Namerno drugačije planiranje i budžetiranje
Proces planiranja i budžetiranja je danas obavezan u svakoj ozbiljnoj kompaniji koja teži ostvarenju definisane strategije. Koliko je ovaj proces poslednjih godina dobio na značaju govori i činjenica da se u kompanijama sada retko govori o upravljanju poslovanjem, već se akcenat stavlja na upravljanje performansama.
Većina kompanija u našem regionu sprovodi manuelni proces planiranja i budžetiranja, koji se oslanja na brojne e‑mail poruke, kao i brojne verzije Excel i Word dokumenata koji cirkulišu između planera i vlasnika/menadžera budžeta. Tipični problemi ovakvog pristupa su preduga priprema, pogrešne pretpostavke, nedostatak nadzora, preskupa realizacija i nedovoljna transparentnost i poverenje u podatke. Pogledajmo kako se navedeni problemi ispoljavaju tokom jednog ciklusa planiranja.
Moć i ograničenja Excel‑a
Prethodno smo naveli da se Excel najčešće sreće u današnjem planiranju. Iako je to alat s kojim smo svi vrlo familijarni, moramo prihvatiti činjenicu da on nije baza podataka. Ukoliko za planiranje koristite Excel dokument, to znači da ste u njega ugradili poslovna pravila u vidu složenih formula i kalkulacija. Neretko se dešava da se zahteva primena veoma komplikovanih kalkulacija koje se teško ili nikako ne mogu definisati kroz Excel, a još češća je potreba za upotrebom većeg broja dokumenata koji se međusobno referenciraju. Priprema čitavog paketa Microsoft Excel dokumenata koji zajedno čine platformu za planiranje uvek traje predugo i zahteva veliku koncentraciju i posvećenost kako bi se postigao visok stepen tačnosti koji je neophodan. Nažalost, redundantnost je neminovna.
Imajući u vidu da je poslovanje danas dinamičnije nego ikada ranije i da zahteva veliku fleksibilnost i brzu reakciju, velika je verovatnoća da će između dva planska ciklusa doći do promena u metodologiji, klasifikaciji, regulatornim zahtevima, uvođenju novih proizvoda ili povlačenju postojećih… Svaka promena zahteva i izmene Microsoft Excel planskog paketa, što neminovno utiče na dužinu pripreme, a potom i ponovnu distribuciju paketa planerima. A šta ako se promena dogodi usred planskog ciklusa?
Svaki proces planiranja počinje od unapred definisanih pretpostavki koje se razlikuju od industrije do industrije i imaju direktan uticaj na finalni plan. Iskusni planeri znaju da plan ne čine samo planske cifre već i pretpostavke, kao i simulacija plana promenom pretpostavki u granicama realnih očekivanja. Nažalost, planiranje kroz Excel je vrlo ograničavajuće u pogledu bilo kakve simulacije pretpostavki i ukoliko se zasniva na pogrešnim pretpostavkama koje se uoče tek na kraju procesa, kada se svi planski paketi prikupe i konsoliduju, nemoguće je kroz dva klika ispravkom pogrešnih pretpostavki doći do novog plana, već se proces najčešće mora u celosti ponoviti.
Kao i svi ostali procesi u jednoj kompaniji, proces planiranja takođe ima svoj definisan tok realizacije (workflow) koji se mora pratiti kako bi se proces pravovremeno i u potpunosti izvršio. Manuelni proces planiranja kroz Excel ima jasan nedostatak nadzora jer se oslanja isključivo na e‑mail komunikaciju planera. Rukovodilac procesom planiranja nema jasan pregled u kom statusu ili stadijumu je proces, da li su planeri započeli rad na planu ili ne, kakva je trenutna konsolidovana slika i da li već u toku procesa može sugerisati nekome od planera da nije poštovao internu odluku, te da uskladi svoj plan ili dati savet kako drugačijom raspodelom/kontrolom troškova može postići bolje rezultate. U savremenom životu i poslovanju, ljudi se u velikoj meri oslanjaju na kolaboraciju, što Excel kao alat ne omogućava, jer na jednom Excel dokumentu u jednom trenutku može raditi samo jedna osoba. Ipak, najveća manjkavost je upravo ta da željeni rezultat vidite tek na kraju kada je možda ostalo premalo vremena za ispravke koje su takođe zahtevne.
Cena bilo koje aktivnosti u modernom poslovanju se ne odnosi više samo na investirani novac već i na uloženo vreme, koje nekada ima veću vrednost od samog novca. Istina je da je investicija u Excel zanemarljiva jer je to alat koji gotovo svako ima na računaru, ali vreme uloženo u pripremu, distribuciju, unos planskih podataka, prikupljanje planova, konsolidaciju i agregaciju, upoređivanje sa stvarnom realizacijom kroz analizu i pripremu prezentacija čini ovaj proces preskupim.
Unos podataka u procesu manuelnog planiranja je neintuitivan i često izvor grešaka. Excel kao alat za planiranje nam ne pruža uvid na koje sve elemente našeg planskog modela utiču promene koje pravimo te odatle i nedostatak transparentnosti. Takođe se postavlja pitanje koliko poverenja možemo imati u podatke ako znamo da je posebno zahtevno napraviti proveru da li su svi distribuirani Excel paketi ostali netaknuti u pogledu formula i kalkulacija nakon što su popunjeni vraćeni na konsolidaciju. Nažalost, danas ni zaštita dokumenta šifrom ne daje dovoljan stepen sigurnosti, jer se na Web‑u slobodno mogu pronaći makroi za razbijanje šifara Excel dokumenata.
Moderno budžetiranje
Trendovi se menjaju, te kompanije sve češće biraju jednostavnost, efikasnost, pouzdanost i kvalitet kroz uvođenje profesionalnih sistema za planiranje i budžetiranje koji u sebi objedinjuju planiranje (Planning), budžetiranje (Budgeting), predviđanje (Forecasting), strateško finansiranje, upravljanje profitabilnošću (Profitability Management), Balanced Scorecard i upravljanje strategijom (Strategy Management), kao i upravljanje performansama prodaje (Sales Performance Management). Ne brinite, i proizvođači profesionalnih sistema za planiranje i budžetiranje imaju u vidu našu potrebu za druženjem sa Excel alatom te su vizuelno ovakvi sistemi slični Excel‑u i pružaju mogućnost eksporta u njega. Ipak, sva sličnost tu prestaje.
Ranije smo već naveli da je vreme jedna od najskupljih kategorija poslovanja danas, te je važno napomenuti da su sistemi za planiranje i budžetiranje zapravo in‑memory OLAP sistemi koji kompresovano čuvaju velike količine podataka i daju odgovor u realnom vremenu sa izuzetno visokim performansama rada. Sve što se unese u procesu planiranja istog trenutka može da se vidi kako na pojedinačnim planskim modulima, tako i u konsolidovanom pregledu bilansa uspeha ili profitabilnosti poslovanja. Multidimenzionalnost omogućava analizu unetih podataka po različitim dimenzijama, što dalje pruža celovitu sliku uticaja i mogućnost sagledavanja plana na makro i mikro nivou.
Nezavisno od toga da li za planiranje koristite neki od pristupa Top‑Down, Bottom‑Up, Target Setting ili Adjustments, sistem za planiranje i budžetiranje može podržati bilo koji od ovih pristupa, a takođe možete koristiti i sva četiri pristupa kombinovano u zavisnosti od pojedinih modula i potreba. Možda je posebno interesantno predstaviti Adjustment pristup, koji zapravo omogućava da tekući planski ciklus započnete na bazi plana ili rezultata prethodnog te, da uz prečice koje sistem daje, takav plan prilagodite procentualnim povećanjima/smanjenjima ili bilo kakvom drugom izmenom. Svakako, proces planiranja uvek možete početi od nule, tj. bez podataka, te ga graditi u smeru ostvarenja postavljenih strateških ciljeva. Posebnu prednost pruža mogućnost pripreme alternativnih scenarija za šta‑ako (what‑if) analize, koji se potom mogu upoređivati, čime se postiže fino poliranje plana i dostiže visok stepen preciznosti.
Postavljanje ključnih planskih parametara (pretpostavki) je centralizovano i jednoznačno za sve module, što omogućava brzu simulaciju promenom ovih parametara. Ovakvi sistemi, pored planskih podataka, u sebi sadrže i bazu poslovnih pravila s definicijama, objašnjenjima ili prilozima u vidu donesenih odluka, zakonske regulative i sl. Takođe, postoji mogućnost povezivanja sistema s postojećim kompanijskim sistemima koji predstavljaju izvore podataka za dimenzije planiranja i podatke realizacije.
Sa sistemske strane
Ako pogledamo sistemsku stranu rešenja, glavna prednost profesionalnih sistema za planiranje i budžetiranje jeste u tome što je u njih integrisan workflow kroz koji proces planiranja prolazi. Pored toka koji se ogleda u jasnim statusima svakog pojedinog planera, čime doprinosi preglednosti procesa, workflow omogućava verzioniranje, odobravanje ili odbijanje plana kroz sistem kao i e‑mail komunikaciju. Odgovornost za planske podatke je jednoznačna, a pravila za validaciju su ugrađena pa ljudski faktor kontrole nije potreban u tim segmentima. Nadzor rada nad sistemom je u potpunosti automatizovan i svaka aktivnost se zapisuje u log. Kako je proces planiranja vrlo osetljiv u pogledu sigurnosti, profesionalni sistemi za planiranje i budžetiranje imaju ugrađen visok nivo bezbednosti i pristup planskim modelima se definiše na nivou svakog pojedinog planera ili grupe planera, ali samo za one podatke ili segmente modela plana koje ta osoba ima pravo da vidi.
Profesionalni sistemi za planiranje i budžetiranje su namenjeni poslovnim korisnicima i ne zahtevaju angažovanje IT sektora čak ni u budućim proširenjima nakon implementacije. Ukoliko to žele, poslovni korisnici mogu biti jedini vlasnici ovog sistema za čija buduća unapređenja nije potrebno poznavanje veština programiranja. Korisnici ovakvih sistema posebnu prednost vide u tome što oni omogućavaju kako online tako i offline način rada bez izuzetka kako za planiranje, tako i za analizu planskih podataka kroz tabele, grafikone, multidimenzionalne analize i šta‑ako scenarije. Trend mobilnosti je takođe ispraćen te se proces planiranja može pratiti u pokretu. A gde su planski podaci i realizacija, tu je i scorecard koji angažuje sav radni potencijal od planera do poslovnih analitičara koji se bave sofisticiranim analizama, pružajući im mogućnost sagledavanja ostvarenja strategije kroz sve segmente kompanije.
Na kraju, setimo se šta je za budžetiranje rekao Jack Welch, čuveni dugogodišnji direktor američkog giganta General Electric: „Budžetiranje ispoljava najneproduktivnija ponašanja u organizaciji“. Učinimo da naša organizacija bude produktivna svakog dana jer je danas produktivnost konkurentna prednost!
Mina Mićanović
(Objavljeno u časopisu PC#210)
