Osobine Word dokumenata i sortiranje

Korišćenje osobina dokumenata

Svaki Microsoft Office dokument poseduje niz od petnaest svojstava (Properties). Ta svojstva su metapodaci (npr. ime autora, firma, datum kreiranja…) koji sadrže razne informacije o dokumentu, vidljive i u File Explorer‑u, kada se koriste za pretraživanje dokumenata, njihovo grupisanje i slično. Tekst zasnovan na nekom od svojstava možete da ugradite bilo gde u dokumentu. Ako ubacite nekoliko kontrola sadržaja za istu osobinu dokumenta, a nakon toga promenite vrednost u bilo kojoj od kontrola, automatski se menja i sadržaj u svim drugim kontrolama koje prate istu osobinu. Ukoliko želite da upravljate podacima za koje ne postoji ugrađena osobina, možete ubaciti kontrolu sadržaja za neku od osobina koju ne koristite, a zatim da promenite ime koje prikazuje kontrola sadržaja.

Da biste umetnuli kontrolu sadržaja dokumenta, kliknite na mesto u dokumentu gde želite da prikažete vrednost osobine dokumenta. Na ribbon tab‑u Insert, u grupi Text, kliknite na Quick Parts. U padajućoj listi koja se pojavi, pokažite na stavku Document Property, a zatim kliknite na naziv osobine dokumenta koji želite da umetnete, na primer Author ako na odgovarajuće mesto u tekstu želite da umetnete ime autora.

Ako želite da promenite ime prikazano u tagu u gornjem levom uglu kontrole sadržaja, na tab‑u Developer, u okviru grupe Controls, kliknite na Properties, prepravite tekst u polju Title i zatim kliknite na OK. Ukoliko hoćete da promenite tekst mesta za upisivanje podataka, pređite na kontrolu sadržaja na kartici Developer, u Controls grupi, kliknite Design Mode i promenite tekst polja. Zatim ponovo kliknite Design Mode da biste ga isključili.

Pročitajte i:  Korišćenje višestrukih indeksa

Da biste ponovili iste podatke na drugim mestima u dokumentu, kliknite u gornjem levom uglu oznaku kontrole sadržaja i kopirajte izabrano na clipboard. Pređite na lokaciju gde ćete ponoviti vrednost i umetnite kopiju kontrole sadržaja iz clipboard‑a. Budite oprezni jer kad promenite sadržaj kontrole sadržaja, pojaviće se nova vrednost.

Neke od petnaest osobina dokumenta mogu biti prikazane i menjane na Info stranici prikaza Backstage koji se dobija kada kliknemo na File ribbon tab. Kažemo neke, jer ćete primetiti da se ovde ne nalazi put do svih postojećih osobina. S druge strane, neke osobine možete da pronađete i kada odaberete dokument u Windows File Explorer‑u, čak i kada je sam dokument zatvoren.

Priprema liste za sortiranje

U dokument možete da unesete listu imena, naslova knjiga ili nekih drugih informacija, a potom poželeti da ovu listu sortirate. Može da vam bude potrebno da sredite i prikažete spisak punih imena svih ljudi koji su navedeni imenom i prezimenom. Možda bi bilo dobro da poređamo imena abecedno po prezimenima, ali da i dalje ostanu prikazana uobičajeno kao ime praćeno prezimenom. Da biste to uradili, trebalo bi da Word‑u navedete koji deo svakog imena je lično ime a koji prezime, koristeći jedinstveni znak za razdvajanje imena i prezimena. Imena i prezimena ljudi mogu često da budu atipična. Većina ljudi ima jedno ime i jedno prezime, ali neki ljudi imaju dva imena, a neki drugi dva prezimena i eto prostora za zabunu. Da li je druga reč u nizu od tri ime ili prezime, najsigurnije će znati da proceni čovek koji unosi ili obrađuje podatke. Ma koliko se trudili, greške su moguće, pa ga zato obično ispituje i konačni sud daje čovek koji priprema podatke. Zato hajde da uradimo finalni ručni prolaz kroz ceo spisak imena i unesemo manuelna označavanja i definisanja srednjih imena kao ličnih ili prezimena.

Pročitajte i:  Upravljanje izvorima

Da pripremite listu imena za sortiranje, otvorite dokument koji sadrži prvobitnu listu. Na ribbon tab‑u Home, u grupi Paragraph kliknite na opciju Show / Hide ¶. U svakom imenu, ako se sastoji od dve ili više reči, zamenite blankove između njih tzv. neprekidajućim (nonbreaking) razmacima (izaberite razmak i pritisnite tastersku kombinaciju Ctrl+Shift+razmak). Slično tome, ako se prezime sastoji od dve ili više reči, zamenite prostor između njih neprekidajućim razmakom. Ostavite samo jedan razmak u svakom imenu, upravo onaj koji logički razdvaja ime od prezimena. Na taj način dve reči imena ili prezimena ostaće logički prilepljene, a međusobno ipak razmaknute.

Nakon pripreme liste, možete je lako pretvoriti u preglednu tabelu, tako da u prvoj koloni budu lična imena, a u drugoj prezimena. Na ribbon tab‑u Insert, kliknite na Table, a zatim na dnu galerije koja se pojavi, na Convert Text To Table. U dijalogu Convert Text To Table, ispod oznake Separate Text At, kliknite na dugme Other, ukucajte prazan prostor u polju sa desne strane i zatim kliknite na OK.

Pročitajte i:  Microsoft Whiteboard App

Sortiranje teksta

Pređimo na sortiranje pripremljene liste imena. Izaberite tekst liste pa na kartici Home u grupi Paragraph kliknite na Sort. U dijalogu Sort Text kliknite na Options, a onda na opciju Other, obrišite sve što se nalazi u tekstualnom polju s desne strane, a zatim unesite samo jedan razmak u polje i kliknite na OK. Na padajućoj listi polja Sort By kliknite na Word 2 i potom potvrdite klikom na OK.

Napominjemo da, ako je lista jedini tekst koji se nalazi u dokumentu, ne treba da je selektujete kako biste je sortirali, podrazumevano se sortira ceo sadržaj. U slučaju da je lista već u tabeli, naći ćete Sort u grupi Data, Layout ribbon kontekstualnom tab‑u Table Tools. Ovaj taster funkcioniše na isti način kao ono na tab‑u Home, osim što Sort By može da sortira samo po tabelarnim kolonama kao opcijom, a sortira se samo tabela koja sadrži kursor.

(Objavljeno u PC#246)

Facebook komentari: