­Sortiranja u Excel-u

Sortiranje radnog lista

Kada dodate podatke u svoje radne listove, možda ćete želeti da izmenite redosled u kojem su prikazani redovi radnog lista. Na primer, ako imate radni list koji obuhvata narudžbine za nedelju dana, možete poželeti da ih grupišete po svakom pojedinačnom kupcu ili možda presložite redove tako da su najskuplje porudžbine na vrhu liste, a najjeftinije na dnu. Takođe, možete sakriti i sve redove koji ne ispunjavaju vaše zadate kriterijume, što je naročito korisno ako radite s velikim skupom podataka.

Zatim možete da promenite ili ograničite kako se prikazuju podaci vašeg radnog lista, možete da kontrolišete koji podaci se unose u vaš radni list. Postavljanjem pravila validacije za grupe polja možete proveriti svaku vrednost, a ako vrednost koju ste uneli vi (ili neko iz vašeg tima) ide van prihvatljivog opsega, možete da prikažete poruku o grešci koja informiše o tome šta nije u redu i kakva vrednost mora da se unese.Hajde da vidimo kako sortiranje funkcioniše. Možete da sortirate grupu redova u radnom listu na više načina, ali prvi korak je uvek identifikacija kolone s vrednostima pomoću kojih se sortiraju odgovarajući redovi. Nakon što izaberete ključnu kolonu kojom želite da sortirate radni list, možete izaberite da li ćete prikazati sortirane vrednosti u rastućem ili padajućem redosledu. Na primer, ako imate listu proizvoda koji se prodaju sa obimom prodaje svakog proizvoda u narednom polju istog reda, možete sortirati radni list prema sadržaju kolona prodaje u opadajućem redosledu da bi se otkrilo koji proizvodi generišu najviše prihoda za vašu kompaniju. S druge strane, mogli biste sortirati redove radnog lista i u rastućem redosledu da biste postavili proizvode koji ostvaruju najmanji promet na vrh liste. Ako želite da sortirate po sadržaju više od jedne kolone, možete kreirati i višekolonsko sortiranje. Na primer, zgodna upotreba višekolonskog sortiranja jeste sortiranje proizvoda po kategorijama, a potom i po ukupnoj prodaji.

Pročitajte i:  Microsoft uvodi opciju za diktiranje u Office aplikacije

Hajde da sortiramo podatke u rastućem ili padajućem redosledu po jednoj koloni. Kliknite bilo koje polje u koloni po kojoj želite da sortirate podatke u redovima. Kliknite zatim tab Data, pa izaberite Sort Ascending ili Sort Descending u ribbon grupi Sort & Filter.

Imena tastera za sortiranje u tab‑u Sort & Filter kontekstno odražavaju vrstu podataka u koloni po kojoj se sortira. Ako kolona sadrži brojeve, tasteri nude sortiranje od najmanjeg do najvećeg i od najvećeg do najmanjeg, a za tekst je to sređivanje po abecednom (A‑Z) ili obrnutom abecednom (Z‑A) redosledu. Za datume, kontrolni tasteri postaju Sort Oldest To Newest i Sort Newest To Oldest da biste omogućili hronološki prikaz od najstarijih do najnovijih i od najnovijih do najstarijih.

Višekolonsko sortiranje

Najčešće ćete sortirati podatke po nekoliko uslova. Zato u Excel tabeli koju želite da sortirate izaberite neko polje i kliknite na ribbon tab Data, pa na Sort. Kliknite Sort By strelicu nadole, a zatim na prvu kolonu po kojoj želite da sortirate. Ova kolona će biti i najuticajnija, tj. ključna za sortiranje. Kliknite Sort On strelicu nadole, a zatim kliknite na kriterijume po kojima želite da sortirate. Kliknite Order strelicu nadole radi izbora poretka, pa izaberite stavku A to Z ili stavku Z to A da biste označili način na koji ćete sortirati vrednosti kolone.

Pročitajte i:  Excel za Android će uskoro podatke izvlačiti iz slika

Zatim kliknite Add Level pa ponovite prethode korake za sve potrebne kolone. Najzad kliknite OK. Obavezno proverite da li u podacima ima praznih redova ili kolona koje želite da sortirate. Prazni prostori u vašem radnom listu mogu izazvati da Excel sortira samo podskup vaših podataka do praznine, a da ostatak ignoriše.

Ako nemate kolonu s jedinstvenim vrednostima svakog polja, kao što je npr. broj proizvoda ili identifikacija klijenta, možda nećete moći da vratite svoj radni list nazad na originalni poredak. Ako vam je očuvanje originalne tabele bitno, a sortiranu tabelu ćete samo čitati, ali ne i menjati, možete i da sačuvate njenu kopiju. Ali ako ćete vršiti izmene nad sortiranim podacima, trebalo bi da pre sortiranja dodate referentnu kolonu koja će imati rastući niz prirodnih brojeva i koja će omogućiti konačno resortiranje na kraju.

Prilagođene liste sortiranja

Kada sortirate podatke kolone, Excel sortira brojeve prema njihovim numeričkim vrednostima, a reči po abecednom redu, ali taj obrazac nije pogodan za neke hijerarhijski organizovane skupove vrednosti. Na primer, sortiranje meseci po abecednom redosledu stavlja februar ispred januara. Da biste izbegli te greške, Excel u startu ima četiri prilagođena liste: dani u nedelji, skraćenice za dane u nedelji, meseci i imena skraćenih meseci. Možete ih odmah koristiti za sortiranje kolona na osnovu ovih lista. Po potrebi, možete da kreirate specifičnu listu sortiranja. Recimo, spisak imena dana po američkom standardu počinje nedeljom, što je kod nas neuobičajeno, pa ako iz nekog razloga koristite američka regionalna podešavanja, možete kreirati novu listu s ponedeljkom kao prvim danom, tako da sortiranje odražava raspored poslovanja i evropski način rada.Da podesite listu vrednosti, kliknite karticu File, pa Options / Advanced. U odeljku General na Advanced stranici kliknite Edit Custom Lists, zatim New List i unesite listu vrednosti, koju ćete završiti pritiskom na Enter. Kliknite taster Add a zatim dvaput OK da zatvorite dijalog Custom Lists, a zatim i dijalog Excel Options.

Pročitajte i:  Excel za Android će uskoro podatke izvlačiti iz slika

(Objavljeno u PC#253)

Facebook komentari: