Novo istraživanje kompanija Xerox i Harris Interactive

Efikasnije upravljanje sve većim prilivom informacija možda je neiskorišćena prilika za smanjenje troškova u obrazovanju i vladi, prema rezultatima novog istraživanja javnog sektora SAD-a koji su zajednički sproveli Xerox Korporacija (NYSE: XRX) i kompanija Harris Interactive. Rezultati su pokazali da je 58% zaposlenih u vladi i obrazovanju SAD-a koji su bili uključeni u ovo istraživanje reklo da troše skoro polovinu svog prosečnog radnog dana na slaganje, brisanje ili razvrstavanje digitalnih informacija ili onih na papirima.  Prema navodima firme Basex, firme za istraživanje znanja o ekonomiji, ova cifra dostiže bar 31 milijardu USD koje svake godine na upravljanje informacijama troše lokalni, državni i federalni upravni organi. „Od vladinih agencija traži se da zadrže isti nivo usluge prema biračima, a suočeni su sa ozbiljno smanjenim budžetima“, rekao je Džonatan Spira, glavni analitičar firme Basex.  „Rešavanje problema preopterećenosti informacijam dobra je osnova za početak eliminacije nekih od tih troškova.“

Druge reakcije iz istraživanja sugerišu to da će preduzimanje koraka za olakšavanje preopterećenosti informacijama potpomoći ubrzavanje radnih procesa, smanjenje stresa kod zaposlenih i, u konačnoj instanci, uštedeti vreme i novac vladinim i obrazovnim agencijama.  Od zaposlenih koji su učestvovali u istraživanju:

57% kaže da ih nemogućnost pronalaženja pravih informacija za njihov posao frustrira više nego zaglavljenost u zastoju saobraćaja

38% je reklo da su morali ponovo da rade izveštaje ili kakav drugi posao

24% je reklo da su koristili pogrešne informacije

23% je prekoračilo rokove zbog neefikasnog upravljanja

37 % se slaže, u potpunosti ili do neke mere, da se njihova organizacija guši u papiru

50 % se slaže, u potpunosti ili do neke mere, da se procesi poslovanja njihove organizacije zasnivaju na papiru

45% je osetilo povećan stres ili teskobu zbog svog posla

„Preopterećenost informacijama pruža ogromne izazove za zaposlene po pitanju poznavanja materije i u javnim i u privatnim sektorima“, izjavio je Greg Džouns, viši potpredsednik sektora za operacije u javnim uslugama u Xerox Korporaciji.  „Uz trenutne ekonomske pritiske, od ključnog je značaja za firme da se pozabave pukotinama u svojim poslovnim procesima i da implementiraju pametnije strategije koje će dati željene rezultate.“  Poslovanje i u javnom i u privatnom sektoru otkrilo je značajnu uštedu troškova prilikom saradnje sa kompanijom Xerox u cilju poboljšavanja upravljanja informacijama.

Organizacija „Oklahoma Employment Security Commission“ podigla je produktivnost za do 35% nakon implementiranja procesa koji ne troši papir, koristeći Xerox DocuShare®, softversko rešenje za upravljanje sadržajem poslovanja zasnovano na pristupu preko Weba.  Umesto ručnog smeštanja i ponovnog pronalaženja podataka o poslu, osiguranju i porezu, zaposleni sad imaju trenutni pristup bazi podataka koja sadrži više od dva miliona datoteka. Kompanija „Dow Chemical“ iskoristila je Xeroxove usluge za upravljanje štampanjem kako bi preuzela kontrolu nad ogromnom količinom dokumenata koji su u opticaju tokom poslovanja – i nad troškovima vezanim za štampanje, deljenje i ažuriranje tih dokumenata – čime je smanjila troškove štampanja za 20% do 30% na godišnjem nivou.

Univerzitetski centar „Penn State’s Multimedia and Print Center“, zatrpan zahtevima za štampanje, dupliciranje i distribuciju ogromnih količina papira, iskoristio je Xeroxove digitalne prese i štampače za proizvodnju, kao i virtuelni izlog na Web portalu, da bi poboljšao svoje funkcionisanje – a krajnji rezultat je poboljšanje za 50%.

Školski okrug „Wilkes Barre School District“ u Pensilvaniji pojednostavio je proces prijavljivanja učenika koristeći Xerox DocuShare, čime je smanjeno utrošeno vreme sa dve nedelje po detetu na samo 30 minuta.

Prelazak u digitalno doba

Ovo istraživanje, koje je uključilo zaposlene u vladi i obrazovanju širom SAD-a otkrilo je to da zaposleni sagledavaju papir kao sredstvo od pomoći u opterećenosti informacijama i da traže tehnologiju koja će im pomoći da njime upravljaju.  Razmatrajući investiranje u tehnologiju koja će ih uvesti u digitalno doba, skoro polovina (42%) postavili su poboljšanu efikasnost na prvo mesto po prioritetima.  Što se tiče onih u okviru istraživanja koji su započeli prelazak na digitalno poslovanje, 63% se slaže, u potpunosti ili do neke mere, da je njihova organizacija sasvim digitalna, ostavljajući prostora za poboljšanja u tom pogledu. 

Nakon lansiranja ere „deljenja s drugima“ uz prvi xerografski aparat za kopiranje pre 70 godina, Xerox sada pomaže svojim klijentima u upravljanju poplavom informacija.  Ova kompanija je išla ukorak sa svim inovacijama koje pomažu u uklanjanju prepreka na putu između papirnog i digitalnog sadržaja, sređivanju nagomilanog materijala i ponovnom vraćanju relevantnosti informacijama.  Da biste saznali više o preoptrećenosti informacijama, posetite stranicu: http://www.infooverload.com; za informacije o Xeroxu, posetite: http://www.xerox.com.

Metodologija istraživanja

Ovo istraživanje o preopterećenosti informacijama sprovela je onlajn kompanija Harris Interactive u ime kompanije Xerox na teritoriji SAD-a u periodu između 13. i 30. oktobra 2008. godine među 316 zaposlenih sa punim radnim vremenom koji rade u obrazovnim ili vladinim institucijama.  Svi ispitanici su zaposleni sa punim radnim vremenom, a 25% njih ima neko više zvanje i 85% učešća u donošenju odluka o tehnologiji upravljanja dokumentima u svojoj organizaciji.  Rezultati su nepristrasni.

Svi uzorci istraživanja ili ispitivanja, bilo da koriste ili ne koriste pravljenje uzoraka po principu verovatnoće, podložni su višestrukim izvorima grešaka koje najčešće nije moguće izmeriti niti oceniti, uključujući grešku pri pravljenju uzorka, grešku u pokrivenosti, grešku vezanu za nedobijanje odgovora, grešku vezanu za opcije oblikovanja pitanja i odgovora i ponderisanje i prilagođavanja po završetku istraživanja. Stoga, kompanija Harris Interactive izbegava reč „margin of error“ („minimalna greška“) jer navodi na pogrešan zaključak. Sve što može da se izračuna spada u drukčije moguće greške pri pravljenju uzorka koje sadrže drukčiju verovatnoću za dobijanje čistih, nepristrasnih i nasumično izabranih uzoraka sa 100% odgovora. Sve se ovo zasniva samo na teoriji jer nijedan objavljeni rezultat ispitivanja nije ni blizu ovog ideala.

Ispitanici ovog istraživanja izabrani su među onima koji su se složili da učestvuju u istraživanjima koje sprovodi kompanija Harris Interactive. Pošto je uzorak zasnovan na onima koji su dali saglasnost da budu pozvani da učestvuju na onlajn istraživačkom panelu kompanije Harris Interactive, nikakvu procenu teoretskog biranja uzorka nije moguće izračunati.

Izvor: New Momemnt, PC Press