Digitalizacija svih procesa na jednom mestu?! Power platforma kaže – može!

Svakodnevno se susrećemo sa vestima o digitalizaciji i njenim moćima, pa zavedeni tom slikom da će i naša firma preko noći postati kompanija sa potpuno automatizovanim procesima, vrlo često ostanemo obeshrabreni i demotivisani.

Uporniji, spremniji i osvešćeniji ostanu na „pravom putu“, ali veliki deo ne odmakne daleko i odustane. Nakon dugogodišnjeg rada na projektima digitalizacije različitih poslovnih procesa, rekao bih da i dalje u najvećem broju kompanija postoje procesi koji zahtevaju popunjavanje papirne dokumentacije, ili je hartija zamenjena različitim pomoćnim ručnim evidencijama, najčešće excel fajlovima.

(Pre)velika očekivanja od digitalizacije

Vesti o digitalizaciji uvek prate obećavajuće visoki brojevi i procenti koji pokazuju koliko su kompanije uspešnije i profitabilnije nakon digitalizacije, kolike su uštede, koliko su zaposleni produktivniji, a odluke donete na osnovu relevantnih informacija bolje. Na kraju to jeste istina, ali se ne dešava preko noći, jednostavno uvođenjem nove aplikacije.

Uspešna digitalizacija podrazumeva automatizaciju različitih procesa uz što manji broj alata
i različitih platformi

Spoznaja da ne postoji jedna aplikacija koja rešava sve, utiče na to da kompanije određene poslove nastavljaju da rade „peške“. Takvo sprovođenje poslovnih procesa postaje skupo, što krajnje proizvode i usluge čini još skupljim, a biznis manje konkurentnim.

Microsoft Power platforma – moćni alati koji nude jednostavno rešenje

Kako bi u što većoj meri uzela učešće u igri zvanoj digitalna transformacija poslovanja, kompanija Microsoft je ponudila low-code platformu – power platformu. Platforma se sastoji od četiri alata: PowerApps, PowerAutomate, Power BI kao i Power Virtual Agent (za kreiranje chat bot-ova). Svaki od alata ima velike mogućnosti. PowerApps alat služi za razvoj različitih aplikacija skrojenih baš po vašoj meri, PowerAutomate će pored automatizacije procesa omogućiti i razmenu podatka sa bilo kojim servisom, a Power BI konsoliduje izveštaje na osnovu podataka iz različitih izvora. Procesi se mogu pokrenuti ručno u aplikaciji ili automatski na unos ili izmenu nekog podatka. Power platforma je odlično povezana i sa drugim Microsoft alatima kao što su Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint i aplikacijama drugih proizvođača.

Kompanija Extreme je sa entuzijazmom prihvatila da razvoj aplikativnih rešenja bazira na Power platformi, što je direktna posledica činjenice da je PowerApps zapravo Dynamics 365 CRM kome su uklonjene određene funkcionalnosti, a tu smo već na poznatom terenu. Neretko smo u okviru CRM implementacija pravili proširenja Microsoft aplikacije da bismo odgovorili na specifične zahteve klijenta, a sada na te zahteve možemo da odgovorimo direktno aplikativnim rešenjima.

Zahtevi i pitanja na koja odgovara Power platforma

Power Platform može da odgovori na širok spektar zahteva, od onih na prvi pogled banalnih, za kreiranje formi za unos različitih zahteva zaposlenih (zahtev za odsustvo, zahtev za nabavku…), do kompleksnih aplikacija za upravljanje ugovorima, projektima i mnoge druge.

Kompanija Extreme je sa entuzijazmom prihvatila da razvoj aplikativnih rešenja bazira na Power platformi, što je direktna posledica činjenice da je PowerApps zapravo Dynamics 365 CRM

Sećam se još prve PowerApps aplikacije u čijem sam stvaranju učestvovao. Zahtev klijenta je bio da se na prilagođenoj aplikaciji za tablet napravi kompletna slika kupca, sa prikazanim izračunatim KPI, poslednjih nekoliko porudžbina, registrovanim uređajem kupca, kao i prethodno urađenim servisima. Aplikacija je trebalo da podrži i registraciju novih klijenata, kao i da omogući zakazivanje servisa za uređaj. Za ove potrebe napravili smo PowerApps Canvas aplikaciju prilagođenu tablet uređajima koja je povezala i objedinila podatke iz Dynamics CRM i ERP sistema klijenta. To je bio početak, jer smo se tada još uvek dosta oslanjali na Dynamics.

Nakon toga usledili su različiti upiti, kako za izradu jednostavnih, tako i složenih aplikacija koje su nakon puštanja u rad kompanijama omogućile da:

• Digitalizuju različite procese odobravanja,
• Objedine podatke sa različitih izvora,
• Upravljaju odsustvima zaposlenih,
• Sprovode kontrolne aktivnosti (inspekcije),
• Upravljaju održavanjem svojih sredstava ili sredstvima klijenta,
• Evidentiraju i prate projektne aktivnosti i projektnu
• dokumentaciju,
• Omoguće evidenciju i prate učinak zaposlenih (npr. po projektima)
• Planiraju i prate operativnu efikas­nost mašina,
• Upravljaju procesom usaglašavanja i realizacije ugovora,
• Definišu različite finansijske i kvalitativne ciljeve za svoje kupce.

Ovde moramo da pomenemo da smo i gotova rešenja kompanije Extreme – eLikvidaturu i eSekretaricu, takođe razvili uz pomoć PowerApps, Power Automate i SharePoint platforme. eLikvidatura pomaže kompanijama da proces odobravanja ulazne dokumentacije bude efikasniji. Povezana sa SEF-om preuzima fakture dobavljača i raspoređuje ih po definisanim pravilima osobama koje potvrđuju ispravnost i odobravaju dokument. Drugi pomenuti proizvod je eSekretarica čija je osnovna namena da proces kreiranja, usaglašavanja i odobravanja ugovora bude efikasan i transparentan. Ovo rešenje je napravljeno na Dataverse infrastrukturi pomoću PowerApps koji je integrisan sa SharePoint-om. Aplikacija se sastoji i od velikog broja procesa čiji je zadatak da svaki zahtev stigne na pravo mesto (kreiranjem automatskih zadataka i obaveštenja), da se što više skrati trajanje ovog procesa (podsetnicima o aktivnim zadacima), kao i da se upravlja procesom odobravanja, odnosno potpisivanja ugovora.

Kontrolne liste za bilo koju vrstu inspekcije ili upravljanja zadacima

Zahteve kao što su potrebe za različitim kontrolnim proverama, odnosno smenskim, dnevnim i nedeljnim ček listama koje su se do sada popunjavale pomoću olovke i papira, takođe smo realizovali uz pomoć PowerApps aplikacija. Ove vrste provera realizuju se u objektu, na terenu i drugim mestima udaljenim od računara, pa je osnovni zahtev da se za prikupljanje podataka koristi mobilna aplikacija.

Za klijenta je napravljen potreban model na Dataverse infrastrukturi, dok je za korisnike sistema kreirana Canvas (vrsta PowerApps aplikacije) mobilna aplikacija. Sva obaveštenja o dodeljenim zadacima i inspekcijama se šalju korisnicima u vidu notifikacija uz pomoć kojih jednostavno pristupaju dodeljenim zadacima na mobilnom uređaju. Kroz mobilnu aplikaciju prolaze ček listu i evidentiraju rezultat provere. Ukoliko postoji problem na nekoj od stavki ček liste, korisnici daju negativnu ocenu i kroz automatizovan sistem se kreiraju incidenti koje preuzima menadžer ili osoba iz drugog odeljenja koje radi na rešavanju problema. Na ovaj način klijent je dobio aplikaciju kroz koju može da upravlja zadacima zaposlenih, efikasnije sprovodi redovne i vanredne kontrole, ali i procese rešavanja uočenih nedostataka.

Praćenje rezultata, ključnih pokazatelja performansi, trendova…

Power platformu smo videli kao rešenje i kada smo dobili zahtev da kreiramo aplikaciju za planiranje i praćenje ostvarenih rezultata. Bilo je potrebno da informacije o planiranom radu mašina uporedimo sa efektivnim radom i ostvarenim rezultatima. Cilj je bio da se skrati vreme za prikupljanje podataka i kreiranje izveštaja koje su zaposleni analitičari do tada ručno radili na mesečnom nivou. Kreirana aplikacija prikuplja podatke iz različitih izvora i korisnicima omogućava dnevno ažuriranje izveštaja o operativnoj efikasnosti mašina. Ranije vrlo često nismo imali rešenja za ovakve zahteve, zbog potrebe za sinhronizacijom velike količine podataka. Danas uz alate Power platforme i mogućnost integracije među njima, ovakvi zahtevi više nisu izazov.

Bez obzira na to da li želite bolje da upravljate svojim klijentima, dokumentacijom, aktivnostima zaposlenih, ugovorima, zahtevima, inspekcijama ili drugim procesima koji nemaju dobru ili nemaju nikakvu aplikativnu podršku u vašoj kompaniji, kao i bez obzira na to da li je zahtev stigao iz HR sektora, prodaje, proizvodnje ili kontrole kvaliteta, Power platforma može da bude rešenje. Ukoliko već sutra budete imali nove zahteve, oni će biti samo nadogradnja i proširenje već postojećeg rešenja.

Uspešna digitalizacija podrazumeva automatizaciju različitih procesa uz što manji broj alata i različitih platformi i uz pomoć partnera koji će vašu firmu transformisati korak po korak, uz puno strpljenja, po­dr­ške, ekspertize i bez zastoja u poslovnoj efikasnosti.

Extreme.rs

Autor: Petar Stamenović, direktor razvoja, Extreme doo