GoPro Document Central: Za lako i bezbedno upravljanje poslovnim informacijama

Dokumenti su ključna komponenta svake kompanije, bez obzira na to da li su u štampanom ili elektronskom obliku. Upravljanje poslovnim informacijama koje se često nalaze na različitim lokacijama može predstavljati ogroman izazov, pogotovo kada uzmete u obzir sve veći porast sajberpretnji.

Postoji veliki broj rešenja koja će vam omogućiti da brzo, jednostavno i sigurno upravljate svim dokumentima u okviru kompanije, ali nijedno ne daje besprekorne rezultate kao DMS. Takođe, DMS je nezaobilazan i veoma važan deo digitalizacije.

Šta je DMS?

DMS (Document Management System) predstavlja pametno rešenje za organizaciju, evidentiranje, klasifikaciju i praćenje dokumenata i poslovnih procesa u okviru kompanije.

Da li ste znali da zaposleni potroše oko 20 odsto radnog vremena na pronalazak dokumenata? Ovaj moćan alat predstavlja ogromnu uštedu vremena koja se meri satima, pa čak i danima u toku svake godine. Što više vremena imate na raspolaganju, više ćete postići u toku svakog radnog dana. Traženje potrebnih dokumenata vam neće više oduzimati sate, jer sa DMS-om svi dokumenti su uvek nadohvat ruke.

Želite da povećate efikasnost i produktivnost u okviru vaše kompanije? Povećanje efikasnosti i produktivnosti postiže se inteligentnom pretragom dokumenata po različitim kriterijumima, automatizovanim sistemom distribucije dokumenata, manjom količinom rada i broja grešaka koje zaposleni prave, upravljanjem celokupnom arhivom s jednog računara. Sve ovo doprinosi bržem generisanju potrebnih informacija.

DMS omogućava brz pristup sadržaju i nudi mogućnost zajedničke saradnje u okviru dokumenta. Zaposleni s različitih lokacija i uređaja mogu s lakoćom pristupiti dokumentima. A korisnici koji učestvuju u procesu uvek su obavešteni o akcijama koje na njih čekaju da budu izvedene.

Obimna papirna dokumentacija zauzima previše prostora, a s poskupljenjem zakupa kancelarijskog prostora, sva ta dodatna dokumentacija predstavlja ogroman trošak. DMS će smanjiti potrebu za ormarićima, policama, kutijama i registratorima.

Kako odabrati odgovarajuće DMS rešenje?

Na današnjem tržištu možete pronaći bezbroj DMS rešenja koja nude dosta mogućnosti. Morate razmisliti o dosta stvari prilikom odabira DMS-a za vašu kompaniju. Dokumenti su stubovi vašeg poslovanja, zbog toga morate biti pažljivi prilikom izbora DMS rešenja. Odabirom odgovarajućeg DMS-a moći ćete da postavite čvrstu osnovu za automatizaciju poslovnih procesa, a ukoliko pažljivo ne analizirate vaše potrebe i prepustite odabir DMS rešenja slučaju, možete naleteti na veliki broj problema za čiju ispravku su ponekad potrebni i meseci.

DMS rešenje mora čuvati podatke sigurnim, pomoći zaposlenima da budu efikasni i produktivni, omogućiti pristup podacima s bilo kog uređaja ili lokacije i pritom biti jednostavno za korišćenje.

GoPro Document Central poboljšava sigurnost vaših podataka, povećava efikasnost i produktivnost, štedi vreme i čini upravljanje dokumentima lakšim nego ikada pre. Document Central je dostupan online, možete mu pristupiti preko bilo kog Internet pretraživača, što ga čini neverovatno jednostavnim za korišćenje.

Upravljajte dokumentima lakše nego ikada sa Document Central-om

GoPro Document Central rešenje za upravljanje svim digitalnim sadržajima preduzeća je kreirano na Share Point platformi kao centralnoj tački, na koju se naslanjaju druge Microsoft-ove cloud aplikacije, povezane u integrisanu celinu.

Svi elektronski sadržaji (dokumenta, predmeti, fascikle, grafički sadržaji) prate se tokom čitavog svog životnog ciklusa, od samog nastanka, preko ulaza u sistem (neki od kanala ulaza mogu biti skeniranje, e-mail, faks, Web strane, Web servisi), označavanja i klasifikacije, preko procesa obrade, sve do konačnog dugoročnog arhiviranja i brisanja.

Servisi za transformaciju sadržaja omogućavaju rad s različitim formatima istog dokumenta, kao što su Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, PSD, .eml i još mnogo toga. Elektronski potpis s vremenskim žigom obezbeđuje zakonsku osnovu za elektronsko poslovanje, dok servisi bezbednosti donose maksimalnu bezbednost svih podataka. Servisi kolaboracije omogućavaju efikasan istovremeni rad više korisnika na istom dokumentu, uz komunikaciju i informacije o aktivnostima svih učesnika, dok mehanizam za implementaciju elektronskih radnih tokova dokumenata obezbeđuje automatizaciju, standardizaciju, kontrolu i formalizaciju izvršenja procedura preduzeća.

Koje funkcionalnosti poseduje?

Power Automate aplikacija sprovodi definisane poslovne procese nad skladištenim fajlovima i povezuje ostala Microsoft rešenja (Outlook, Teams, Business Central…). Jednostavno povezivanje ovih aplikacija omogućava da sa što manje razvoja i ulaganja dobijete siguran sistem, koji uvek možete da nadogradite novim aplikacijama koje su deo Microsoft ekosistema.

Sistem ima sledeće standardne univerzalne funkcionalnosti koje su dostupne u svim modulima:

Upravljanje poslovnim procesima (Power Automate aplikacija), koja omogućava modelovanje, automatizaciju i izvršavanje procesa obrade dokumenata i poslovnih procesa u saradnji s drugim kompatibilnim Microsoft aplikacijama.

Sistem za notifikacije omogućava konfigurabilno definisanje notifikacija korisnicima na različite događaje ili kombinacije metapodataka u sistemu. Obaveštenja je moguće poslati preko e-mail-a i na mobilni telefon, preko mobilne aplikacije.

E-mail integracija omogućava slanje informacija o procesu ili odobravanju procesa, korisnicima procesa, preko e-mail-a.

Integracioni servisi predstavljaju skup Web servisa za svaki entitet sistema, kojim se omogućava interakcija spoljnih aplikacija sa objektima sistema – dokumentima, predmetima, delovodnicima i dr. kroz Power Automate aplikaciju, omogućeno je korišćenje velikog broja već kreiranih konektora, koji se mogu koristiti. Na ovaj način, troškovi razvoja ne postoje, a postavka konektora je jednostavna i ne zahteva specijalizovano IT znanje.

Zašto odabrati Document Central?

GoPro Document Central omogućava efikasniju distribuciju i kontrolu nad informacijama i dokumentima u okviru organizacije tako što pojednostavljuje i uniformiše poslovne procedure, kretanje dokumentacije i obaveštavanje putem e-pošte.

GoPro Document Central smanjuje obim papirne dokumentacije i na taj način stvara direktnu uštedu. Zahvaljujući integraciji sa ostalim aplikacijama iz Microsoft ekosistema, možete ga povezati s njima i izvući maksimum iz aplikacija koje već svakodnevno koristite. Pored toga, GoPro Document Central će vam pružiti sledeće pogodnosti: skalabilnost, ubrzanje poslovnih procesa, smanjenje ručnog unosa, standardizacija i optimizacija procesa i dokumentacije, bolja kontrola nad dokumentacijom i tokom dokumentacije, maksimalna bezbednost informacija u skladu sa zakonskom regulativom i još mnogo toga.

Saznajte više o rešenju

Ukoliko imate pitanja ili ste spremni da podignete upravljanje dokumentima u okviru vašeg poslovanja na viši nivo, javite nam se na www.gopro.rs.