Kontrola dozvoljenih unosa u Excelu
Kada formiramo tabele, najčešće se ne trudimo baš mnogo da opisujemo kolone i vrste.
Ovo je prirodno ako se tabela koristi jednokratno ili u kraćem intervalu, za neku ad hoc analizu. Ako složeniju ili neintuitivnu tabelu moramo da koristimo nakon dužeg perioda vremena, verovatno ćemo zaboraviti kakve vrednosti se unose u pojedina polja. Tu od pomoći može da nam bude kontrola unosa podataka po tipovima.
Čak i oni koji su svesni šta unose, a pred sobom imaju veliki obim podataka, mogu da imaju koristi od kontrole tipa podataka koji se unose, jer u brzini se često prave greške u kucanju, a svaka na vreme otkrivena greška može da uštedi velike glavobolje ispravljanja na kraju, kada je ceo unos gotov, a vidimo da je rezultat besmislen. Ili još gore, ne vidimo da je rezultat besmislen.
Vredi definisati tipove i opsege podataka koji se unose Vitalne kolone i vrste. Odaberimo sva polja koja bi trebalo da zadovoljavaju neki uslov. Na Data Ribbon‑u kliknimo na Data Validation i odaberimo bilo koju vrednost, ceo ili decimalan broj, listu, datum, vreme, tekst ili prilagođen tip podatka. Nakon toga biramo relaciju, npr. podatak mora da bude unutar ili van zadatog opsega. Na kraju zadajemo granične veličine sa kojima se unete vrednosti porede. Drugi jezičak, koji ne moramo da popunjavamo, prikazuje informaciju kakvi podaci smeju da se unose. Treći jezičak definiše poruku o grešci koja se prikazuje kada se promaši tip i opseg i koji bi svakako trebalo definisati. Sistem kontrole ima jednu slabu tačku: ukoliko selektujete neko polje sa neispravnim podatkom koje se nalazi van definisane oblasti kontrole i uradite njegov Copy & Paste u kontrolisanu oblast, ono će biti prihvaćeno i ukinuće naknadno kontrolisanje vrednosti koje se unose u to polje. Dakle, kontrola se sprovodi samo nad podacima koji se unose sa tastature, pretpostavlja se da kada radite Paste znate šta radite.
