Pet saveta za bolje poslovne operacije

Način na koji radimo se brzo menja. Kompanije koje su se donedavno potpuno oslanjale na rad u kancelariji sve više istražuju dodatne opcije za zaposlene.

Na osnovu razgovora koje vodimo sa svojim klijentima definisali smo četiri uobičajene vrste radnih prostora koje kompanije širom Evrope koriste, često u kombinaciji – kao hibridnu konfiguraciju. To su „kompanijska centrala“ (centrala ili ekspozitura), „centrala zajednice“ (kao što je zajednički poslovni prostor), „kućna centrala“ (predstavlja rad od kuće) i „mobilna centrala“ (rad u pokretu).

Prilagođavanje hibridnom radu nije uvek jednostavno. Pošto timovi rade sa različitih lokacija, od ključne je važnosti da kompanije imaju robustan plan kako bi održale bezbedne i efikasne poslovne operacije.

U članku u nastavku detaljno smo naveli pet saveta koji će pomoći svakom preduzeću koje želi da usvoji hibridni rad, da to uradi kako treba od početka. 

1. Prebacite organizaciju u informatički oblak

Platforme zasnovane na informatičkom oblaku pružaju objedinjeno okruženje za saradnju timova, deljenje informacija i zajednički rad, bez obzira na lokaciju. Prebacivanjem obima posla, platformi i infrastrukture u informatički oblak, možete da počnete da odvajate radnu snagu iz bilo kog konkretnog radnog prostora – a ako uopšte nemate infrastrukturu na lokaciji za upravljanje i održavanje, vaše preduzeće može teoretski da funkcioniše potpuno virtuelno.

Nakon što vaša organizacija usvoji tehnologije informatičkog oblaka, možete da iskoristite prednosti aplikacija koje su osmišljene tako da olakšaju hibridni rad za timove. Na primer, znamo da ako zaposleni žele da rade efikasno, moraju da imaju mogućnost pristupa i interakcije sa dokumentima koje svakodnevno koriste. Zbog toga smo kreirali usluge kao što je Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, koja organizacijama omogućava da pristupaju kompletnim radnim procesima za dokumente i njima upravljaju kroz informatički oblak, što omogućava timovima da nastave da rade kao i obično, sa bilo koje lokacije.

Bez obzira na to da li ste već na putu da postanete spremni za informatički oblak ili još uvek niste počeli, možemo da vam pomognemo da optimizujete hibridne radne prostore. To je zbog toga što u kompaniji Canon pružamo rešenja na način koji vama odgovara, bez obzira na to da li je to na lokaciji, kroz informatički oblak ili kombinacija ta dva rešenja.

2. Ponovo isplanirajte radne procese

Da li ste razmotrili kako će se vaši radni procesi prilagoditi hibridnom radnom modelu? Započnite tako što ćete ih iscrtati; u kom trenutku oni trenutno zavise od koraka koji su određeni komunikacijom licem u lice ili lokacijom? Da bi vaši radni procesi bili efikasni u hibridnom modelu, oni moraju da se odvijaju bez obzira na to gde se nalaze vaši zaposleni, što znači da će biti potrebno da te korake prebacite u digitalni proces, uz podršku tehnologije radnog procesa.

Planiranje i primena tehnologije digitalnog radnog procesa može da bude složeno i skupo, što otežava prilagođavanje hibridnom radu, naročito za manja preduzeća sa ograničenim budžetom. Međutim, uz Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, koristili smo našu stručnost da bismo unapred konfigurisali uobičajene poslovne radne procese za vas, od obrade faktura do upravljanja ugovorima, a svemu tome možete da pristupite direktno sa hardvera kompanije Canon. To znači da su unapred konfigurisani koraci u radnom procesu digitalnog dokumenta, kao što su smernice za odobrenje, deljenje i zadržavanje, čime štedite vreme i novac pri podešavanju hibridnih radnih prostora.

3. Pregledajte nove bezbednosne slabe tačke

Pomeranje radne snage izvan zidova kompanije prirodno će stvoriti nove bezbednosne ranjivosti, naročito kada se dele ulazne i izlazne informacije. Važno je identifikovati koja su vaša najvrednija informaciona sredstva, a zatim razmotriti pitanja kao što su: kako će timovi stupiti u interakciju sa njima kada rade sa drugih lokacija? Koje bezbednosne zaštite će biti postavljene da bi se sprečilo slučajno ili zlonamerno ugrožavanje ovih informacija? Kao organizacija, važno je da postaviti snažna pravila najbolje prakse kako bi se sprečilo da radnici izlože ranjivosti čitav proces. Ali vam je takođe potrebna tehnologija koja pruža suštinsku bezbednost da biste zaštitili zaposlene dok obavljaju svakodnevne zadatke. Zbog toga je važno uzeti u obzir i pregledati snagu bezbednosti koju pružaju rešenja koja razmatrate za hibridni rad.

Bezbednost nam je bila najvažniji faktor kada smo razvijali uslugu Cloud Workspace Collaboration – Process Automation. Ova sveobuhvatna usluga upravljanja informacijama ne poboljšava samo iskustvo hibridnog rada zaposlenih, već je kod nje bezbednost ugrađena u sve faze životnog ciklusa dokumenta. Na primer, smernice za pristup dokumentu se automatski primenjuju u trenutku skeniranja dokumenta, dok Microsoft Azure bezbedno štiti informacije koje se čuvaju u centralnom skladištu dokumenata.

Naša rešenja i usluge za upravljanje dokumentima takođe funkcionišu zajedno sa našim hardverom radi pružanja robustne zaštite vašem preduzeću. Naši uređaji napravljeni su tako da budu bezbedni po dizajnu i pružaju asortiman funkcija i mogućnosti za bezbednost dokumenata, od ugrađenog softvera McAfee Embedded Control do potvrde identiteta korisnika.

4. Sagledajte širu sliku

Ključ za postavljanje uspešnog hibridnog radnog modela je u holističkom posmatranju svih lokacija za rad. Svaki radni prostor nije ostrvo; i dalje će biti potrebno da timovi rade zajedno na daljinu. Nije reč samo o pronalaženju tehnologije koja odgovara svakoj lokaciji, već i tehnologiji koja funkcioniše zajedno. Razmotrite da li ste probali i testirali tehnologije koje planirate da koristite. Da li su dizajnirane za jednostavnu integraciju? Ili će biti potrebno stalno intervenisanje IT odeljenja da bi nastavile da rade zajedno? Integracija rešenja je jedan od najsloženijih problema sa kojim IT timovi mogu da se suoče, pa je to važno pitanje.

U kompaniji Canon dizajniramo kompletan hardver i rešenja za zajednički rad, čime otklanjamo brige iz upravljanja hibridnim radnim prostorima za IT odeljenje. Naša rešenja za upravljanje dokumentima i informacijama funkcionišu u kombinaciji sa našim uređajima radi olakšavanja integracije, a takođe vam omogućavaju da nadograđujete i prilagođavate mogućnosti kako vam se potrebe budu menjale.

5. Nemojte da pokušavate sami

Postoji veliki pritisak da se nastavi sa prilagođavanjem promenljivim načinima rada, ali brzina ne sme da bude ispred dobrog planiranja. Možda nećete odoleti da pokušate da ponovo isplanirate način na koji vaša kompanija funkcioniše kako bi bila bezbedna, kolaborativna i efikasna u slučaju razuđenosti timova. Umesto da pokušavate da sve uradite sami, kompanija Canon može da vam ponudi iskusno partnerstvo kako bi vam pružila podršku tokom čitavog putovanja, kako sa prelaskom na hibridni rad tako i sa kontinuiranom optimizacijom, čime se pravi model dizajniran da pruži održiv hibridni rad sa najboljom praksom.