Konica Minolta OPS: Kako u 3 koraka da optimizujete štampu?
Optimized Print Services je inovativan pristup u upravljanju uslugom štampe u ponudi kompanije Konica Minolta. Pomoći će korisnicima da smanje troškove i do 40 odsto.
Troškovi štampe već decenijama predstavljaju „crnu rupu“ u poslovanju kompanija i nije naodmet pomenuti da štampa i svi poslovi povezani s njom čine jedan od najneuređenijih procesa.
Mnoge kompanije na našem tržištu već su uvidele prednosti Managed Print Service-a, a kao jedan od najčešćih razloga za usvajanje ove poslovne strategije jeste težnja da ostvare dodatne uštede, smanje poslovni rizik i omoguće fokus na osnovne poslovne kompetencije.
Quocirca definiše Managed Print Services (skraćeno MPS) kao angažovanje eksternog dobavljača da proceni, optimizuje i kontinuirano unapređuje izlazni tok organizacionih dokumenata u cilju smanjenja troškova, povećanja produktivnosti i efikasnosti uz istovremeno smanjenje rizika.
Poslednje istraživanje sprovedeno u Velikoj Britaniji, Nemačkoj i Francuskoj okriva da će do kraja 2015. godine više od 50 odsto kompanija transformisati svoje poslovanje u ovom pravcu. Iskustva na tržištu Srbije pokazuju da su najčešći korisnici MPS-a veliki poslovni sistemi.
U osnovi, OPS (Optimized Print Services) kombinuje konsalting, upravljanje procesima, kao i implementaciju hardvera i softvera, kako bi se povećala efikasnost i smanjili troškovi. Za poslovno odlučivanje neophodno je sagledati finansijsku dobit koju donosi prelazak s jednog načina poslovanja na drugi.
Najbolji način za upoređivanje različitih poslovnih opcija i donošenje ispravnih odluka jeste izrada tzv. poslovnog slučaja (business case) u kojem je moguće sagledati kvalitativne i kvantitativne koristi OPS-a koje donosi usvajanje ove poslovne strategije. OPS se fokusira na sledeće oblasti: flota namenjena izlaznim dokumentima (štampači, MF uređaji, faksovi…), procesi u vezi sa ulaznim i izlaznim dokumentima, opcije finansiranja flote (najam, lizing ili kupovina), kao i sigurnosni aspekti štampe upotrebnom naprednih funkcija samih uređaja ili softverskih rešenja. Projekat OPS-a odvija se kroz nekoliko osnovnih faza, a to su konsalting, implementacija i upravljanje flotom.
OPS Konica Minolta počinje upravo fazom konsaltinga, kojom se analizira trenutno okruženje za štampu i daju preporuke za moguću konsolidaciju kako bi se ostvarile maksimalne uštede. U ovoj fazi, pored osnovnih postavki uređaja za štampu, mogu biti razmotreni i sigurnosni zahtevi korisnika, politika prema korisnicima i uticaj na životnu sredinu. Faza konsaltinga počinje prikupljanjem i analizom podataka u vezi sa štampom, a završava se predlogom optimalnog rešenja po nekoliko kriterijuma, uz stručnu asistenciju konsultanta kompanije Konica Minolta. Predloženo rešenje koje dostavlja konsultant povećava produktivnost i smanjuje ukupne troškove vlasništva (TCO), što se i obrazlaže detaljnom analizom, na osnovu podataka koji su prikupljeni u prethodnih 60 dana.
Faza implementacije nije samo instalacija opreme i softverskih rešenja nego sadrži i potvrdu zahteva projekta kroz pilot-implementaciju i UAT (User Acceptance Testing). Današnje poslovanje izloženo je konstantnim promenama, stoga se tranzicija sa starog na novi sistem štampe planira pažljivo kako bi uticaj na ostale aktivnosti procesa rada bio minimalan. Konica Minolta obezbeđuje neophodno znanje i resurse za upravljanje projektom implementacije, obuku standardnih i ključnih korisnika, kao i redovne izveštaje o trenutnom statusu projekta.
Nakon implementacije sledi najduža faza – upravljanje flotom, odnosno sistemima koji predstavljaju delove rešenja. Performanse usluge mere se na osnovu prethodno ugovorenog SLA, koji je deo servisnog ugovora. Okvir za upravljanje IT uslugom baziran je na ITIL (Information Technology Infrastructure Library) koji se može definisati kao skup procesa za isporučivanje i podržavanje IT usluga – naročito u delu kontinuiranog poboljšanja usluge. Tokom faze upravljanja, flota i aplikativna rešenja daljinski se prate kako bi se obezbedila proaktivna podrška korisniku. Ulaskom u ovu fazu korisnik može smatrati da je autsorsovao proces štampanja.
Borislav Bogosavljević
(Objavljeno u časopisu PC#218)
