PANTHEON: Digitalna kancelarija ključ za razvoj poslovanja

U poslednjih nekoliko godina, a naročito s pojavom epidemije koronavirusa, digitalna transformacija je jedna od najaktuelnijih tema u poslovnom svetu. Otvaraju se pitanja o procesima budućnosti koji mogu pomoći kompanijama rođenim u eri analognog procesuiranja podataka da ostanu konkurentne i u modernim vremenima.

Digitalna transformacija podrazumeva važnu promenu u načinu na koji kompanije rade na rešavanju svakodnevnih, rutinskih zadataka. Sada, uz pomoć mnogih alata za automatizaciju, zaposleni mogu višak vremena da iskoriste za kreativnije i napredno orijentisane zadatke. Time kompanija dobija konkurentsku prednost, ali i maksimiziranje produktivnosti zaposlenih.

Digitalna kancelarija kao prilika za uspeh

Do pre desetak godina, termin digitalna kancelarija nije bio previše zastupljen u poslovnom svetu, jer je retko ko znao njegovo pravo značenje, tj. nije bilo mnogo onih koji su koristili prednosti ovakvog tipa poslovanja.

Danas, istina donekle pod uticajem spoljnog faktora, mobilni uređaji i poslovanje zasnovano na cloud‑u predstavljaju jedan od osnovnih alata u svakodnevnom poslovanju. Samom njihovom upotrebom kancelarije postaju digitalne, u svom izvornom obliku.

Šta definiše digitalnu kancelariju?

Da biste bolje razumeli koncept digitalne kancelarije i njenih prednosti, potrebno je da je definišemo u skladu s njenim osnovnim osobinama. Tu spadaju masovna upotreba tehnologija, razmena znanja, autonomija zaposlenih, integracija poslovnog i privatnog života, okruženje koje podstiče saradnju i digitalna kultura.

Omasovljenje upotrebe tehnologija

Prilikom inoviranja određenih poslovnih procesa pristupa se masovnom korišćenju novih tehnologija i alata. To znači da se većina zaposlenih obučava za rad s njima i postaje digitalno pismenija.

Stalna razmena znanja

U digitalnom okruženju znanje fluktuira velikom brzinom, a oni koji znaju kako da nešto optimalno urade, to prenose svojim kolegama koji uče, jer samo tako ceo tim može biti produktivniji. Svi pojedinci napreduju, čak i onda kada to možda ne bi uradili da se nalaze u drugačijem okruženju.

Veća autonomija zaposlenih

Samim tim što rutinske poslove obavljaju digitalni alati, zaposlenima se ostavlja više prostora i vremena da stvore sopstvenu autonomiju i pruže intelektualni napor da unaprede i svoj rad, ali i rad svog tima.

Integracija poslovnog i privatnog života

Budući da postoji više vremena i prostora za zaposlene, omogućen je fokus na razvoj privatnog života. Kada smo zatrpani obavezama, nije lako ne doneti posao kući. Međutim, uz olakšanu svakodnevicu, možemo kući otići rasterećeni i biti fokusirani na porodicu.

Okruženje koje podstiče saradnju

Katkad se čini da digitalna kancelarija može biti znak da se ljudi otuđuju, manje komuniciraju i ne razvijaju socijalne veštine kao u okruženju u kom su uživo usmereni jedni na druge. Međutim, istraživanja pokazuju da to baš i nije tako, i da se komunikacija razvija u pravcu podsticanja saradnje unutar tima, jer novo okruženje, softver i drugi digitalni alati sa sobom donose nepoznanicu i nešto na šta se treba navići, pa tako ceo tim radi na optimizaciji najboljeg mogućeg modela rada.

Digitalna kultura

Kod digitalizacije poslovanja dolazi do upotrebe novih termina u svakodnevnom govoru. Određene vremenske navike se menjaju, a ljudi često tu tranziciju gotovo da ne primete, jer im sve deluje kao da se prirodno dešava. Razvoj digitalne kulture je proizvod novog poslovnog okruženja u kom se radi, i radiće se u budućnosti.

Alati koji pokrivaju najveći deo svakodnevnih radnih zadataka

Prvi korak za stvaranje digitalne kancelarije trebalo bi da bude uvođenje poslovno‑informacionog sistema u oblaku. Na taj način svi pojedinci u kompaniji mogu imati pristup istoj bazi podataka, bez obzira na to gde se nalaze. Pregled poslovanja dostupan je na klik, a razmena podataka je sigurna i jednostavna.

Ne možemo ni da pričamo o digitalizaciji poslovanja bez uvođenja elektronskih faktura. Dodatni podsticaj trebalo bi da bude i to što Zakon o računovodstvu predviđa da, počev od 2022. godine, sve fakture koje se izdaju pravnim licima i preduzetnicima moraju biti izrađene u elektronskoj formi i dostavljene elektronskim putem. Izdavanje elektronskih faktura je moguće i sada uz pomoć usluge eRačun. Na taj način potreba za papirom gotovo da ne postoji.

Ukoliko se vaše poslovanje i dalje zasniva na papirnim dokumentima, postoji način da izbegnete naporno prekucavanje ulaznih dokumenata. eKnjiženje predstavlja priliku za sva preduzeća koja žele da imaju sistem koji sam prepoznaje sadržaj skeniranog računa i pretvara ga u elektronski oblik.

Naredni korak trebalo bi da bude sređivanje kompletne ulazne i izlazne dokumentacije. Modul eDokumentacija nudi mogućnost da sve dokumente imate sortirane, evidentirane i sačuvane na jednom mestu, elektronski, i vrlo pregledno. Naravno, tako se i nivo bezbednosti drastično povećava jer nema bojazni da će se neki važan dokument izgubiti.

U okviru eDokumentacije, postoji mogućnost vođenja Arhivske knjige u elektronskom obliku. Republika Srbija je nedavno usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, po kome je potrebno da preduzeća oforme arhivsku građu i dokumentaciju koju su dužni da vode i čuvaju. Kao rok za dostavljanje prepisa Arhivske knjige za dokumentaciju koja je nastala u prethodnoj poslovnoj godini određen je 30. april, što znači da su rokovi kratki.

Kako je predviđeno i samim Zakonom, u okviru ovog alata moguće je evidentiranje, klasifikovanje, arhiviranje i čuvanje arhivske građe i dokumentovanog materijala. Moguće je i urediti listu kategorija arhivske građe i rokove čuvanja, a sve u skladu sa opštim aktom o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata. Ovo će biti obaveza za sva srednja i velika preduzeća, pa nije naodmet pripremiti se i organizovati na vreme.

Da bi vaša kancelarija zaista bila digitalna, a vaše preduzeće funkcionisalo kao jedna skladna celina, neophodno je da uz pomoć WorkFlow‑a automatizujete poslovne procese u preduzeću. Manuelni zadaci i te kako mogu postati automatizovani, a zaposleni kontrolor nad procesima. Na taj način radnik neće izgubiti svoju funkciju, već je unaprediti u važniju.

Zaokružen sistem digitalne kancelarije

Uz pametan odabir digitalnih alata i njihovu primenu, digitalna kancelarija može postati mesto uživanja, prilike za stalni razvoj i napredovanje, ali i mesto gde se radi sa uživanjem. Time zadovoljavamo neke od osnovnih osobina koje smo gore pomenuli, a to je rasterećenje zaposlenih i pametnije korišćenje danas najvažnijeg resursa – vremena.

Epidemija koronavirusa jednom će biti iza nas, iskoristimo ovo kao priliku da naučimo nešto i poboljšamo svoje poslovanje. Trenutna situacija posebno je naglasila da nam tehnološki trendovi već nekoliko godina omogućavaju optimizaciju poslovanja i digitalizaciju.

Svet u kome sada živimo pokazuje da više ništa neće biti isto, ali to ne znači da ne može biti bolje. Ovo je prilika koju treba da iskoristimo i poboljšamo sve što u našem poslovanju nije bilo dovoljno brzo i kvalitetno. Prilagođavanje i usvajanje novog načina rada jedine su razumne odluke. Budimo spremni, pre neke nove krize.

Korisna adresa: Datalab.rs

Mobilni uređaji i poslovanje zasnovano na cloud‑u predstavljaju jedan od osnovnih alata u modernom poslovanju. Samom njihovom upotrebom kancelarije postaju digitalne