Ima li e mail alternativu?

Različiti su razlozi što zbog sve brže komunikacije, rada u pokretu i pretrpanosti porukama, sve više ljudi traži drugo rešenje za internu poslovnu komunikaciju. Odgovori na dilemu iz naslova stižu u različitim oblicima.

Razmena informacija unutar kompanije, koliko god ona bila mala ili velika, predstavlja najbitniji aspekt njenog funkcionisanja. Bez aktivnog toka informacija, većina poslova ne bi mogla da se uradi efikasno, a možda ni uopšte.

Pre nastanka tehnoloških rešenja, komunikacija je bila direktna i lična. Rad na daljinu praktično nije postojao, a ako je i postojala potreba za udaljenom razmenom informacija – koristila su se pisma. Potom je stigao telegraf – odlično rešenje za brzo slanje poruka na daljinu, ali bez elementa ličnog odnosa. Taj problem je rešio telefon, i do kraja 20. veka praktično nismo imali drugačiji način međusobne brze komunikacije (bilo poslovne, bilo privatne).

A onda je u naše živote ušao internet i njegov najpopularniji servis – e‑mail! Danas, uz sveopštu prisutnost mobilnih uređaja, SMS‑a, Facebook-a, Skype-a i srodnih aplikacija, i dalje ne možemo da zamislimo svakodnevnu komunikaciju bez e‑mail poruka. Naročito ne u poslovnom okruženju koje se tradicionalno sporije otvara za alternative. A one postoje i (neke od njih) prete da e‑mail učine marginalnim…

Tradicionalni način

S rastom obima e‑mail komunikacije i upotrebe MS Office paketa, rasla je i potreba da se pronađe način da zaposleni lakše sarađuju i budu sigurni da imaju pristup aktuelnoj verziji dokumenata koji su im bitni za posao. Kako je veliki broj kompanija postao deo Microsoft‑ovog ekosistema, bilo je logično da im ova kompanija ponudi rešenje. Tako se Outlook‑u, Word‑u i Excel‑u pridružio SharePoint – platforma za kreiranje Intranet sajta i za upravljanje sadržajima bilo da su u web formi ili u vidu Office dokumenata.

SharePoint je uglavnom prihvaćen među većim kompanijama, jer su prvobitne verzije zavisile od interne IT infrastrukture, koja u manjim kompanijama uglavnom nije postojala. Danas postoji i osnovna besplatna verzija, par kompleksnijih za koje se plaća licenca, kao i cloud verzija u sklopu Office 365 ponude. Ipak, pitanje je da li je možda sve to kasno da bi se osvojio prostor među malim i mladim kompanijama koje u startu traže besplatno ili vrlo jeftino cloud rešenje za svoju saradnju i komunikaciju.

Alternativu među velikim sistemima u dobroj meri čini i IBM‑ovo rešenje Notes (nekada Lotus Notes), dok su se manje kompanije – naročito u skorije vreme – više okrenule kombinovanju Google‑ovih servisa. Google Mail omogućava brzu razmenu e‑mail poruka, dok je Google Drive (sa integrisanim Docs‑om) tu za editovanje svih dokumenata ali i brzu komunikaciju u vezi njih (kroz IM sistem integrisan direktno u ovu platformu koji konverzacije vezuje za pojedinačne dokumente). Google Apps paket poslovnih aplikacija obuhvata i druga rešenja, kao što je Sites za kreiranje web sajtova koji mogu biti interno ili eksterno vidljivi.

Sve je na jednom mestu, sve je u oblaku, nema održavanja IT infrastrukture, a cena nije visoka. Ali iako je Google značajno unapredio e‑mail (naročito njegovu pretragu) i omogućio da se lako kreira i edituje većina kancelarijskih dokumenata, nije rešio osnovni problem e‑mail sistema – kroz njega stiže previše poruka, a sve manje njih je od ljudi. Uz to, u poslovnom okruženju e‑mail postaje izvor novih zadataka i obaveza – što povećava nivo stresa. Iz potrebe da se takva situacija reši – pojavljuje se sve veći broj rešenja koja makar internu komunikaciju pokušavaju da izmeste i odvoje od e‑mail‑a.

Nova generacija

Prvi zapažen pokušaj stigao je iz Google‑a. Servis Wave predstavili su 2009. godine, a već godinu dana kasnije najavili njegovo gašenje (koje je i sprovedeno tokom 2012. godine). Kroz Wave, pokušali su da na jedno mesto stave brzu komunikaciju kombinovanjem karakteristika e‑mail‑a i IM programa.

Uz online paket kancelarijskih programa čiji se dokumenti lako šeruju kroz novi servis, to je verovatno bila inovacija ispred svog vremena, jer nekoliko aktuelnih hit servisa u velikoj meri podseća na Wave.

Na prvom mestu, tu je Slack – servis koji je nastao kao sporedni proizvod dok je razvijana MMO igra Glitch (u međuvremenu ugašena). Tim pod vođstvom Stewarta Butterfielda (ko‑osnivača Flickr‑a) je svoju internu komunikaciju izmestio sa e‑mail‑a na IRC.

Iz takvog pojednostavljivanja nastala je ideja za Slack, servis koji danas korisnici na sav glas hvale i među poslovnim web alatima je najbrže rastući u istoriji – u februaru je obeležno godinu dana rada javne verzije servisa i skok od 15.000 dnevno aktivnih korisnika na čak pola miliona!

Ključ uspeha u velikoj meri leži u dva aspekta – jednostavnosti i integracijama. U osnovi, Slack je alat koji omogućava međusobnu komunikaciju kolega u „kanalima“ koji se proizvoljno kreiraju za projekte, timove i teme, a svaki kanal je poput chat sobe u kojoj se diskutuje, razmenjuju linkovi, fajlovi, dokumenti, slike i video klipovi… Ovaj pristup s jedne strane olakšava i ubrzava komunikaciju u vezi specifičnih aktivnosti. Nije sve u jednom inboksu, već izdvojeno u niz konverazacija.

Pritom je Slack od Google‑a preuzeo pristup koji je od Gmail‑a učinio veoma popularan servis – napravio je odličnu pretragu. U rezultatima se ne pojavljuju samo pojedinačne poruke, već se može pretraživati i sadržaj priključenih dokumenata, PDF‑ova, Photoshop fajlova… To je ogromna prednost u odnosu na tradicionalna e‑mail rešenja.

Druga prednost – integracije omogućavaju da se Slack lako poveže sa popularnim servisima kao što su MailChimp, Google Drive, Twitter, Dropbox, Asana, Trello, GitHub i drugi… Kad se tome doda mogućnost pristupa sa računara, iPhone, iPad ili Android uređaja uz međusobnu sinhronizaciju, fleksibilne notifikacije i potpuno besplatan servis za manje zahtevne korisnike, postaje jasno zašto se sve više ljudi odlučuje za ovaj tip interne komunikacije.

Naravno, Slack nije jedino rešenje ovog tipa. Veoma popularan je i servis HipChat. Njegova osnovna funkcionalnost je veoma slična – odvojene sobe za razgovore na različite teme – ali mu nedostaju integracije zbog čega gubi korak sa Slack‑om.

Drugačija rešenja

S druge strane, ako niste spremni da većinu komunikacije udaljite od e‑mail servisa a osećate potrebnu da neki deo bude bliže vezan sa alatima koji olakšavaju upravljanje zadacima i projektima, možete se odlučiti za rešenja kao što su Trello, Wunderlist ili Asana (i veliki broj srodnih rešenja nastalih prethodnih godina).

Sva tri servisa omogućavaju povezivanje sa većim brojem saradnika (unutar firme, ali i eksternih), ali se razlikuju po načinu organizacije zadataka. Trello je sve organizovao po bordovima –  „tablama“ koje mogu sadržati zadatke, slike, dokumente… kao i komentare koje članovi tima ostavljaju.

S druge strane, Wunderlist postavljen je oko lista zadataka, od kojih svaki može da ima pripadajuću diskusiju, dokumente, pod‑task‑ove itd., mada nisu sve mogućnosti dostupne u besplatnoj verziji. Asana je, međutim, i u besplatnoj verziji veoma moćan alat za upravljanje projektima koji se dobro integriše sa eksternim servisima i ima solidno razvijen sistem interne komunikacije u sklopu zadataka i projekata.

Umrežavanje

Još jedan alternativni pristup predstavlja pokušaj da se alati za internu komunikaciju baziraju na principima društvenih mreža. I gore pomeniti servisi imaju neke njihove odlike (poput komentarisanja ili lajkovanja), ali oni i dalje nisu društvene mreže.

Zato je tu Yammer (opširnije u PC #217) kao glavni predvodnik struje da je pravi način za internu komunikaciju u korporativnom okruženju kreiranje interne društvene mreže. Da je to pravac s potencijalom pokazuje i potez najveće društvene mreže koja je u januaru predstavila Facebook at Work – mogućnost da kompanije naprave internu mrežu koja liči i radi kao Facebook. Ovo rešenje u fazi testiranja, pa najviše što možete jeste da se prijavite da ste zainteresovani…

Na kraju, nameće se zaključak da su vam na raspolaganju različita i raznovrsna rešenja. Možda Slack jeste trenutni hit, ali to ne znači da je pravo rešenje za vaše potrebe. Jedini način da pronađete svoj novi kanal interne komunikacije jeste da isprobate različita raspoloživa rešenja i osluškujete šta vam feedback od kolega i zaposlenih govori

Marko Herman

(Objavljeno u časopisu connect#50)