U niskom startu za primenu nove zakonske obaveze: Požurite s pripremama za elektronsko arhiviranje!

Elektronsko arhiviranje dokumentacije postaje obavezno za sve firme od 1. januara 2024. godine.

Ostalo je još malo vremena za implementaciju adekvatnog softverskog rešenja koje će čuvati vašu dokumentaciju u skladu s propisanom regulativom. Branko Rađen, Business Line Manager kompanije ASEE, za PC Press govori o svim koristima i izazovima digitalnog arhiviranja.

Koje su prednosti čuvanja dokumenata u elektronskom obliku?

Čuvanje dokumentacije u elektronskom obliku donosi brojna unapređenja postojećeg načina poslovanja. Jedno od najbitnijih, koje svi najlakše prepoznaju, jeste mogućnost postepenog ukidanja fizičkih arhiva, koje zahtevaju dosta prostora, posebno okruženje ili neke druge specifične uslove. Digitalizacijom dokumentacije kompletna arhiva postaje dostupna na par klikova, za razliku od fizičke koja je obično lokacijski udaljena i kod koje pronalaženje pravog dokumenta često zna da bude mukotrpno. Digitalizacija arhiviranja podrazumeva potpuno nov pristup upravljanju dokumentacijom.

Kakva su zakonska rešenja i propisi koji striktno određuju arhiviranje? Koliko ona eventualno utiču na proces arhiviranja i dalji tok upotrebe tih dokumenata?

Regulativa u oblasti elektronskog arhiviranja je jasno definisana. U određenim segmentima naši propisi preuzeti su iz propisa Evropske unije. Naravno, zakonodavstvo nikada ne može da opiše sve do najsitnijih detalja. Potrebno je i ozbiljno znanje iz određenih oblasti da bi se ona ispravno protumačila i primenila. Zato naši timovi od samog početka rade s klijentima za koje implementiramo softvere za elektronsko arhiviranje kako bismo pravilno procenili šta se od zakonskih odredbi i na koji način primenjuje na konkretnu kompaniju.

ABC eArchive omogućava bezbedno elektronsko čuvanje poslovne dokumentacije, ali i mnogo više od toga

Koje je bezbednosne aspekte važno istaći u tom pogledu?

Prelazak na elektronsko arhiviranje znatno olakšava kontrolu pristupa dokumentima, kao i nivo granularnosti koji je moguće primeniti. Takođe, obezbeđen je potpun uvid u aktivnosti korisnika (audit trail), što je veoma bitno i sa aspekta zaštite osetljivih podataka.

Da li digitalni potpis utiče umnogome na funkcionalnost i rad sa elektronski arhiviranim dokumentima?

Primena digitalnog potpisa je jedno od ključnih pitanja u radu sa elektronskim dokumentima i veoma je važno poznavanje mnogih regulatornih i tehničkih segmenata koji su vezani za tu oblast. Bez digitalnog potpisa i bez vremenskog žiga, arhiviranje elektronskih dokumenta nije potpuno. Mogućnost provere integriteta dokumenata i dokazivost validnosti digitalnih potpisa u bilo kom trenutku u budućnosti ključni su elementi elektronskog arhiviranja. Arhivirane informacije moraju se čuvati u rokovima propisanim Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti i drugim zakonima Republike Srbije, regulativom finansijskog sektora ili sve dok ima potrebe za ponovnim korišćenjem.

Koji su tehnički preduslovi koje klijenti treba da obezbede?

ASEE uvek klijentima nudi rešenje po modelu „ključ u ruke”. Obaveza klijenta je da u toj opciji obezbedi samo neophodan hardver, dok kompletnu implementaciju sprovode ASEE stručnjaci. Na samim radnim stanicama dovoljno je postojanje nekog od standardnih Web browser-a i to je sve što je potrebno za korišćenje aplikacije. Dodatno, kompletno rešenje je dizajnirano kao cloud-ready, tako da imamo i opciju implementacije u cloud-u, za koju verujem da će biti interesantna manjim klijentima.

Da li digitalni potpis utiče na funkcionalnost?

Digitalni potpis ne utiče na samu funkcionalnost, ali je izuzetno bitan element koji je od ključne važnosti za elektronski arhivirana dokumenta i očuvanje njihovog integriteta tokom dužeg niza godina. Dodatno, veoma važan element je vremenski žig (timestamp) koji uz digitalni potpis čini celinu i na koji se mora obratiti pažnja. Sam digitalni potpis bez vremenskog žiga nije dovoljan za validaciju elektronskog dokumenta na duži period, koji treba da podrazumeva i više decenija.

Šta nam možete reći o rešenjima kompanije ASEE u sferi digitalnog arhiviranja i koje su njihove specifičnosti?

ASEE je jedan od pionira na polju digitalizacije na ovom tržištu, s dugogodišnjim iskustvom u toj oblasti. Naša rešenja su se konstantno unapređivala i prilagođavala kako potrebama naših klijenta, tako i zakonskim izmenama koje se tiču te oblasti. Naše rešenje ABC eArchive omogućava bezbedno elektronsko čuvanje poslovne dokumentacije, ali i mnogo više od toga. Aplikacija podržava sve tipove, vrste i formate dokumenata i predstavlja efikasan sistem za evidenciju i praćenje poslednje verzije dokumenata, statusa i validnosti svih arhiviranih predmeta. Implementacijom ABC eArchive omogućeno je digitalno upravljanje zahtevima i potpuno bezbedno deljenje dokumenata sa internim i eksternim korisnicima. Omogućeno je virtuelno grupisanje podataka i više različitih načina pretrage.

Naši propisi preuzeti su iz propisa Evropske unije. Naravno, zakonodavstvo nikada ne može
da opiše sve do najsitnijih detalja, pa je potrebno znanje

Osim dokumenata, u aplikaciji ABC eArchive čuvaju se i klasifikuju dosijei zaposlenih, biografije kandidata za posao, zapisnici sa sastanaka, važni korporativni akti, a postoji i mogućnost snimanja i čuvanja video-poziva. Još jedna prednost ovog softvera jesu automatska obaveštenja o isteku obaveznog perioda čuvanja arhiviranih dokumenata i mogućnost kreiranja arhivske knjige na klik. Dostupna je i mobilna aplikacija za pristup dokumentima. Upravljanje notifikacijama i snimanje napredne pretrage za ponovno korišćenje dodatno olakšavaju rad svakog zaposlenog. Tehnička podrška i obuka za korišćenje aplikacije dostupni su na srpskom jeziku, što je još jedna velika prednost ovog softvera. Navedene funkcionalnosti doprinose bržem i efikasnijem upravljanju dokumentacijom, što dalje utiče na produktivnost i profitabilnost celokupnog poslovanja.

Za više informacija i konsultacije o aplikaciji ABC eArchive obratite se direktno proizvođaču na abc@asseco-see.rs.

Korisna adresa: asseco-see.rs