Alatke za lakši rad u Wordu i Excelu

Tabela sadržaja jedan je od najvažnijih elemenata koji čitaocima pomaže da pronađu informacije u vašim dokumentima. Word lako kreira tabelu koja sadrži sve naslove i podnaslove u dokumentu i pridodaje im i odgovarajuće brojeve stranica. Zapisi u spisku su hiperveze na same naslove u tekstu: lako je skočiti direktno na temu koja nas interesuje, bez listanja, skrolovanja, kliktanja i korišćenja Page Down tastera. Dodavanje sadržaja je najjednostavniji i najlakši način pomaganja čitaocima da se snađu u dužim dokumentima. Ako je jasno da su u kratkim dokumentima od po nekoliko stranica sadržaji uglavnom nepotrebni, dokumenti s bar desetak stranica već počinju da vape za njima.

Pre nego što ubacite sadržaj na početak ili kraj dokumenta, dobro je ispitati usaglašenost (pod)naslova u vašem dokumentu kako biste bili sigurni da svi paragrafi imaju ispravan i standardizovan stil naslova. Navigation pane (prozor za navigaciju) je odličan alat za taj zadatak. Sadržaj obično uvlači tekst koji je bio formatiran korišćenjem ugrađenih stilova naslova u dokumentu. Otvorite dokument koji sadrži tekst i naslove koji su formatirani korišćenjem različitih ugrađenih stilova naslova. Zatim na View ribbon tab‑u, u grupi Show, izaberite Navigation pane prekidač (ako nije već odabran ranije). U vrhu Navigation pane, proverite da li je uključen Headings tab. Zatim proverite da li su u Navigation pane prozoru prikazani svi naslovi koje želite u sadržaju, da li oni formiraju uravnat i lepo formatiran pregled. Dodatno proverite i da li slučajno nema viška teksta koji ne bi trebalo da se prikazuje. Suvišan tekst isključite i pobrišite.

Pročitajte i:  Excel za Android će uskoro podatke izvlačiti iz slika

Ako želite da uključite pasus koji se ne pojavljuje u Navigation pane oknu ili onaj koji ima pogrešan stil naslova, selektujte te elemente pa primenite odgovarajući stil naslova. Ako pak ne želite pasus koji se trenutno pojavljuje u oknu za navigaciju, potrebno je da nad tekstom primenite stil koji nije uključen u sadržaj (na primer, Normal ili Body tekst).Budite oprezni jer se na kartici Reference, u Table of Contents grupi, klikom na Add Text otvara galerija koja sadrži i elemente Do Not Show In Table Of Contents, Level 1, Level 2, and Level 3. Te komande funkcionišu drugačije u zavisnosti od stila koji se trenutno primenjuje u paragrafu na poziciji kursora. Ako je trenutni stil Normal ili jedan od ugrađenih stilova naslova Heading 1 do Heading 9, nivoi Level 1, Level 2  Levelili 3 primenjuju Heading 1, Heading 2 ili Heading 3, a Do Not Show In Table Of Contents primenjuje Normal stil.

Ako je u ovoj situaciji trenutni stil bilo koji drugačiji od Normal‑a ili devet ugrađenih stilova naslova, komande menjaju paragraf nivo bez promene stila paragrafa. Ovo različito ponašanje može lako dovesti do konfuzije, pa ako možete, izbegnite korišćenje tastera Add Text. Umesto toga, primenite ispravne stilove pasusa iz galerije Home tab‑a ili iz panela Styles.

Greške u boji

Excel koristi razne boje oznaka kojima vizuelno jasno prenosi informacije o sadržaju pojedinačnih ćelija. Na primer, sve ćelije s komentarima imaju crvenu zastavicu u gornjem desnom uglu. Excel ističe i ćelije koje sadrže formule s greškama prikazivanjem zelenih zastavica u gornjem levom uglu ćelije. Kada se jednom naviknete na ovaj standard, uočićete šta možda nije u redu čim vidite neku tabelu. Međutim, ako vam se ovaj standard ne dopada i više volite da te ćelije istaknete koristeći zastavicu neke druge boje, možete koristiti kontrole na tab‑u Formulas u Backstage dijalogu Excel Options. Ovde možete da odaberete novu boju za zastavice.

Pročitajte i:  Microsoft uvodi opciju za diktiranje u Office aplikacije

Da biste promenili boju koju Excel koristi za prikaz grešaka, kliknite na karticu Files i uđite u tzv. Backstage. Kliknite na Options, pa na Formulas i najzad na Indicate Errors Using This Color. Izaberite željenu boju i potvrdite klikom na OK.

(Objavljeno u PC#251)

Facebook komentari: