Da li je CSP nastavak evolucije DMS i ECM platformi?

Kada smo u našem 294. broju pisali o digitalnoj transformaciji kao katalizatoru uvođenja DMS i ECM rešenja, nismo mogli precizno da pretpostavimo u kojoj meri će digitalna evolucija nastaviti da se odvija u oblasti upravljanja informacijama na nivou kompanija.

Za nepunu godinu dana, svedoci smo da su menadžeri uvideli da je implementacija ovih poslovnih rešenja nužnost, ali i da su otišli korak dalje, u potpunosti ih prihvatajući i koristeći ih na konkretan način radi unapređenja poslovanja. Na taj način, DMS i ECM softveri postali su u mnogim firmama nezaobilazan deo informatičke podrške osnovnom biznisu, taman koliko i programi za izdavanje faktura, vođenje evidencije o stanju zaliha ili obračunu poreskih obaveza.

U međuvremenu, stručna javnost počela je sve intenzivnije da govori i o CSP platformama za upravljanje sadržajima. S tim u vezi, postavlja se pitanje da li je kompaniji potrebno posebno rešenje za svaku pobrojanu information management platformu?

Smrt ECM platforme?

Jedan od većih promašaja u analizi trendova u vezi sa upravljanjem informacijama zabeležio je Michael Woodbridge, izvršnog potpredsedika Gartner-a. U svom blogu, on je svojevremeno prilično senzacionalistički uskliknuo da je ECM „mrtav” i da njegovo mesto zauzimaju platforme za upravljanje sadržajima (eng. CSP – Content Services Platforms).

Posle dugotrajne debate, ispostavilo se ipak da su granice između ECM i CSP platformi nedovoljno izražene i da se u velikoj meri preklapaju, svodeći njihove razlike u suštini često na nivo semantike i jezičkog tumačenja pojmova. Pojmovna tranzicija od ECM-a ka CSP-u je počela kao odraz jednog sasvim drugog trenda – sveopšteg prelaska na cloud.

ECM se tradicionalno shvatao kao on-premise softverski paket koji nije izmešten u oblak, već se nalazi na lokalnim serverima kompanije. S druge strane, CSP je fluidniji, elastičniji koncept platforme koja je u potpunosti oslonjena na cloud i koja se s drugim platformama integriše preko API-ja.

Međutim, takvo gledanje na ova dva sistema je vrlo brzo postalo zastarelo i netačno, a uz to ograničeno na njihove tehnološke aspekte i karakteristike. Za suštinu, a to je u ovom slučaju sveobuhvatno upravljanje informacijama kompanije, za te aspekte se ne može reći da su od presudnog značaja.

Šta je čiji domen rada?

ECM se definiše kao potpuno integrisan komplet alata i procesa (eng. suite) kojima se skladišti, upravlja, obrađuje i pretražuje celokupan sadržaj pod kontrolom organizacije (interni i eksterni). CSP se pak određuje kao koherentna SaaS platforma koju čine razni servisi i mikroservisi namenjeni stvaranju, deljenju i skladištenju tekstualnih, audio i video sadržaja korisnika.

Tradicionalni proizvođači ECM rešenja su se donedavno oslanjali isključivo na standardnu server-klijent mrežnu arhitekturu kompanije i skladištenje svih kompanijskih podataka na lokalnim serverima, gde se ono vrši unutar jednog centralnog repozitorijuma. Iako za mnoge prevaziđena, ovakva arhitektura i dalje ima brojne pristalice među korisnicima.

S druge strane, a pomalo pojednostavljeno rečeno, CSP je light, agilna verzija ECM-a.

CSP platforme omogućavaju klijentu da upravlja informacijama koje su eksterno uskladištene (uključujući i one van kompanijinog cloud-a i njene direktne kontrole) i koje su skoro isključivo multimedijalnog tipa (tj. u potpunosti nestrukturirane). Ove platforme i ne pretenduju da postanu integralno, celovito rešenje za sve podatke na nivou preduzeća, već rešavaju pojedine grupe problema koje se tiču konkretne oblasti (na primer, upravljanje informacijama koje se plasiraju putem naloga na društvenim mrežama).

Shodno tome, one se skoro uopšte ne bave informacijama koje nastaju kao proizvod internih poslovnih procesa niti omogućavaju opsežan information management kompanije.

Na putu ka konvergenciji

Sve ono što se kao vrline i komparativne prednosti pripisuje CSP platformama postaje sve više deo i ECM rešenja. Mašinsko učenje, kompleksna analitika i korišćenje veštačke inteligencije su tako postali elementi savremenih ECM softverskih paketa. Uz to, polako se napušta i dogma o jedinstvenom repozitorijumu i centralnom serveru – podrška za cloud se podrazumeva, a kvalitetno dizajnirani ECM sistemi omogućavaju pristup i razmenu podataka s raznim eksternim bazama podataka.

Ono od čega su tvorci ECM softvera morali da odustanu jesu rigidnost i inertnost. Preplavljivanje kompanijskog polja informacija podacima sa Interneta samo je jedan od izazova s kojima su se suočili. Novi se, međutim, pomaljaju na horizontu: Internet stvari (IoT), distribuirane, decentralizovane baze podataka (blockchain tehnologije) i mašinsko učenje u svrhe automatizovane akvizicije, indeksiranja i klasifikacije podataka.

Da li je DMS metaforički ložač „kotla” informacija?

Ako bismo nastavili s „grejnom” metaforom, onda bi trebalo da postavimo pitanje šta se dešava dok čekamo napredna, „zelena” rešenja. Odgovor bi verovatno bio da uglavnom i dalje ložimo ugalj. U životu prosečne firme nije sporno da sve više informacija pristiže sa Interneta i da će jednog dana morati da se obrađuju i sve one koje smo pomenuli kao blisku budućnost (AI, ML, IoT, blockchain). Ali, u međuvremenu se i dalje izdaju fakture, radni i putni nalozi, izjave o saobraznosti, garancije, pisani izveštaji iz magacina, s terena, gradilišta, inventarske liste… Nešto (sve manje) u papiru, a nešto (sve više) u elektronskim formatima.

Upravo zbog toga preduzeća ne mogu bez sistema za upravljanje dokumentacijom (DMS – Document Management Systems). DMS softver služi za efikasno pohranjivanje, modifikovanje i preuzimanje elektronskih dokumenata u raznim strukturiranim oblicima. Strukturiranost podataka unutar DMS-a označava svojstvo dokumenata da se nalaze u nekom od svega nekoliko striktno predefinisanih formata zapisa (DOC, PDF; XLS, PPT na primer) i to svojstvo se javlja tokom kontinuiranog obavljanja uobičajenih poslovnih aktivnosti kompanije.

S druge strane, ECM i CSP platforme moraju da se bave nestrukturiranim podacima koji dolaze u stotinama različitih formata. Zato je tradiconalna podela takva da se DMS rešenje koristi za podršku internim tokovima informacija, a ECM/CSP za upravljanje svim informacijama s kojima konkretan biznis dolazi u dodir.

„Grejna” metafora

ECM koncept je poput centralnog grejanja, gde postoji jedan kotao za sva uniformisana grejna tela koja konzistentno greju celu kuću i koji koristi jedan tip goriva. CSP bismo u toj metafori mogli da uporedimo sa alternativnom strategijom gde se svaka soba greje pomoću različite vrste grejnog tela, prilagođenog zahtevima svake prostorije ponaosob.

Prvo rešenje je skupo (jer se mora implementirati odmah u celosti), glomazno i vrlo efikasno; drugo je modularno i jeftinije, ali uz rizik da temperatura neće biti baš jednaka u svakoj sobi.

Koncepcija ispred tehnologije!

Stalna unapređenja DMS i ECM rešenja, uz inovativnost CSP platformi, nameću nadležnima za upravljanje tokovima informacija na nivou kompanije pristup koji će biti koncepcijski, a ne tehnološki orijentisan. Bilo da i dalje posluje off-line ili je u pitanju Internet-only korporacija, svaka kompanija mora da osmisli koncepciju upravljanja informacijama koja će joj biti što bolje prilagođena.

Za neke od njih biće dovoljan i rudimentaran, ali efikasan i savremen DMS. Za druge će optimum biti dostignut kroz integraciju DMS sa ECM ili ECM/CSP sistemima. U tom smislu, jednostavno se ne može reći da je neka od triju pomenutih platformi bolja ili poželjnija od druge dve. Koju/koje ćete od njih odabrati zavisi isključivo od potreba i prirode vašeg poslovanja.

Autor: Dušan Katilović