Nova centrala za komunikaciju

Uz svu popularnost društvenih mreža, za poslovnu komunikaciju se i dalje primarno koristi e-mail. A ako želite da budete i dobro organizovani, jednostavni e-mail klijent vam nije dovoljan. Outlook je mnogo više od e-mail klijenta, naročito u verziji 2013.

E‑mail je konačno zavladao čak i našim poslovnim okruženjem. Naravno, i dalje ćete potpisane i overene fakture slati poštom (čak i u mnogo razvijenijim zemljama od Srbije), tu i tamo će se pojaviti neki zahtev za slanje faksom, ali skoro da ne postoji firma koja nema službenu e‑mail adresu preko koje možete komunicirati sa njom. Ako želite da svoju elektronsku komunikaciju i organizaciju podignete na viši nivo, mala je šansa da će vam jednostavni e‑mail klijenti ili Web servisi to omogućiti. I zato…

Izlazak iz senke

Pošto veliki broj računara po firmama ima instalirano neko izdanje Microsoft Office paketa, velika je i verovatnoća da je među instaliranim aplikacijama Outlook. Broj onih koji ga aktivno koriste, naročito za nešto više od razmene e‑pošte, i dalje je mali. Napretkom elektronskih vidova komunikacije Outlook je zauzimao sve značajnije mesto među Office aplikacijama, ali su i dalje male šanse da nadmaši popularnost Word‑a ili Excel‑a. Ipak, sveprisutnost društvenih mreža i moderne elektronske komunikacije ga polako pomera u prvi plan. Verzija 2013 donosi tesnu integraciju sa popularnim društvenim mrežama, uz unapređenje postojećih funkcionalnosti, pa se može očekivati da Outlook 2013 stekne veću bazu korisnika od prethodnika.

Nova verzija je donela i promenu u vizuelnom identitetu, pa je sada Outlook‑ov logo plave boje, što u praksi često dovodi do zabune i mešanja sa otvorenim prozorima Word‑a na taskbar‑u, naročito kod iskusnijih korisnika. Redizajniran je i glavni prozor, sa naglaskom na flat izgled i minimalne razlike između elemenata, što ne doprinose lakoći snalaženja u samom programu i zahteva određeno vreme za adaptaciju kako bi se postigla puna produktivnost. No, ako pređemo preko ovih (realno individualnih) primedbi, novi Outlook radi kako treba, brzo i stabilno, pa nema nekog posebnog razloga za nezadovoljstvo i odlaganje prelaska na novu verziju. Tim pre što verzija 2013 Outlook‑a može da koegzistira sa prethodnom, čime je tranzicija dodatno olakšana.

Svi kontakti na jednom mestu

Ako ste svoju centralnu bazu kontakata pohranili u Outlook‑ov Contacts segment, koji onda, recimo, sinhronizujete sa smartphone uređajem ili cloud servisima, sigurno znate koliko je teško paralelno održavati još nekoliko lista kontakata, naročito onih na društvenim mrežama. Outlook 2013 donosi integraciju sa Facebook‑om i LinkedIn‑om, što olakšava potragu za željenim brojem telefona ili e‑mail adresom, ali korisniku može doneti još više glavobolja, naročito ako imate mnogo prijatelja u virtuelnom svetu. Srećom, ova verzija ima dodatne mehanizme koji ukidaju mogućnost duplikata u kontakt-listi, a kao dodatan sadržaj nude podatke koje dobijaju sa profila na društvenim mrežama. Tako sada osim dopisivanja sa prijateljima ili poslovnim partnerima kroz Outlook možete pratiti i njihove aktivnosti na društvenim mrežama.

Ideja je jasna: Outlook treba da postane glavni portal za dnevnu komunikaciju, koji kombinuje poslovni i privatni prostor. Time se broj kanala kojim nam pristižu informacije neće smanjiti – naprotiv, povećaće se – ali će kanali biti konsolidovani u jednu aplikaciju, jedan prozor u kojem se nalazi sve što je korisniku potrebno. Videćemo kako će ovaj koncept proći kod publike, naročito kod mlađih generacija, kojima je cloud‑based e‑mail nalog sinonim za e‑mail komunikaciju (ko je rekao Gmail), Facebook potpuno prirodna pojava, a koncept kalendara i zadataka shvate tek kada počnu da se bave sa više od pet bitnih stvari istovremeno.

Priznaću da se još nisam osmelio da integrišem društvene mreže u Outlook, u kojem provodim najmanje 6 sati dnevno, iako barem polovina mog vremena provedenog na mrežama ima neke veze sa poslom. Što ne znači da u nekoj narednoj verziji to neću uraditi… Jer, vreme radi za Microsoft i Outlook, a integracija ovog alata sa društvenim mrežama donosi novu grupu korisnika, koja će vremenom samo rasti.

Brže i efikasnije

Outlook nam omogućava da čitavu komunikaciju imamo na jednom mestu – on neće pisati mail‑ove umesto nas niti unositi naše obaveze i zadatke u kalendar, ali će nam te zadatke olakšati koliko god je moguće. Pošto je komunikacija danas brža nego ikad, ne sme se gubiti vreme na formu, već na suštinu. Nova opcija Inline Replies omogućava brzo odgovaranje na poruke, naravno, tamo gde je kratak odgovor dovoljan. Društvene mreže su praktično integrisane u sve segmente novog Outlook‑a, pa tako bez muke konverzaciju započetu e‑mail‑om možete nastaviti na Facebook‑u… i obrnuto.

Mnoštvo informacija traži i mnogo prostora, pa tako uz nekoliko klikova možete skloniti Ribbon, Navigation Bar, preview za Calendar i Tasks, i dobiti neometan pregled gužve u svom Inbox‑u ili kalendaru, što je zgodno kada pokušavate da se izborite sa velikim dotokom informacija. Ako vam je paralelno sa time potrebno da proverite da li ste slobodni u nekom skorijem terminu ili koliko još zadataka imate za današnji dan, ne morate prelaziti u Calendar ili Tasks prikaz, već je dovoljno da mišem pređete preko ikona u Navigation Bar‑u i u novom prozorčiću iznad njih će se otvoriti prikaz vaših narednih obaveza (opcija se zove Peek). Isto važi i za unose u kalendaru, pa se time štedi na vremenu, naročito na slabijim računarima gde prelazak na novi prikaz glavnog ekrana ume da potraje.

Server kao centrala

Da biste aktivirali neke od najzanimljivijih funkcionalnosti Outlook‑a, potrebno je korporativno okruženje, koje uključuje Windows Server, Active Directory i Exchange Server. Onda možete lako da delite kalendare, zakazujete sastanke u vreme koje odgovara i vašim kolegama, čitate njihove Out‑of‑Office poruke pre nego što im pošaljete e‑mail… Ukratko, na raspolaganju vam je mnogo opcija koje značajno pomažu u svakodnevnom radu, naročito ako su timovi geografski razdvojeni, čak i na drugim krajevima sveta. Sinhronizacija sa Exchange Server‑om donosi i mogućnost pristupa sa drugih uređaja, ne samo sa stonih ili prenosnih računara, pa se tako sve veći broj korisnika odlučuje da svoju komunikaciju preseli na smartphone ili tablet uređaje, bez obzira koji operativni sistem da je instaliran na njima.

I upravo ta simbioza sa Exchange‑om izdvaja Outlook od konkurencije i postavlja ga vrlo visoko na listi aplikacija za koje i najzagriženije pristalice konkurentskih ili open source rešenja imaju samo reči hvale. Kada prevaziđete mogućnosti koje vam nude besplatna, cloud rešenja, Outlook je prvi sledeći logičan izbor i to na obe popularne PC platforme: Microsoft Windows‑u i Apple Mac OS‑u.

Ako vam postavljanje kompletnog okruženja na lokaciji firme predstavlja problem, logistički ili pre svega finansijski, odnedavno postoji rešenje i za vas: zove se Office 365. Da biste do maksimuma iskoristili njegove mogućnosti, potrebno je da na računaru koristite odgovarajući klijent, a Outlook 2013 je upravo taj. Dakle, sve one napredne funkcije o kojima ste do sada čitali u prikazima poput ovog sada su dostupne i najmanjim firmama. Možda ih nećete sve iskoristiti, ali je svakako korisno imati ih na raspolaganju, jer kako firma bude rasla, rašće i zahtevi. A u centru svega i dalje će biti – Outlook.

Korisne adrese:

Microsoft

http://www.microsoft.rs