Datalab: ERP i eServisi – budućnost poslovanja

Elektronsko poslovanje ili ePoslovanje opšti je termin za elektronski način obavljanja delatnosti. To znači da se transakcije zaključuju u elektronskoj formi, na osnovu elektronske obrade i prenosa podataka između računara i programa, a putem računarske mreže.

Prednosti ePoslovanja su mnogobrojne. Na prvom mestu je znatno veća brzina poslovanja od uobičajenog, a samim tim brža i lakša prilagodljivost promenama na tržištu. Pristup informacijama je lakši i direktniji, a materijalni troškovi znatno niži.

Svako preduzeće koje želi da posluje i u budućnosti, mora ići i u korak s napretkom – elektronsko poslovanje danas se podrazumeva. Ono što je bilo dovoljno pre 20 godina ili 10 godina, danas je već prevaziđeno. Ako malo bolje razmislimo, sa ePoslovanjem srećemo se na svakom koraku. Setite se samo kada ste poslednji put predali bilans u papirnom obliku? Bilanse ste predali elektronski direktno na portal APR-a, zar ne? Zašto ne bismo isti princip koristili i za ostale segmente poslovanja? Tehnologija koja omogućava ovako nešto dostupna je već neko vreme, a na nama je da odlučimo da li ćemo se prilagoditi i iskoristiti sve njene prednosti.

eRačun

Pođimo od slanja računa. Pored direktnih troškova koji se pojavljuju pri papirnom poslovanju (štampanje, kopiranje, arhiviranje…) ne možemo, a da ne pomenemo i one skrivene troškove koji otežavaju svakodnevno poslovanje. Klasično papirno poslovanje donosi troškove na nekoliko nivoa. Svaki ulazni dokument mora biti primljen (uzet u ruke) i delegiran odgovornoj osobi. Dakle, papir, kao i zaposleni, moraju fizički da se kreću kroz firmu, što znači gubitak vremena. Svaka kopija koja se pravi i koja se koristi za interne potrebe takođe je trošak. Kada ide od jedne do druge odgovorne osobe, postoji mogućnost da se taj dokument izgubi.

Nije teško odrediti cenu svih ovih aktivnosti (kopiranja, arhiviranja…), ali je teško odrediti cenu gubitka dokumenta. Odnosno, cenu saznamo tek onda kada shvatimo zašto nam je taj dokument bio bitan. Nekada je to veoma skupo.

Postoji i skriveni trošak koji zaboravljamo, a svima je zajednički: odlazak u poštu, traženje parkinga oko pošte, čekanje u redu… pa ako nešto slučajno zaboravite ili pogrešite, proces ide ispočetka.

Prednosti ePoslovanja su mnogobrojne. Na prvom mestu je znatno veća brzina poslovanja od uobičajenog, a samim tim brža i lakša prilagodljivost promenama na tržištu. Pristup informacijama je lakši i direktniji, a materijalni troškovi znatno niži.

eRačun je račun koji se izdaje digitalnim putem i ne zahteva fizički ispis kako bi bio pravosnažan. Jednostavniji je za upotrebu od standardnog oblika računa koji podrazumeva brojne korake pre nego što dođe do klijenata. Takođe, eRačun štedi vreme računovođama jer znatno olakšava proces kreiranja i slanja računa, ali i praćenje njihove naplate. Namenjen je svima koji žele da posluju na jednostavan, moderan, ekološki prihvatljiv i transparentan način. U novoj reviziji Zakona o računovodstvu elektronska faktura je kao takva i definisana u članu Računovodstvene isprave i biće obavezna za sve učesnike u privredi. Dakle, papirne fakture odlaze u istoriju, vrlo brzo.

eDokumentacija

Svaka kompanija ima ulazne račune troškova, kao što su nabavka kancelarijskog materijala, računi iz restorana, s benzinske pumpe… Dalje, tu su ugovori i drugi dokumenti koji se potpisuju, pečatiraju i na kraju odlažu u registratore i čuvaju u arhivi. Ta arhiva s godinama raste i širi se, pa ste primorani da zauzimate i druge ormare ili čak prostorije. Neretko, neko će slučajno pogrešno zavesti dokument. Šta se dešava kada vam neki od tih papira zatreba? Svako od nas može da se seti bar jedne situacije u kojoj je izgubio pola dana tražeći neki bitan papir… A koliko takvih papira nikada niste pronašli?

Ova situacija se neće desiti nekom ko ima eDokumentaciju. Dokumentacioni sistem je skladište celokupne dokumentacije koju preduzeće ili računovodstvena agencija koriste. U eDokumentaciji se mogu čuvati svi dokumenti koji su do sada čuvani u registratorima ili su kružili po preduzeću. Svi neophodni dokumenti dostupni su na klik, a fizički prostor u kome su do sada čuvani papirni dokumenti znatno se smanjuje. U slučaju bilo kakvog problema (požari, poplave…) dokumenti su sigurni i bezbedni u digitalnoj arhivi u oblaku.

eKnjiženje

Za razliku od eDokumentacije koja čuva original papirnog dokumenta koji je skeniran, eKnjiženja dopunjuju eDokumentaciju OCR modulom koji automatski prepoznaje račune i unosi ih u program. Šta to znači u praksi? Nema više prekucavanja!

eKnjiženje je sistem za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa ili dokumenata u PDF formatu, što omogućava snimanje i pretvaranje podataka s papirnog dokumenta u oblik eRačuna, a samim tim i automatsko knjiženje u bilans stanja i glavnu knjigu. U odnosu na ručno, eKnjiženje predstavlja znatno jeftiniji i brži način unosa podataka, nudi mogućnost prikupljanja velikog broja faktura u kratkom periodu, a mogućnost greške svedena je na minimum.

Knjigovođe više ne moraju da zamišljaju „kako bi to bilo kada bi neko samo uslikao ili skenirao račun a da se on sam unese u računovodstveni program i automatski prepozna i popuni sva potrebna polja s računa”. To više nije fantastika, već današnjica savremenog računovodstva, nešto bez čega se ono vrlo brzo neće moći ni zamisliti.

Sigurnosna kopija – Backup

Da li ste ikada izgubili ceo imenik prilikom promene telefona? Loše iskustvo, zar ne? Ili se računar pokvario i celokupna arhiva je nestala: od e-mail-ova do slika, svih ugovora, dokumenata… Verovatno biste u tom trenutku dali sve kad biste mogli da vratite vreme i uradite kopiju svih podataka. Sad razmislite kako biste se osećali ako izgubite podatke i informacije svoje kompanije.

O gubitku podataka nikada ne razmišljamo kao o trošku dok nam se ne dogodi. Nažalost, svi pamtimo primere požara ili poplava zbog kojih je nekim kompanijama bio ugrožen opstanak.

Sigurnosna kopija, odnosno backup, omogućava nam da baze podataka čuvamo na udaljenoj sigurnoj lokaciji u oblaku. Smisao kopiranja podataka na sigurno mesto je da, ukoliko dođe do nepredviđenih situacija (hakerskih napada, požara, poplava..), možemo da vratimo izgubljene podatke lako, brzo i bez ometanja. Sigurna arhiva, jednostavan pristup i brz povratak podataka ključne su prednosti koje osiguravaju poslovanje bez brige i straha.

Jednostavno i bez velikih troškova, korisnik programa može sam da podesi raspored kada će se baza sama zipovati i praviti svoju rezervnu kopiju u oblaku: na kraju svakog dana, svakog petka, jedanput mesečno, kao i raspored kako će se automatski brisati stare rezervne kopije da ne bi zauzimale previše prostora.

PANTHEON WorkFlow

I za kraj, kao i u fudbalu, odbrana i napad su bitni za finiširanje, ali sredina povezuje i pomaže da se rezultat desi, tako je i WorkFlow vezivno tkivo za sve ostale navedene eServise.

Svi ćemo se složiti da je vreme danas ključni resurs. Pitanje je kako uz ograničene resurse, pre svega ljudi i posledično vremena, ostvariti maksimalne moguće efekte poslovanja? Odgovor bi bio – automatizacija poslovnih procesa.

Zamislite situaciju u kojoj su zaposleni oslobođeni razmišljanja o tome koga obavestiti o nekim poslovnim promenama, ko odlučuje o nekoj stvari, ko treba da potvrdi neki trošak itd.

WorkFlow definiše korake u poslovnim procesima koji se svakodnevno ponavljaju u preduzeću. Optimizuju se, automatizuju i ubrzavaju rutinski, ponavljajući zadaci, koji zaposlenima oduzimaju vreme. Glavni cilj je da WorkFlow rastereti zaposlene od ovih ponavljajućih dosadnih zadataka kako bi im ostalo više vremena za „pametnije stvari”. PANTHEON WorkFlow omogućava pre svega bolju kontrolu nad procesima u preduzeću, zatim niže troškove učenja poslovnih procesa i upotrebe PANTHEON-a od strane zaposlenih.

Sve zajedno?

Ako bi sve ove navedene funkcionalnosti saželi u jedan zaključak, možemo reći da rečenica iz uvoda važi i ovde: elektronsko poslovanje je sadašnjost i budućnost. I to neće nestati. Ne možemo ga više ignorisati, a moramo se prilagoditi. Jednostavno je tako, sviđalo se to nama ili ne. Zato je važno početi što pre, jer što pre počnete, imaćete više vremena za sva ona fina podešavanja koja će doći kada se sistem uspostavi i zaživi, ali to je tema za neku drugu krizu.

Korisna adresa: Elektronsko poslovanje ili ePoslovanje