Pun potencijal e-faktura leži u digitalizaciji procesa likvidacije faktura!

Primena Zakona o elektronskom fakturisanju, koji je donet u aprilu 2021, polako se približava svom cilju. U Be-terni, firmi koja se bavi implementacijom ERP rešenja, uložili smo u poslednje vreme puno energije u promene koje su potrebne kako bi elektronske fakture kod naših klijenata zaživele ne samo na papiru već i u svakodnevnom poslovanju!

Izlazne fakture naših klijenata koji koriste Microsoft Dynamics ERP rešenja su od maja 2022. krenula da se generišu u propisanom XML UBL 2.1. standardu za elektronske fakture, a njihovo slanje kupcima putem povezivanja na centralni Sistem za elektronske fakture koji je pod kontrolom države (SEF) je automatizovan.

Pozitivni efekti slanja izlaznih faktura preko e-sefa

Za nas koji implementiramo ERP rešenja, uvođenje e-faktura i proces automatskog slanja faktura iz Microsoft ERP rešenja u SEF tek je prva faza projekta koja našim klijentima, pored usklađenosti s regulativom, donosi mnogo drugih poslovnih koristi. Više nema štampanja izlaznih faktura, kovertiranja, slanja poštom, arhiviranja faktura u papirnom obliku i traženja informacija po raznim fasciklama. Dodatne uštede se odnose na smanjenje materijalnih i drugih troškova u odnosu na sve prethodno navedeno, a posebno je potrebno naglasiti i doprinos ekološkom standardu (očuvanju prirode).

Po našem mišljenju, druga faza (puna primena spomenutog projekta), koja uključuje u SEF pored subjekta privatnog sektora da primi i čuva elektronski izdatu fakturu od strane javnog ili privatnog sektora, donosi najveću racionalizaciju procesa i optimizaciju troškova sa uključivanjem razmene elektronskih faktura u celom privatnom sektoru, ali i na strani primaoca elektronskih faktura, a ne samo izdavaoca.

Najveći potencijal za racionalizaciju procesa i optimizaciju troškova očekuje se tek uz punu primenu projekta razmene e-faktura

Kompanije koje se bave implementacijom ERP rešenja će sličnim mehanizmom, kao kod implementacije slanja e-faktura, omogućiti i preuzimanje ulaznih faktura dobavljača putem integracije na SEF. Međutim, potrebno je naglasiti da proces izdavanja izlaznih faktura, gledajući s organizacionog aspekta, ne donosi veliki broj promena u samoj organizaciji, dok odobravanje ulaznih faktura na strani primaoca donosi mnogo veće izazove u samo poslovanje, kao i bolju optimizaciju rada – osim ako niste jedan od onih koji su odlučili da elektronski generisane ulazne XML ili vizuelizovane PDF fakture štampati iz ERP sistema nakon primanja istih i na taj način nastavili ručno potvrđivanje ulaznih faktura, kao što su do sada navikli.

Da bi našim klientima ponudili savremena i komplementarna rešenja na području digitalizacije poslovanja, u Be-terni smo spojili snage sa partnerom Marg koji već 17 godina transformiše procese vezane na dokumente u poslovanju sa implementacijom BusinessConnect dokument menadžment rešenja.

Ključ je u digitalizaciji procesa na strani primaoca faktura

Da bi kompanije mogle da iskoriste pun potencijal i sve pozitivne efekte primene elektronske razmene faktura, potrebno je da definišu kako da digitalizuju i proces likvidacije faktura. Zamislite samo koliki put je potrebno da pređe svaka ulazna faktura u okviru jedne kompanije i koliko vremena je potrebno da se svaka od tih faktura odobri, ako prolazi kroz ceo proces ručno. Iako se preuzimanjem ulazne e-fakture iz SEF-a ona nalazi u ERP sistemu, tradicionalan proces odobravanja fakture nije u njemu. Kompanija BE-terna nudi integraciju Microsoft-ovog ERP rešenja sa DMS (Document Management System) sistemom BusinessConnect koji omogućava potpuno digitalizovan proces odobravanja ulaznih faktura i tako spaja potrebne DMS funkcionalnosti sa ERP sistemom koje tradicionalno nisu zamišljene da ih jedan ERP sistem podržava, a ovde je prisutna i činjenica da osobe koje uglavnom odobravaju fakture vrlo retko koriste ERP sistem.

Digitalni proces likvidacije prilagođen vašim potrebama

DMS sistem BusinessConnect omogućava preuzimanje (ERP, SEF, e-mail, scan, drag&drop) i likvidaciju svih ulaznih faktura u preduzeće, kako domaćih tako i stranih. Preuzimanje podataka je centralizovano, a sama likvidacija faktura može biti distribuirana po odeljenjima uzastopno ili paralelno – u zavisnosti od vaših internih pravila, tipa fakture i slično. Takođe, prethodno pomenuto ne mora da se radi iz kancelarije, s obzirom na to da DMS sistem omogućava mobilnu podršku zaposlenom u procesu likvidacije. Važno je naglasiti da sistem omogućava konfiguraciju svih specifičnosti poslovanja.

Besprekorna integracija DMS i ERP sistema

Pri likvidaciji faktura, možete da povežete ulaznu fakturu s postojećim dokumentima iz ERP sistema, poput porudžbenice koja vam omogućava da brzo uporedite dogovoreno i poručeno sa onim što je isporučeno. Dodatno, moguće je definisati mesto i nosioce troška s korišćenjem ključeva za automatsko deljenje troškova po pozicijama troškova i tako svaku ulaznu fakturu blagovremeno pripremiti za knjiženje.

Automatizujmo što se može automatizovati

S obzirom na to da se sinhronizacija podataka između BusinessConnect i Microsoft ERP programa vrši u realnom vremenu, dodatna vrednost je mogućnost automatizacije likvidacije ulaznih faktura bez potrebe odobravanja od zaposlenih. Iznosi na ulaznim fakturama koji odgovaraju porudžbenicama u ERP sistemu se mogu, uz prethodnu automatsku kontrolu za proveravanje duplikata, odobravati automatski bez nepotrebnog angažovanja zaposlenih.

Nakon odobrenja (ručnog ili automatskog) faktura, podaci o fakturi se mogu zabeležiti u ERP sistemu za plaćanje računa i na kraju platiti. Status računa se sa ERP sistemom sinhronizuje dvosmerno u realnom vremenu, a elektronska arhiva ulaznih faktura dostupna je preko integracije sa SEF sistemom ili putem integracije na BusinessConnect e-arhivu, gde se nalaze i svi drugi dokumenti poslovanja (ugovori, ulazna i izlazna pošta i dokumentacija vezana za ljudske resurse).

Digitalizacija poslovnih procesa

Centralizovan sistem BusinessConnect za likvidaciju elektronskih faktura, zajedno s Microsoft ERP sistemom, omogućava nam automatsko evidentiranje ulaznih računa u knjigu ulaznih i izlaznih faktura, automatsko otpremanje podataka (nema više potrebe za OCR podacima), obaveštavanje učesnika u procesu odobravanja putem e-mail-a s linkom na dokument, upozorenje o duplikatu fakture kako bi se sprečila dupla naplata fakture, mogućnost povezivanja na druge finansijske dokumente (na primer, porudžbenice), pregled dokumenata, raspodelu troškova fakture, komentarisanje, odobrenje ili odbijanje i vraćanje fakture izdavaocu fakture i, naravno, konačno plaćanje fakture, ako je prošla kroz ceo proces likvidacije.

DMS sistem BusinessConnect za likvidaciju ulaznih faktura

BusinessConnect je dokazan sistem za upravljanje dokumentacijom koji sa standardnim modulima pruža podršku za 40.000 krajnjih korisnika u raznim industrijama i javnoj nabavci, omogućavajući poslovanje bez papira, digitalizaciju procesa i sigurno elektronsko čuvanje dokumenata u skladu s propisima EU. Pored ostalih pogodnosti, BusinessConnect omogućava korisnicima potpuno elektronsko poslovanje i povezivanje procesa, bez obzira na izvor, kanal komunikacije ili format dokumenta.

Zaključak

„Naši postojeći i novi potencijalni klijenti od nas očekuju holistički pristup, dobro razumevanje mogućnosti optimizacije i poboljšanja u poslovanju uz digitalizaciju poslovanja, kao i pomoć kod usklađenosti sa zakonskom regulativom. Zakon o elektronskom fakturisanju je još jedan od projekata gde se zahteva traženje sinergije sa adekvatnim rešenjima naših partnera od poverenja kako bi na taj način naš klijent imao pristup jednom sveobuhvatnom rešenju” – izjavio je Živoslav Damnjanović, Sales Director Srbija.

„Partnerstvo s kompanijom BE-terna nam je od strateške važnosti jer nam omogućava da dajemo dodatnu vrednost Microsoft rešenjima, i na taj način omogućavamo kako našim klijentima, tako i klijentima našeg partnera, sigurniji i brži put do cilja sa zrelim i dobro povezanim rešenjima” – rekao je Dejan Blatnik, regionalni direktor prodaje u kompaniji Marg.

Korisna adresa: https://www.be-terna.com/sr

Autori: Dejan Blatnik, Regional Sales Manager, Marg i Marko Divnić, Teamlead Dynamics NAV, Be-terna