Integracija i sinhronizacija kalendara
Elektronski kalendari veoma su popularni za planiranje obaveza kako poslovnih, tako i privatnih. Kada znamo za neku obavezu u budućnosti, da ne bismo morali stalno o njoj da brinemo i proveravamo pisane rokovnike, dovoljno je da je ubeležimo u elektronski kalendar i zadamo koliko vremena unapred želimo da dobijemo obaveštenje i koliko često je potrebno da se ono ponavlja. Dodatno, možemo da označimo obaveze kao završene ili da ih u slučaju potrebe pomerimo za ranije ili kasnije. Postoji mnoštvo programa koji vodi brigu o našem kalendaru obaveza, a najpoznatiji su Microsoft Outlook i Google kalendari.
Windows 10 Calendar je aplikacija koja radi s kalendarima vezanim za Microsoft Account ili Outlook ili za oba istovremeno. Da biste ga koristili, pronađite ga u Start meniju ili u Cortana prozor pretrage upišite Calendar da biste dobili potrebnu ikonu. Kalendar koristite tako što unesete svoj Microsoft ID i šifru (ukoliko već niste povezali Microsoft Windows instalaciju sa Microsoft Account‑om; ako ste to učinili, već vas očekuje učitani kalendar). Klikom na mail ikonu u donjem desnom uglu lako prelazimo na e‑mail‑ove učitane iz Microsoft Outlook‑a. Treća ikona u ovom nizu, People, omogućava uvoz kontakata s raznih društvenih mreža.
Vratimo se na kalendare. Ukoliko iz nekog razloga koristimo Google i Outlook kalendare paralelno, moramo voditi računa o tome da preuzete obaveze ne budu u koliziji ako su u terminima koji se preklapaju. Google je donedavno pružao usluge sinhronizacije Outlook i Google kalendara, ali je ova aplikacija prestala da postoji. Google kalendar dominira u browser‑ima i na Android pametnim telefonima koji su planetarno najzastupljenija mobilna platforma, a Outlook kalendar ima jake pozicije na Windows PC računarima. Svakodnevna sinhronizacija ova dva kalendara složen je problem i aktivnost čija je svrsishodnost pod velikim znakom pitanja jer svaki od ovih kalendara možete da koristite ne samo na matičnim Android/Web i Windows platformama nego i u nizu drugih okruženja, kao što je iOS odnosno iPhone.
Kalendare sa unetim obavezama koristimo svakodnevno, pa ako želimo da u svakom momentu imamo precizan i ažuran raspored predstojećih aktivnosti, potrebno nam je što jednostavnije rešenje. Vreme kojim raspolažemo, bilo ono poslovno ili privatno, u krajnjoj liniji je jedinstveno i neminovno se preklapa, tako da često imamo poslovne obaveze nakon kraja radnog vremena, kao što se dešava da privatne stvari završavamo u vreme pauze za ručak ili na početku radnog dana, ako uživamo u fleksibilnom radnom vremenu. Postoji, doduše, jedna potencijalno škakljiva situacija ako neke kolege, sekretarice ili šefovi imaju uvid u naše poslovne obaveze, a privatne ih se svakako ne tiču. U takvoj situaciji razdvajanje je zgodno, ali i tada je bolje da napravimo dva ili više kalendara u istom programu. Prednost ovog pristupa jeste u tome što svaka platforma lepo prikazuje kombinovane preglede više kalendara, uključujući i događaje deljene sa saradnicima, prijateljima i porodicom.
Ako ikako možete, naš savet je da se rešite jednog kalendara i u drugi uvezete i integrišete sve obaveze. Hajde da vidimo kako učitavamo Google Calendar u Outlook i obratno. Izvoz i uvoz praktično je analogan za oba kalendara, pa ćemo redom videti gde se kod njih nalaze ove opcije.
Pomoću omiljenog Web browser‑a ulogujte se u Gmail nalog, nakon toga kliknite na ikonu matrice koja prikazuje raspoložive aplikacije i pređite u Calendar. U levom delu ekrana otvorite iskačući meni pored My calendars stavke. Klikom na Settings prelazi se na ekran u kojem postoje opcije Import calendar i Export calendars. Pratite Wizard proces za snimanje Google kalendara i učitavanje Outlook arhive. U Outlook‑u kliknite na File meni, pa Open and export i na kraju na Import and export. Pokrenuće se Wizard u kojem biramo Import an iCalendar (.ics) fajl i otvarate ranije snimljen Google fajl. Kada završite uvoz Windows 10 Calendar aplikacija biće automatski popunjena Google obavezama.
Ako se prebacujete na Google, birate opciju Export to a file u pomenutoj Import and export stavci Outlook menija. U ovom slučaju Outlook kalendar snimamo u .csv formatu, a import završavamo pomoću Google calendar stavke Import calendar.
Ako ipak želite da zadržite oba kalendara i da ih sinhronizujete, možete da isprobate program Outlook Google Calendar Sync koji je interesantan jer je besplatan, a uspeva da se nosi s nekoliko plaćenih alternativa. Program se aktivira na računaru i podesi se frekvencija sinhronizacije. Nakon toga on neprimetno preuzima brigu o usklađivanju kalendara.
Frekvencija ne bi trebalo da bude prevelika, jer Google Calendar ume da otkaže saradnju ako mu se prečesto obraćate, pa je najbolje da se zadržite na jednom ili dva puta dnevno. Ako vas zanima ovaj pristup, posetite Web stranicu OutlookGoogleCalendarSync.codeplex.com. Preuzmite program i pogledajte prilično dobro napisano uputstvo s potrebnim objašnjenjima i upozorenjima.
Uređuje Ladislav Struharik
