Finansijski kontroling: ko planira, profitira
Kako umanjiti troškove a da to ne dovede u opasnost poslovanje? Kako se zaštititi od naoko malih troškova koji u zbiru predstavljaju ozbiljan teret? O tome su razmišljali u novosadskoj kompaniji Ipsylon, osmišljavajući modul Kontroling za upravljačko računovodstvo u Akord ERP‑u.
u finansijskom kontrolingu
U uslovima sve jače konkurencije u poslovanju, neophodno je da se delatnost odvija s najmanjim mogućim troškovima uz najveće moguće zadovoljstvo zaposlenih i poslovnih saradnika. To se može postići postavljanjem jasne strukture kontrole troškova poslovanja. S jedne strane, to je preduslov da preveliko smanjenje troškova ne dovede u opasnost samu delatnost, a s druge strane, time se sprečava da trošenje bez kontrole dovede do gubitka u poslovanju. Poređenje planiranih i ostvarenih prihoda temelj je odlučivanja o daljem poslovanju. To su bili polazni postulati novosadske kompanije Ipsylon d.o.o. prilikom razvoja modula Kontroling, softverskog rešenja za upravljačko računovodstvo.
Elementi planiranja
Osnovna aktivnost finansijskog kontrolinga, tj. planiranja prihoda i troškova, svodi se na planiranja vezana za konta. Na kontima se vode prihodi i rashodi po određenim aktivnostima iz poslovnih procesa. Da bismo imali osnove za planiranje prihoda i troškova, neophodno je, između ostalog, definisati elemente planiranja i mesta plana.
Najniži hijerarhijski nivo planiranja je element planiranja i on je uvek vezan za određeni konto iz knjigovodstva. Povezivanjem elemenata u logičke celine kreiraju se tzv. varijante elemenata planiranja, koje su uvek vezane za određenu grupu korisnika. Elementi se mogu po smislu grupisati tako da odgovaraju grupama konta u kontnom planu ili po nekom drugom kriterijumu koji je korisniku bitan. Na taj način se mogu kreirati grupe elemenata planiranja u okviru prethodno definisane varijante.
Primera radi, u okviru varijante imenovane kao „Troškovi sajamske manifestacije“ mogu se formirati grupe elemenata planiranja kao što su „Troškovi reklame i propagande“, „Troškovi naknada po ugovoru o delu“, “Troškovi keteringa“ itd. U ovom slučaju, definisane grupe odgovaraju sintetikama konta. Ne preporučuje se formiranje grupa s previše elemenata, jer porast broja elemenata u okviru jedne grupe otežava praćenje planiranja!
Hijerarhija grupa elemenata planiranja je funkcionalnost kojom se na jednostavan način pojedine ili sve grupe elemenata planiranja stavljaju u željeni međusobni hijerarhijski odnos.
Mesta plana
Definisanje mesta plana takođe pruža osnovu za planiranje prihoda i troškova. Smisao njihovog definisanja u kontrolingu je preuzimanje elemenata troškova nastalih u kompaniji i njihova alokacija na organizacione jedinice koje su ih prouzrokovale. Mesta plana mogu biti definisana kao bilo koji organizacioni nivo kompanije, a mogu biti kreirana i imenovana nezavisno od njih. Povezivanjem mesta u logičke celine kreiraju se tzv. grupe mesta plana koje su nadležne za viši nivo hijerarhije, na kojem je moguće prikupljanje rezultata s nižih mesta planiranja.
Grupa se formira sa ciljem da se na jednom mestu zbirno vide: 1) prihodi ili troškovi podređenih organizacionih jedinica, 2) prihodi i troškovi koji su nastali na samoj grupi mesta planiranja, 3) prihodi i troškovi koji su „spušteni“ s višeg organizacionog nivoa. Primeri grupa mesta plana su odeljenje za marketing, kompanijski restoran, služba održavanja…
Postoji funkcionalnost za kreiranje hijerarhije mesta plana kojom se šematski mesta plana u okviru određene grupe stavljaju u hijerarhijski odnos, što ne mora da prati organizacionu strukturu kompanije.
Unos planova
Nakon definisanja navedenih parametara planiranja, omogućen je unos konkretnog plana. On se može postaviti i za prihod i za trošak. Potrebno je imenovati plan i postaviti njegovu vremensku odrednicu, odnosno godinu i tačan period izražen u nedeljama, mesecima ili kvartalima. Ukoliko se planira trošak za sva mesta plana, to znači da se on u principu odnosi na planiranje na vrhu kompanije. Definišu se planirane vrednosti, kao i predviđena odstupanja od njih. Svi postavljeni planovi podložni su naknadnim izmenama.
Za postavljanje plana neophodan je i izbor ključa raspodele troškova, odnosno prihoda, a opcije raspodele su mnogobrojne: manuelna odnosno potpuno proizvoljna, proporcionalna, po istim iznosima za svaki period, po istom periodu prošle godine, prema broju dana u okviru unetog perioda, po rebalansu već kreiranog plana itd.
Posebno korisna funkcionalnost Akord softvera odnosi se na mogućnost alociranja unetih prihoda/troškova, kada se vrši distribucija po mestima plana i to po postavljenom ključu alokacije. Ukupan planirani iznos alocira se na definisana mesta plana koja su hijerarhijski niža od onog za koji je plan kreiran. Raspodela se može izvršiti po unetom procentu ili apsolutnom iznosu.
Iako se i mesta troška i mesta profita smatraju mestima planiranja, treba ih razlikovati. Svako mesto nastanka profita je i mesto troška, ali ne mora da znači i obrnuto. Sektor računovodstva tipičan je primer mesta troška. Njegovi troškovi moraju da se dislociraju po vertikali do samog vrha, a onda se spuštaju na profitabilne organizacione jedinice. Iz ovog direktno proističe izveštaj alokacije mesta plana koji nudi pregled funkcionisanja sistema nakon alokacije – ukoliko su posmatrana mesta planiranja profitabilna i pored sopstvenih i alociranih troškova, ona opravdavaju svoje postojanje.
Izveštavanja finansijskog kontrolinga
Definisanje navedenih elemenata u kontrolingu pruža mogućnost analize profitabilnosti poslovanja kroz mnoštvo izveštaja koji iz njih proističu. Postoji grupa izveštaja o elementima planiranja koji su definisani u sistemu i koji analiziraju elemente planiranja iz više različitih uglova. Elementi se mogu pregledati po pojedinačnim mestima plana ili na nivou cele kompanije, po kumulativnim vrednostima za definisan period itd. Poseban izveštaj nudi pregled stanja elemenata planiranja u odnosu na prethodno stanje. Poređenje kvartalnih elemenata plana je izveštaj koji nudi pregled ostvarenja elemenata planiranja po kvartalima i njihovo poređenje. Varijanta ovakvog izveštaja postoji i za poređenje elemenata plana po godinama i periodima.
Analizom izveštaja o alokaciji troškova kontrolišu se planirani i stvarni troškovi. Na osnovu izveštaja odstupanja planova kontroling troškova se znatno pospešuje, poređenjem planiranih i ostvarenih vrednosti troška na kraju obuhvaćenog perioda. Postoji i grupa izveštaja za međusobno poređenje perioda, na primer poređenje tekućeg meseca s prošlom godinom, koje menadžment često traži.
Lista izveštaja finansijskog kontrolinga se po potrebi proširuje, jer je Akord sistem dovoljno fleksibilan da podrži ukrštanje svih parametara kontrolinga. U sklopu usluge implementacije Akord softvera, korisnicima se pružaju pomoć i podrška ovlašćenih Akord konsultanata u dizajniranju i postavljanju funkcije finansijskog kontrolinga, kao i u primeni savremenih i naprednih kontroling alata.
Biljana Sredić
