E-mail server za vaš biznis

Saradnja ljudi unutar kompanije sada se kombinuje s kolaboracijom servisa. Elektronska pošta je i dalje među najvažnijim servisima, pa se obično polazi upravo od nje. Kako da organizujete e‑mail u firmi, oslanjajući se na besplatne ili komercijalne servise

E‑mail server uključuje i druge alate koji su međusobno sinhronizovani kako bi servis bio potpuno funkcionalan. Kada je reč o e‑mail klijentima, korisnici najviše veruju velikim igračima poput Apple-a ili Microsoft-a, mada su i Google-ovi alati popularni. Sveže analize iz novembra 2015. govore da je na prvom mestu Apple iPhone e‑mail klijent sa 32 odsto učešća na tržištu; prate ga Gmail sa 15, Apple iPad sa 12, Google Android sa 9 i Outlook sa 7 odsto. E‑mail server predstavlja prozor za komunikaciju poslovnih korisnika i funkcije koje podržava mogu da budu presudne prilikom izbora. Pogledajmo šta nude najpopularniji serveri.

Microsoft Exchange Online

Microsoft je veteran na polju objedinjenih komunikacija. Poslovne aplikacije koje obuhvata cloud rešenje Office 365, osim standardnih offline Office aplikacija koje su sada dostupne i kao Word Online, Excel Online ili PowerPoint Online, nudi Exchange server, Skype for Business, Yammer i OneDrive for Business. Procenjuje se da Microsoft Exchange Server pokriva oko 31 odsto cloud tržišta. Takođe, očekuje se da ovaj procenat poraste na 43 do 2018. godine. Microsoft je takođe lider i kada je reč o on‑premises rešenjima, gde Exchange sistem drži oko 64 odsto tržišta.

Microsoft Exchange server može da se koristi u tri varijante: Exchange Online, Exchange On‑Premises i kao hibridno rešenje. Microsoft Exchange Online trenutno se može licencirati kao samostalna verzija kroz dva plana i u okviru paketa Office 365, što je svakako obuhvatnije rešenje jer uključuje i ostale alate s kojima korisnik dobija potpunu e‑kancelariju. Uz veliki broj zajedničkih alata, planovi za licenciranje samostalne verzije imaju i neke razlike. Plan 2, pored standardnih 50 GB prostora za mailbox, nudi još i neograničeni prostor za čuvanje obrisanih ili arhiviranih e‑mail‑ova zaposlenih, kao i datoteka koje se nalaze u folderu Public.

* po korisniku mesečno

Tabela 1: Komercijalni planovi za korišćenje Exchange Online servera

Za razliku od Plana 1, u njemu su podržani i voicemail kao i data loss prevention koji vam omogućava da sami kreirate pravila šta može a šta ne može putem e‑mail‑a da napusti vašu kompaniju. Nova verzija Exchange 2016 donosi brojna poboljšanja. Potreba za antivirusnim rešenjem i dalje postoji, ali u okviru servera prisutna su antispam i antimalver rešenja koja odlično rade.

S obzirom na to da smo u BYOD eri, posebna pažnja posvećena je mobilnim uređajima. Možete da kreirate spisak dozvoljenih uređaja i da njima putem polisa dodate nove zaštite poput PIN‑a. Kada je reč o redundantnosti, ne morate da brinete, Microsoft garantuje da će server biti online 99,9 odsto vremena. Sinhronizacija Exchange servera standardno je dobra – zakazivanje sastanaka, deljivi kalendar i zadaci su realizovani tako da korisnik može potpuno da se osloni na njih. Podržani su svi operativni sistemi, bez obzira na to da li se radi o stonim računarima ili mobilnim uređajima.

Tabela 2: Office 365 planovi za korišćenje elektronske pošte

Mailbox od 50 gigabajta sasvim je dovoljan za većinu, a pomoću In‑Place‑Archive korisnik uvek može da arhivira svoje e‑mail‑ove koji će mu biti dostupni kroz dodatni archive mailbox. Retko koji sistem‑administrator će to dozvoliti, ali što se tiče Exchange Online servera, gornja granica za slanje pojedinačnih e‑mail‑ova je 150 MB. Kad je reč o poslovnim korisnicima produktivnost je ključna, tako da se kolaboraciji ljudi u okviru tima pridaje posebna pažnja. Pomoću aplikacije OneDrive for Business možete lako podeliti datoteke s nekim i istovremeno raditi na jednom dokumentu – coauthoring.

Exchange server dolazi od punog izražaja u okviru paketa Office 365. Sve je u znaku timskog rada i povećanja produktivnosti. Integracija Exchange servera sa programom Skype for Business omogućava da direktno iz Outlook‑a zakazujete chat/audio/video konferencije s maksimalno 250 učesnika. Pri tome, možete s njima da podelite neki sadržaj (do 500 MB) i da zajedno prolazite npr. kroz neku prezentaciju. Osim što svakako smanjuje troškove zaposlenih za putovanja, Skype for Business može da se koristi i kao IT podrška tako što ćete nekome dati pristup vašem desktop‑u s kontrolom ili bez nje.

Office 365 se licencira kroz nekoliko planova koji su prvenstveno podeljeni na mala i enterprise rešenja. Small business uključuje: Office 365 Business Essentials, Office 365 Business i Office 365 Business Premium. Office 365 Business Essentials je online verzija paketa Office koja uključuje e‑mail i video‑konferencije. Office 365 Business predstavlja punu verziju paketa Office za PC/Mac sa aplikacijama za mobilne uređaje ali bez e‑mail‑a i podrške za video‑konferencije. Office 365 Business Premium je kombinacija prethodna dva plana.

Enterprise planovi dele se na: Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E1, Office 365 Enterprise E3 i Office 365 Enterprise E5. Cene se kreću od 12 do 35 dolara i daju kompanijama mogućnost izbora plana koji najviše odgovara njihovim potrebama.

Gmail i Google Apps

Google je odavno ušao u trku sa enterprise rešenjima, pre svega u ključnim kategorijama: e‑mail, lični i korporativni cloud i socijalne mreže. Google Apps for Business su snažan konkurent Microsoft‑ovom rešenju Office 365 – Gartner procenjuje da Google Apps imaju oko 50 odsto tržišnog udela kada je reč o broju korisnika cloud Office paketa. Glavna prednost Google‑a u odnosu na konkurente jeste u tome što su Google Apps od samog početka fokusirane na cloud, tako da kolaboracija u okviru tima može vrlo dobro da funkcioniše. Kupovinom QuickOffice‑a, Google je takođe postao i ozbiljan konkurent Microsoft Office‑u za iPhone.

Google Apps for Business obuhvataju Gmail, Docs, Sheets, Slides i Google Drive, što sve zajedno čini ozbiljan Office productivity paket. Gmail dozvoljava inbox do 30 GB i kompatibilan je s Microsoft Outlook‑om i mnogim drugim e‑mail klijentima. Google je omogućio korisnicima da personalizuju svoj e‑mail tako što će dodati korporativni domen, npr. moje_ime@mojakompanija.net i da na taj način faktički koriste Gmail kao e‑mail klijent. Procedura je vrlo jednostavna: kreirate nalog tako što ćete uneti lične i korporativne podatke, a onda verifikujete domen kako bi Google bio siguran da je domen zaista u vašem vlasništvu, i to tako što ćete dodati na vaš sajt metatag nalik na <meta name=“google‑site‑verification“ content=“5ZBYyvDtOtoFMhO53y0n3RHKeLGx1SZyvR‑qJnSIyVY“ />. Ako nešto ne ide kako ste želeli, podrška je moguća putem e‑mail‑a ili telefona 24/7, a Google garantuje da će server biti dostupan 99,9 odsto vremena. Naravno, poslovni korisnici oslobođeni su reklama u svim Google‑ovim aplikacijama.

Gmail pokriva sve platforme, tako da svom e‑mail‑u možete pristupiti s bilo kog stonog ili mobilnog računara, bez obzira na operativni sistem. Dozvoljeno je kreiranje neograničenog broja grupnih e‑mail adresa i do 30 alijasa po korisniku. Vaše postojeće e‑mail‑ove, kontakte i kalendar možete da migrirate u Gmail iz gotovo bilo kog okruženja, koristeći jedan od tri ponuđena alata: Data migration service, Google Apps Migration for Microsoft Exchange i Google Apps Migration for IBM Notes. Gmail spam filteri postali su sofisticirani i prilagođavaju se korisniku. Takođe je poboljšana zaštita od phishing‑a novim algoritmima i postmaster alatima koji su dostupni samo pošiljaocima čija je reputacija potvrđena.

Polako nestaje potreba za slanjem fajlova u e‑mail poruke, pošto korisnik može vrlo lako sve svoje datoteke da smesti na Google Drive i zatim samo da dodeli pristup osobama s kojima sarađuje. Podržan je simultan rad na istom dokumentu, čime praktično više ne moramo da vodimo računa o verziji dokumenta. Na raspolaganju je 30 gigabajta prostora za Gmail i Gdrive, a ukoliko vam je potrebno više, možete lako kupiti neograničen prostor za 10 dolara mesečno po korisniku.

* po korisniku mesečno

Tabela 3: Google Apps for Work

Korisnici mogu direktno iz inbox‑a ili kalendara, putem aplikacije Hangouts, da kreiraju HD video‑konferenciju s najviše 15 sagovornika. Podržano je deljenje ekrana, prezentacije i tekstualni chat. Ekran se automatski fokusira na govornika, istovremeno stavljajući sve ostale na mute. Konzola Google Admin drži podatke centralizovano, tako da iz nje možete upravljati svim e‑mail adresama, mobilnim uređajima, sigurnosnim podešavanjima i slično.

Google Apps for Business možete da kupite kroz dva plana. Prvi je standardni – plaća se pet dolara mesečno po korisniku i uključuje sve alate koje smo do sada naveli. Drugi plan se plaća 10 dolara mesečno po korisniku i prvenstveno je namenjen srednjim i velikim preduzećima. Pored toga što sadrži sve što i standardan paket, korisnik ima na raspolaganju neograničen prostor za Gmail i Gdrive, bolju e‑mail pretragu, razne alate za arhiviranje, administraciju, kontrolu, izveštavanje…

Axigen

Axigen je moćan e‑mail server koji, uz brojne funkcije, omogućava kolaboraciju i komunikaciju unutar organizacije. Podržava celokupnu Unix/Linux platformu, kao i Windows Server i klasterska okruženja. Dolazi u tri edicije, od kojih je prva besplatna verzija za mala preduzeća, a dve su komercijalne: Service Provider Edition i Business Edition. Axigen je poznat kao pouzdan e‑mail server a odlikuje se i efikasnim upravljanjem prostorom pomoću inteligentne funkcije Axigen UltraStorage. Struktura datoteka se indeksira i tako je omogućena brza isporuka e‑mail‑ova. E‑mail storage proverava doslednost svakog e‑mail‑a koji je pristigao i prazni red samo ukoliko je poruka pravilno sačuvana.

Korisniku su na raspolaganju razni alati za organizaciju poput ličnog i javnog kalendara, zadataka ili beleški kojima se može pristupiti kako iz webmail interfejsa ili mobilnog uređaja, tako i iz mnogih e‑mail klijenata. Sinhronizacija se obavlja pomoću ugrađene Exchange ActiveSync podrške za mobilne uređaje. Kroz ove funkcije može se upravljati i uobičajenim resursima kompanije, kao što su zakazivanje konferencijskih sala i projektora. Korisniku je dozvoljeno da sam podešava izgled foldera, prikaz e‑mail‑ova, poruke tipa out of office ili individualne crne i bele liste.

Tehnička podrška je 24/7, a Axigen garantuje bezbedan prijem, tranziciju i dostavljanje e‑mail‑a. Podaci se štite impozantnim skupom alata koji uključuju: autentifikaciju i enkripciju, kontrolu pristupa na više nivoa, blacklist / whitelist / graylist, filtriranje e‑mail‑a po zemljama, sistem za utvrđivanje identiteta itd.

Za dodatnu zaštitu omogućena je integracija bilo koje antivirus i antispam aplikacije a podrška za verziju Premium stiže sa ugrađenim rešenjima Kaspersky Antivirus i Antispam, kao i sa antispam zaštitom u realnom vremenu CYREN.

Axigen dozvoljava kreiranje različitih tipova naloga, s raznim mogućnostima pristupa servisima (npr. kvotama ili filterima). Backup e‑mail‑ova moguć je u offline ili online režimu, kompletan ili parcijalan. Licenciranje Axigen‑a je vrlo fleksibilno i korisnik može da kupi licencu trajno ili da je plaća na godišnjem nivou. Takođe, moguće je platiti i samo one servise koje koristite. Cene za Premium edicije kreću se od 180 pa sve do nekoliko hiljada evra, tako da sve zavisi od potreba kompanije. Axigen je lokalizovan na više od 20 jezika, a između ostalih podržan je i srpski.

Zentyal

Ukoliko tražite zamenu za Microsoft Exchange server, postoji veliki broj rešenja u open source zajednici. Jedno od njih je Zentyal, e‑mail server pod Linux‑om razvijen u Španiji, koji nudi veliki broj funkcija tako što implementira Exchange protokole i komunicira sa Microsoft‑ovim aktivnim direktorijumom. Podržana je efikasna sinhronizacija s mobilnim uređajima, a porukama se može pristupiti i preko webmail‑a, Microsoft Outlook‑a i mnogih drugih klijenata.

Korisniku su na raspolaganju alati kao što su kalendar, kontakti, grupne liste, out‑of‑office poruke, to‑do liste ili beleške, što svrstava Zentyal u ozbiljne poslovne servere. O bezbednosti brine moćan e‑mail filter, tako da su antivirus i antispam tehnologije integrisane u samu strukturu servera. Aplikacija Amavisd je smeštena između e‑mail klijenta i pristiglog e‑mail‑a, kako bi se postarala da ne prođe spam ili virus.

Zentyal sistemski koristi ClamAV antivirus koji je specijalno dizajniran za skeniranje priloga e‑mail‑u. Drugi alat je Spamassassin za detektovanje spama. Baza virusa ClamAV‑a svakodnevno se ažurira novim digitalnim potpisima.

U paketu su i druge aplikacije kao što su OpenChange, SOGo, Samba4, Fetchmail, Apache, CUPS, Netfilter, OpenSSL i OpenVPN itd. Dozvoljeno je kreiranje zasebnih kvota za kompanije ili po korisniku.

Zentyal se može instalirati on‑premises kao deo integralnog Linux rešenja, a korisniku je na raspolaganju i poslovna cloud verzija koja uključuje sve pomenute funkcije i plaća se jedan evro mesečno po korisniku. U besplatnoj cloud varijanti dobijate 2 GB prostora po korisniku. Podrška je dostupna putem online portala, a Zentyal garantuje da ne postoji downtime.

IceWarp

IceWarp integriše svu komunikaciju i kolaboraciju u jedinstveno okruženje. Može da se instalira on‑premises, a dostupan je i u cloud varijanti. Podržane su standardne funkcije kao što su kontakti, zadaci ili beleške, a komunikacija je centralizovana bez obzira na to da li se radi o e‑mail‑u, chat‑u ili pozivu. Postoji i interfejs optimizovan za mobilne uređaje. WebClient koji je dostupan za Windows / Linux / Mac platforme omogućava vam da direktno iz browser‑a organizujete audio/video konferencije bez korišćenja PBX sistema ili IP telefona. Sve što je potrebno jeste da instalirate dodatni plug‑in za vaš browser i automatski ćete videti status svih dostupnih korisnika. Takođe, možete nekome dodeliti pristup ekranu vašeg računara (zahteva Chrome) ili poslati neki sadržaj, i to sve direktno iz WebClient‑a.

Korisniku su dostupne globalne liste adresa, grupni kalendari i javni folder, čiji kapacitet zavisi od plana za koji se odlučite prilikom licenciranja. Podržana je tehnologija SmartAttach, tako da korisnik može da šalje velike datoteke putem e‑mail‑a ili jednostavno možete nekome dodeliti pristup folderu na vašem cloud‑u. WebDocuments omogućava korisnicima da rade online na svim dokumentima bez potrebe za paketom Office. Direct Preview omogućava da pogledate dokumente iz Excel‑a, PowerPoint‑a ili Word‑a direktno u vašem browser‑u.

IceWarp Cloud se licencira kroz planove namenjene SMB, Enterprise ili Internet Service provajderima. Cene variraju u zavisnosti od broja korisnika i skladišnog kapaciteta, od 380 dolara mesečno, koliko je potrebno izdvojiti za 100 GB i 150 korisnika, do 13.980 dolara za 10 TB i 35.000 korisnika.

Citadel Groupware Server

Citadel je besplatan softver iz open source zajednice i predstavlja all‑in‑one rešenje za kolaboraciju i komunikaciju. Radi na Linux/Unix platformama i uključuje e‑mail, grupni i lični kalendar, kontakte, mailing liste, instant messaging, javne foldere i podršku za mobilne uređaje. Citadel omogućava da se podigne više servera koji će funkcionisati kao celina kako bi se obezbedila visoka dostupnost, Web pristup i paralelni rad s više klijenata. Citadel je open source rešenje, postoji dobrapodrška i sam server konstantno se unapređuje.

Zimbra

Zimbra je open source server koji može da funkcioniše samostalno, ali za svaku napredniju funkciju mora da se instalira add‑on koji se plaća – to su zimlets. Puna verzija uključuje: e‑mail, webmail, foldere koji se mogu deliti, kao i kontakte, kalendar i zakazivanje sastanaka, instant messaging, mobilne aplikacije i sinhronizaciju sa Outlook‑om. Web interfejs pod imenom Zimbra Desktop podržava sinhronizaciju sa eksternim nalozima poput Gmail‑a, Yahoo mail‑a ili bilo kojim POP3 ili IMAP e‑mail‑om. Može da funkcioniše potpuno samostalno, tako da vam nije potreban bilo kakav dodatni e‑mail klijent. Na taj način smanjujete sumu koji biste inače morali da izdvojite za npr. Outlook konektore. Sinhronizacija je potpuno podržana, tako da možete pristupiti svom e‑mail‑u s bilo kojeg uređaja.

Centralizovana administracija omogućava kreiranje bezbednosne polise za mobilne uređaje, kao što su PIN ili brisanje podataka u slučaju krađe. Možete kreirati svoj privatni cloud ili koristiti Zimbra servis kroz globalnu mrežu provajdera, a dodatni zimlets add‑on‑ovi omogućavaju povezivanje sa eksternim aplikacijama kao što je CRM. Dakle, fleksibilnost je na nivou.

Zimbra je poznata kao pouzdan server s brojnim funkcijama, a cena njegove komercijalne verzije gotovo je upola niža u odnosu na konkurente, što ga čini odličnim rešenjem za kompanije sa ograničenim budžetom.

Zaključak

Prilikom izbora e‑mail servera za vašu kompaniju prvenstveno treba da vodite računa o realnim potrebama poslovanja i budžetu koji vam je na raspolaganju. Postoje rešenja u open source Linux / Unix zajednici koja mogu da funkcionišu podjednako dobro kao Microsoft‑ovi ili Google‑ovi alati, a pritom su ili besplatna ili koštaju neuporedivo manje. Podrška je tokom godina znatno unapređena, za razliku od davnih vremena kada je uglavnom to bila prepreka za Linux/Unix platforme.

Ekspanzija društvenih medija preti da ugrozi tradicionalni e‑mail, jer ljudi sve više počinju da koriste aplikacije koje nude bržu i jednostavniju komunikaciju, poput Viber‑a, Skype‑a, Facebook‑a itd. No, e‑mail je i dalje ključan za kompaniju – od servera se očekuje da objedini sve funkcije i ponudi integraciju sa ostalim alatima, a sve u cilju povećanja produktivnosti. Posebna pažnja posvećena je antispam i antivirus zaštiti. Bez obzira na sva ulaganja, napadi su sve sofisticiraniji, tako da i dalje prolazi veliki broj malvera. Takvi događaji neminovno dovode do domino efekta, jer je e‑mail stub svake organizacije, a takvi potresi mogu izazvati cunami koji preti da ugrozi celokupno poslovanje.

Damir Jović

Objavljeno u Časopisu PC#228