompanija uopšte može da razmenjuje elektronske fakture (za tango – razmenu je potrebno najmanje dvoje). Ovo su samo neka od pitanja na koje kompanije moraju da odgovore pre početka primene elektronskih faktura.

Problema, naravno, ima i na drugim stranama. Iako se mnogo govori i radi na temu elektronskog poslovanja, rezultati izostaju. Ozbiljno je pitanje zašto je to tako. U Srbiji je donet zakon o elektronskom dokumentu, elektronskom potpisu, a u pripremi je zakon o elektronskoj arhivi. Ipak, to se čini nedovoljnim, jer i povezani zakoni moraju biti usaglašeni sa ovim elektronskim zakonima. Dodatno, i dalje ostaje pitanje standardizacije i usvajanja jedinstvenog formata za razmenu dokumenata. Ovo je problem i na svetskom nivou i nema jednostavnog i elegantnog rešenja.

Kolike su uštede?

Na strani izdavaoca, računica kaže sledeće: imamo štampanje, kovertiranje i slanje, podsetnike za plaćanje, provizije i slično, te arhiviranje. Kod elektronske fakture nemamo štampanje, kovertiranje i slanje, a ostali troškovi znatno su manji; štedi se i od 60% novca.

Na strani primaoca imamo: prijem, unos, proveru i usaglašavanje, razrešenje neusaglašenosti, plaćanje i arhiviranje. Ove aktivnosti prave povelik trošak po jednoj fakturi. U slučaju elektronske fakture primanje i unos su automatizovani, a ostali troškovi znatno su niži, i preko 60% po fakturi.

Prelaskom na elektronsko fakturisanje izdavaoci i primaoci mogu uštedeti oko 60% onoga što trenutno troše na ove operacije (izvor: Billentis Report 2014). Kod nas je slična situacija – samo na poštanskim troškovima kompanije mogu uštedeti poprilično novca, što je naročito vidljivo kod velikog broja faktura. Primer: 2000×75 dinara = 150.000 ako šaljete preporučeno, inače je oko 70.000. Sa elektronskim fakturama trošak je oko 40.000 dinara, dakle od 50 do 300 odsto uštede samo na poštanskim troškovima i papiru. Ne računajući troškove rada, pakovanja, odlaska na poštu… Čest problem, kako na svetskom tako i na domaćem nivou, jeste što postojeći troškovi fakturisanja nisu poznati. Svaki izdavalac i primalac mora da napravi svoju kalkulaciju.

Svaka organizacije i izdaje i prima fakture, tako da se uštede mogu ostvariti na obe strane. Analizom se može utvrditi koliko tačno svaka kompanija može uštedeti primenom elektronskih faktura. Na taj način, svaka kompanija može s velikom sigurnošću utvrditi da li joj se proces implementacije i primene elektronskih faktura isplati i na koji period. Ako imamo u vidu opšti trend snižavanja troškova i optimizacije poslovanja i poslovnih procesa, onda svakako treba imati u vidu i mogućnosti koje elektronske fakture pružaju.

Miodrag Ranisavljević, poslovnisoftver.net

(Objavljeno u časopisu PC#218)