Sedam grehova pri izboru poslovnog softvera

Često prilikom izbora poslovnog softvera pravimo greške. Te greške znaju biti veoma krupne i problematične, i veoma je važno izbeći ih kako bismo maksimizovali učinkovitost poslovnog softvera, samim tim i poslovanja uopšte. Odabrali smo sedam najčešćih zabluda i grešaka u vezi sa poslovnim softverom, i klasifikovali ih za vas, kako biste izbegli zamke u koje se često, a nažalost i veoma lako upada.

1. Kupovina softvera bez pravilne analize sopstvenih potreba

Veliki broj firmi ima tendenciju da pretera u definisanju sopstvenih potreba! „Gladne oči“ zbog toga izazivaju gubitak jasnoće i usredsređenosti – suštinskih kriterijuma za pravilan izbor.

Spisak zahteva i potreba ne treba da bude prevelik. Svega nekoliko strana. Svakako će se povećavati kasnije, ali u startu treba biti usredsređen na suštinske stvari. One treba da budu nedvosmislene, jedinstvene i jasno definisane potrebe koje pokazuju zašto neki program bolje „pokriva“ poslovne procese u vašoj firmi. Takođe, pravilno definisanje potreba pomaže vam da izbegnete softver koji ima previše opcija ili softver kojem nedostaju opcije koje su ključne za vaš posao.

2. Bitan je samo softver?

Jedan od bitnih aspekata pri izboru poslovnog softvera jeste i firma s kojom ćete sarađivati prilikom implementacije. Naiđete na softver koji je odličan za vašu kompaniju, podržan je rad i centrale i poslovnih jedinica, i ima funkcionalnosti koje su potrebne. Dobro balansirana kompleksnost naspram upotrebljivosti. Dobra cena. Sve se slaže, ali… softverska firma sve češće prodaje hardver, radnici napuštaju firmu, moral slabi, finansije presušuju i budućnost kompanije je neizvesna. Važno je razmotriti s kakvim ljudima ćete sarađivati, kakva je to firma, profit, sposobnost da efikasno isporuči nove opcije i izmene u programu, moral zaposlenih, biznis fokus, vizija i strategija razvoja.

Ako je firma s kojom treba da sarađujete na zalasku, nemojte bacati novac na svet koji nestaje. Jedno je kada menjate poslovni softver zato što je to rezultat prirodnog procesa rasta vaše firme, zbog čega poslovni softver koji koristite jednostavno više ne zadovoljava vaše potrebe. Sasvim je druga priča kada ste primorani da menjate poslovni softver zato što je softverska firma propala. Prvi scenario je posledica evolucije i izbora, a drugi posledica nužnosti, moranja i, nažalost, nemanja izbora.

Bitan momenat je i sam proces implementacije, što ne mora da radi firma koja najbolje poznaje svoj program, a to je firma koja ga je proizvela. Ovaj slučaj je možda najopasnija zamka koja se javlja. Proveli ste mesece ili čak godine tražeći softver koji će ispuniti vaše kriterijume, našli ste ga, a onda angažujete prvu firmu koja vrši implementaciju softvera. Pored cene softvera (čak i tada postoji mnogo izbora oko toga ko će da vam proda, instalira, implementira, obuči i održava), tim koji će implementirati poslovni softver u vašu firmu značajan je parametar u jednačini.

Na skali od 1 do 10, zamislite sledeći slučaj. Pretpostavimo da je A softver sa ocenom 9, a podrška sa ocenom 5. Takođe, pretpostavimo da je softver B sa ocenom 7, a podrška sa ocenom 8. Ja bih pre izabrao opciju B. Zato što sam u previše slučajeva video zahteve za krupnim izmenama u programu iako je sve bilo u redu sa samim programom. Program, zapravo, nikada nije pravilno podešen ili ljudi nikada nisu bili dovoljno obučeni da koriste sve opcije programa da bi radili kvalitetno svoj posao. Zapamtite da vam u radu zapravo ne pomaže sam softver, već pravilna implementacija i upotreba tog softvera.

3. Kupovina softvera koji je kompleksniji od vaših potreba

Izrekom „od viška glava ne boli“ kompanije se vode i prilikom izbora poslovnog softvera, ali ona je u ovom slučaju potpuno pogrešna. Uzmimo, na primer, tekst procesor. Za svakodnevni rad dovoljan je i malo napredniji editor teksta, ali većina koristi Word. Ljudi jednostavno vole mogućnosti, tastere, sličice i „ukrase“ iako ih verovatno nikada neće koristiti. Ovo je možda (mada čisto sumnjam) u redu kada kupujete Office pakete jer nemate mnogo izbora (Microsoft Office je praktično jedini izbor), ali ovakve odluke često predstavljaju breme i nepotrebno traćenje sopstvenih resursa i samog potencijala poslovnog softvera. Kao kada biste kupili Ferrari da biste išli do samoposluge na uglu – lepo, ali bespotrebno. Takav softver ima previše opcija koje vas usporavaju i opterećuju u svakodnevnom radu, a većinu tih opcija nikada nećete upotrebiti.

Problem ne leži samo u postojanju previše opcija koje ne koristite već i u nepotrebnom traćenju ljudskog potencijala i vremena. A vreme je novac, što danas već i vrapci na grani znaju! Zato je veoma bitno da prilikom izbora i kupovine poslovnog softvera sagledate i ovaj problem koji se svodi na kupovinu softvera koji sopstvenim snagama (unutrašnji resursi) možete adekvatno održavati.

4. Softver sa mnogo opcija i mogućnosti

Kada kupujete softver, a pritom se vaš izbor zasniva na bogatstvu opcija, previđate druge kritične faktore, kao što su skalabilnost (mogućnost softvera da prati rast vaše kompanije), fleksibilnost (mogućnost softvera da se menja prema vašim potrebama, pre nego da se vi prilagođavate softveru), preterana kompleksnost (softver je previše složen i glomazan da bi se implementirao i održavao), tehnički kapacitet firme (nemate tehničkih sposobnosti – stručnih ljudi da bi koristili i održavali softver), cena (TCO, Total Cost of Ownership, je veća nego što možete sebi da priuštite), podrška (nedovoljna podrška, kada i gde vam treba), kulturno slaganje (softver, dobavljač softvera i/ili implementacija toliko su nekompatibilne s vašom poslovnom kulturom da niste u stanju da izgradite partnerski odnos).

5. „Magični softver“

U prevodu: ovim programom „popraviću“ poslovne procese i pokriti svoju lošu organizaciju. Program koji kupite može vam pomoći da se fokusirate na probleme koje imate u poslovnim procesima u vašoj organizaciji, ali nijedan program ih neće popraviti. Postojaće iluzija da se nešto uradilo, ali se zapravo ništa nije popravilo. Dobar softver se dobro i lako implementira u dobro organizovanim firmama iz nekoliko razloga: sposoban tim i dobra podrška, tim koji implementira softver ima ovlašćenja da brzo donosi odluke, usredsređenost na rešavanje problema, korišćenje punog potencijala novih tehnologija, nagrađivanje tima za dodatno angažovanje, posvećenost obuci korisnika, znanje da se iskoristi pun potencijal softvera kao alata koji će pomoći u ostvarivanju poslovnih ciljeva.

Ne postoji, nažalost, magični softver koji će vam sam od sebe rešiti probleme. Svaki softver zahteva vreme, dobru organizaciju, pravilnu implementaciju i iznad svega sposobne ljude (tim). Bez dobro organizovanog poslovanja nema ni elektronskog poslovanja.

6. Preporuka ili nešto drugo?

Samo zato što neko bitan i uticajan unutar ili van vaše firme preporučuje određeni softver, ne znači da će on biti dobar i za vaše poslovanje. Poenta je da ne možete izostaviti ostale sastavne delove vaše organizacije. Ne možete izostaviti IT, menadžere, iskusne korisnike, poslovne jedinice i ostale grupe ljudi koji će koristiti poslovni softver.

Ako unutrašnja politika firme ili spoljni interesi prevagnu pri izboru, proces implementacije biće standardno problematičan. To, naravno, ne znači da treba svakoga pitati za mišljenje, ali svakako reprezentativne grupe ljudi koji će koristiti softver treba konsultovati. Preporuka je svakako dobra stvar, naročito ako je pozitivna, ali nikako ne sme biti jedini parametar prilikom izbora.

7. Bitno je samo da je jeftino

TCO (engl. Total Cost of Ownership) je finansijska procena ukupnih direktnih i indirektnih troškova investicije kao što je nabavka softvera (mada se ne odnosi samo na softver). Ispostavlja se da je sama cena softvera, čak i tzv. slobodnog softvera (freeware, open source…), skoro nebitan parametar posmatrano iz ugla TCO i da zato ima veoma mali uticaj na ukupan rezultat IT investicije.

Na primer, ako kupite poslovni softver za 1000 evra, a na podešavanje i prilagođavanje softvera vašim potrebama utrošite 100 sati tehničke podrške (gde je sat podrške 40 evra), on nije koštao 1000, već 1000 + 4000 = 5000 evra. Da ne pominjem utrošak vremena vaših zaposlenih dok se obučavaju za rad u novom programu!

Iako je ovo samo primer i sve cifre su izmišljene, nije teško izračunati da je, u većini slučajeva, cena softvera manja od 10 odsto ukupne cene posedovanja i upotrebe softvera. Troškovi se drastično povećavaju kada uzmete u obzir broj ljudi koji su angažovani na obuci, održavanju, podršci, administraciji i sličnim poslovima.

Način i svrha upotrebe softvera direktno utiču na ukupne troškove posedovanja/upotrebe softvera. Previše često firme kreću od pretpostavke da svi programi nude iste pogodnosti. Iako na papiru dva softvera imaju istu namenu i cenu, oni mogu imati potpuno drugačiju računicu za obračun ukupnih troškova posedovanja/upotrebe softvera. Specifičan proizvod i proizvod opšte namene drastično menjaju sliku.

Tehnologija upotrebljena pri proizvodnji softvera takođe može imati veliki uticaj. Troškovi u ovom slučaju direktno zavise od mogućnosti tehnologije. Mogućnost online ažuriranja, lakoća instalacija novih verzija, izmena zakonskih propisa, izmene samog programa – sve su to parametri koji utiču na ukupan obračun troškova softvera. Da li vam je bitna potrošnja goriva i cena održavanja kamiona kojim prevozite robu? Ne želite da kupite TAM kamion iz ‘82. kao najbolje rešenje za prevoz robe iako košta samo 500 evra? Slično je i sa softverom.

Cena je samo jedan od parametara pri odluci. Troškovi implementacije, angažovanje sopstvenog IT sektora, održavanje, podrška i sl. parametri su koje morate uzeti u obzir pri izboru poslovnog softvera. Ako ih izostavite, može vam se desiti da se ipak provozate „tamićem“ koji troši više ulja nego benzina.

Autor: Miodrag Ranisavljević

Ovaj tekst je deo PC Press specijala posvećenog ERP rešenjima. Kompletan specijal je potpuno besplatan za čitanje i možete ga čitati u digitalnoj čitaonici ili ga preuzeti direktno odavde u PDF formatu.