Upravljajte dokumentima lakše nego ikada sa Document Central-om

Iako se do sada već nekoliko puta odlagala primena propisa o čuvanju arhivske građe u elektronskom obliku, čini se da će 1. januara 2024. konačno stupiti na snagu. Ova uredba nas je navela da razmišljamo o načinu na koji pristupamo čuvanju dokumentarnog materijala, njegovoj sigurnosti, procesima i kako sve to izgleda iz perspektive korisnika.

Rezultat toga jeste Document Central, rešenje koje će zadovoljiti sve vaše potrebe u vezi s dokumentacijom i pritom učiniti da vaša firma bude usklađena s najnovijim propisima.

Šta je Document Central i kako radi?

GoPro Document Central omogućava efikasniju distribuciju i kontrolu informacija i dokumenata u okviru organizacije tako što pojednostavljuje i uniformiše poslovne procedure, kretanje dokumentacije i obaveštavanje putem e-pošte.

GoPro Document Central smanjuje obim papirne dokumentacije i na taj način stvara direktnu uštedu. Pored toga, GoPro Document Central pruža sledeće pogodnosti: skalabilnost, ubrzanje poslovnih procesa, smanjenje ručnog unosa, standardizaciju i optimizaciju procesa i dokumentacije, bolju kontrolu dokumentacije i toka dokumentacije, maksimalnu bezbednost informacija u skladu sa zakonskom regulativom i još mnogo toga.

Prednosti Document Central rešenja

Arhivska knjiga – sistem omogućava efikasno evidentiranje i kategorizaciju dokumentacije po usvojenoj Listi kategorija, rokove čuvanja, jedinstveni broj registratora, i fizičku lokaciju, bilo tokom zavođenja u elektronski delovodnik, bilo naknadno kad je dokumentacija već zavedena. Sistem omogućava jednostavno formiranje i izvoz prepisa Arhivske knjige i usklađenost sa zakonskom regulativom i propisima.

Proces odobravanja dokumentacije – ovaj proces podrazumeva kretanje dokumenta kroz različite faze i različita odgovorna odeljenja ili osobe, sve do konačnog arhiviranja ili odbacivanja. Kroz definisani proces, u sistemu će biti omogućeno da se isprati kompletan tok dokumentacije kao i aktivnosti korisnika nad njom.

Notifikacije za korisnike – U sistemu postoji mogućnost da se automatski korisniku ili grupi korisnika pošalje mail-om određena informacija o arhiviranom dokumentu ili procesu vezanom za dokument koji je u fazi obrade.

Rad u poznatom okruženju – Document Central je kreiran pomoću proverenih Microsoft-ovih aplikacija – SharePoint i PowerPlatform. Zahvaljujući tome, radi u savršenom skladu sa svim aplikacijama iz Microsoft ekosistema i integriše se jednostavno s njima. Okruženje je poznato, a korišćenje veoma intuitivno i jednostavno, jer većina zaposlenih svakodnevno koristi Microsoft-ove aplikacije. Pored toga, veoma je lak za korišćenje, pa dodatne obuke nisu potrebne.

Pristupite mu bilo gde i kada – GoPro Document Central je online rešenje, što znači da mu možete pristupiti s bilo koje lokacije i uređaja. Pored toga, podržava rad više korisnika na jednom dokumentu u realnom vremenu.

Saznajte više o rešenju

Ukoliko imate pitanja ili ste spremni da podignete upravljanje dokumentima u okviru vašeg poslovanja na viši nivo, javite nam se na: www.gopro.rs.