Kako se kalio sadržaj – od papira do digitalnog poslovanja
Dok je sistem za upravljanje dokumentacijom (DMS – Document Management System) nastao iz potrebe da fizički dokumenti budu raspoloživi i u svojim elektronskim verzijama, tj. kopijama, ECM (Enterprise Content Management) platforme za upravljanje kompanijskim sadržajima su od samih svojih početaka projektovane za upravljanje isključivo elektronskim (kasnije digitalnim) podacima s kojima kompanija dolazi u dodir
S vremenom se ispostavilo da razvoj ECM/DMS sistema predstavlja jednu sporu koncepcijsku evoluciju kojoj se kraj (još uvek) ne nazire…
Paperless office, kažete?
Prapočeci ECM softverskih paketa vezuju se za davni kraj osamdesetih godina prošlog veka i entuzijazam tech-futurologa u vezi sa – kako se tada činilo – skorim i neizbežnim nestankom papira iz radnih prostora i promovisanjem koncepta „kancelarije bez papira”.
Samo u poslednjih 40 godina, globalna potrošnja papira je porasla za 400%! Primera radi, u Sjedinjenim Državama kompanije i biznisi troše oko 12 biliona (hiljada milijardi) listova papira godišnje, tj. 31,5 miliona tona ili 320 kg po stanovniku (izvor: Formstack.com).
Iako pomaka nesumnjivo ima, kraj ere papira će, po svemu sudeći, nastupiti tek kada generacija bebi-bumera u potpunosti izađe s tržišta rada.
DMS + ERM = EDRMS
Osnovni zadaci prvobitnih DMS softvera bili su skeniranje papirnih dokumenata, optičko prepoznavanje ispisa (OCR) i njhovo prevođenje u elektronski fajl format. Elektronske kopije bi se potom skladištile pomoću posebnih softvera za arhiviranje (ERM – Enterprise Record Management).
Sredinom i krajem devedesetih dolazi do integracije ovih dveju platformi u jedinstvene sisteme za upravljanje i arhiviranje dokumentacije (EDRMS – Electronic Document and Records Management Systems). Oni su omogućavali korisnicima upravljanje fajlovima u smislu njihovog kreiranja, izmene, (kolaborativne) razmene, revizije, odobravanja i zaključavanja konačne verzije. Zaključan fajl bio bi objavljen, zaveden i arhiviran kao zvaničan dokument kompanije u elektronskom formatu.
EDRMS softveri su bili toliko glomazni i šablonizovani da su se ljudi koji su radili na njima komotno mogli porediti s „papirnim ćatama” u nekom organu državne uprave. Činjenica da su radili s dokumentacijom u elektronskom zapisu delovala je još besmislenije ako se zna da se u toj prvoj fazi tranzicije po inerciji štampalo gotovo sve – od elektronske pošte do korisničkih uputstava s više stotina stranica. Na taj način, sav posao u vezi s vođenjem dokumentacije bio je zapravo dupliran.
Internet – presudan faktor preokreta
Vođenje elektronske dokumentacije ostao bi skup hir da se 2000-ih nije desila Internet, a nešto kasnije posebno Web i revolucija u vidu pojave društvenih mreža.
Kompanije su sve više dolazile u dodir s digitalnim podacima, bilo da ih moraju primati ili objavljivati. Tih godina, ECM je zamenio zastareli EDRMS koncept, postajući spona internih informacija kompanije i onih van njenih okvira.
Eksplozija multimedijalnih sadržaja i imperativ intenzivnog prisustva biznisa na Web-u naveli su arhitekte softverskih alata da sugerišu sledeću koncepcijsku promenu – prelazak sa ECM na CSP (Content Services Platforms) SaaS platforme koje modularno objedinjuju razne posebne servise namenjene stvaranju, deljenju i skladištenju tekstualnih, audio i video sadržaja korisnika.
Bitna uloga primene ECM/CSP rešenja u poslovanju
Ispravno bi bilo reći da CSP platfoma ne zamenjuje ECM, već se njihove uloge delimično poklapaju, a delimično su komplementarne. Iako nesporno i dalje prisutan, papir u našoj zemlji svakodnevno gubi svoj značaj i preduzeća će bez sumnje nastaviti da implementiraju inovativna softverska rešenja koja će im omogućiti uspešno snalaženje u sve većem okeanu digitalnih informacija. Koja će konkretna strategija i platforma biti primenjena, međutim, zavisiće od potreba svake kompanije ponaosob.
Autor: Dušan Katilović
