Dokumenti na pravom mestu i u pravo vreme
Brojni poslovni procesi su čvrsto ograničeni vremenom, a pritom je potrebno da više različitih službi obradi veliki broj dokumenata. Prozone eDocumentus ima rešenje za ovaj izazov…
Od svog osnivanja 2002. godine novosadski Prozone – IT Solutions se fokusirao na razvoj informatičkih rešenja u oblasti upravljanja dokumentima i poslovnim procesima. Tokom deset godina rada nastala su brojna rešenja prilagođena potrebama širokog spektra korisnika. Ta rešenja, pored već pomenutih oblasti, pokrivaju i upravljanje investicijama, nabavkama, ugovorima, sistemom kvaliteta. Prozone u svom portfoliju ima i nekoliko specifičnih rešenja namenjenih javnoj upravi, osiguranju, sudovima i bankarstvu.
O kvalitetu proizvoda novosadskih informatičara govori veliki broj zahtevnih korisnika među kojima su Elektrovojvodina, Elektrodistribucija Beograd, Vlada Vojvodine, Gradska uprava Novog Sada, DDOR Novi Sad, Vojvođanska banka, Institut za kardovaskularne bolesti Sremska Kamenica, Agencija za borbu protiv korupcije…
Softverska rešenja ove kompanije našla su svoje mesto i van granica Srbije na zahtevnim tržištima Evrope (Austrija, Grčka, Slovenija), Bliskog istoka (Kuvajt, Liban, UAE, Katar) i SAD-a, ali i u oblastima petrohemije, građevinarstva, informatičke delatnosti i konsaltinga.
eDocumentus – softverska platforma
eDocumentus je aplikativni sistem i softverska platforma razvijena od strane projektnog i razvojnog tima PROZONE‑a. Osnovna namena proizvoda je upravljanje elektronskim dokumentima i automatizacija poslovnih procesa. eDocumentus je pre svega moderan poslovni sistem koji je u mogućnosti da zadovolji sve potrebe korisnika za rad sa dokumentima, od kreiranja, skeniranja, prepoznavanja teksta, klasifikacije, digitalnog potpisivanja, verzioniranja, brzog pregleda dokumenata, do efikasne pretrage i arhiviranja. ePisarnica, kao zaseban modul, obezbeđuje jedinstvenu evidenciju svih dokumenata, evidenciju predmeta kao i praćenje statusa i kretanja predmeta.
Workflow modul omogućava korisnicima da definišu poslovne procese u kojima prate ne samo životni ciklus nekog dokumenta, već je omogućeno modelovanje i izvršavanje poslovnih procesa. eDocumentus na taj način postaje softverska platforma koja omogućava povećanje efikasnosti u obavljanju procesa, jer izvršiocima olakšava izvođenje aktivnosti i skraćuje vreme za izvršenje procesa.
Priključak na vreme
Iz bogate baze studija slučaja predstavljamo vam projekat „Izdavanje elektroenergetskih saglasnosti i realizacija priključka s tehničkim pregledom i prijemom“ za elektrodistributivne organizacije, a koji je realizovan na platformama Prozone eDocumentus i eArchive.
Cilj projekta bio je da se analiziraju poslovni procesi obrade zahteva za priključenje i realizaciju priključenja u elektrodistrbutivnu mrežu i implementira sistem koji će te procese pratiti i podržavati na optimalan način, uz minimalno korišćenje papirne dokumentacije.
Implementacija procedura za izdavanje elektroenergetske saglasnosti obuhvatila je proces prijema zahteva, pregled dokumentacije, obradu zahteva kroz saradnju obradjivača iz različitih organizacionih delova, odlučivanje o mogućnosti priključenja, pripremu tehničkog rešenja, ugovora i saglasnosti, obaveštavanje stranke, potpisivanje ugovora, prijem informacije o uplati i uručenje elektroenergetske saglasnosti, ugovora i odobrenja za priključenje. Ceo proces mora da se završi u zakonskom roku od 30 dana.
Proces započinje predajom zahteva za priključenje i priloga na prijemnom šalteru. Osnovni podaci unose se u postojeću aplikaciju i automatski inicira kreiranje odgovarajućeg predmeta u eDocumentus‑u. Primljena dokumentacija se skenira kroz klijentsku aplikaciju eArchive, koja omogućava optičko prepoznavanje (OCR) broja predmeta u dokumentaciji i zahvaljujući tome njegovo automatsko smeštanje u odgovarajući predmet u eDocumentus‑u. Kroz namensko proširenje eArchive pokreće se proces obrade zahteva u eDocumentus‑u u okviru koga su podržane sve aktivnosti na verifikaciji kompletnosti zahteva, podnete dokumentacije i obradi predmeta.
Ključna kontrola procesa
Da bi se obezbedilo poštovanje roka za izdavanje elektroenergetske saglasnosti, nad celim procesom, kao i nad njegovim segmentima, definisani su vremenski periodi za njegovo okončanje. Parcijalni rokovi definisani su nad pojedinim aktivnostim i grupama aktivnsti, čime je obezbeđeno efikasnije upravljanje procesom. Ovi rokovi jasno su naznačeni korisnicima. Kroz sistem se prate aktivnosti koje kasne. Dostupni su podaci o izvršiocu aktivnosti, mogućim izvršiocima, trenutku dodeljivanja zadatka, momentu prihvatanja zadatka, roku za izvršenje i kašnjenju. Završetkom svake aktivnosti ažurira se status zahteva u bazi podataka postojeće aplikaciji, čime je obezbeđena sinhronizacija aktivnosti u eDocumentus‑u i aplikaciji.
Implementacija procesa obuhvata i slanje predmeta na realizaciju i nadzor nad projektovanjem i radovima, unos podataka o troškovima, pripremu i generisanje (automatsko popunjavanje) dokumentacije za tehnički pregled i prijem, počev od zahteva za obavljanje tehničkog prijema, naimenovanja komisije za prijem, izveštaja o obavljenom tehničkom pregledu, do predloga za priključenje i naredbe o priključenju.
Prednost ovakvog rešenja je što su sa iste forme dostupni detalji predmeta realizacije, svi dokumenti predmeta, izveštaji o troškovima, i istorija kretanja predmeta. Na osnovu statusa, datuma modifikacije i adresnih podataka, korisnik odlučuje koji će predmet uzeti u rad, odnosno pokrenuti proces.
I na kraju – sve u arhivi
Istorija kretanja predmeta daje pregled aktivnosti i njihovih izvršioca, počev od trenutne, unazad do trenutka prijema zahteva. Ona omogućava da se utvrdi gde se predmet trenutno nalazi, ali i da se analizira trajanje pojedinih aktivnosti. Zajedno s pregledom kašnjenja, ona predstavlja značajan alat koji daje osnovu za dalju optimizaciju procesa i uklanjanje uskih grla.
Dokumenti koji se javljaju tokom obrade predmeta i realizacije priključenja uglavnom nastaju automatskim popunjavanjem predefinisanih obrazaca raspoloživim podacima, ili podacima koje unosi korisnik. Tako nastali dokumenti predstavljaju osnovu za dalje korake, u kojima su podložni reviziji i izmeni ovlašćenih korisnika. Većina dokumenata prolazi tačno određenu hijerarhiju, npr. referent‑šef‑rukovodilac, dok ne stigne kod lica ovlašćenog za potpis. Finalni dokumenti koji imaju zakonsku težinu, npr. Ugovor s kupcem, Predlog za priključenje, naredba za priključenje i slično se digitalno potpisuju i smeštaju na odgovarajuće mesto u predmetu.
Dokumenti predmeta obuhvataju sve dokumente počev od zahteva i priloga, tehničkog rešenja, ugovora, pa sve do dokumenata vezanih za realizaciju i tehnički pregled i prijem.
Koristi od ovakvog sistema su višestruke: dokumentacija se čuva u elektronskom obliku, u organizovanoj strukturi, i trenutno je dostupna na svim geografski udaljenim lokacijama, čime je skraćeno vreme potrebno za obradu predmeta. Model procesa definiše ko, kada, kako i šta treba da uradi, a sam proces je transparentan, jer je u svakom trenutku moguće utvrditi gde se predmet nalazi. Omogućeno je praćenje i kategorizacija troškova, kao i eventualnih kašnjenja u obradi zahteva, čime se na vreme mogu otkriti i ukloniti uska grla u radu a period obrade održati u predviđenim granicama.
Klasični sistemi za upravljanje dokumenima imaju velike mogućnosti za rad sa dokumentima, ali da bi rad sa elektronskim dokumentima doprineo poboljšanju performansi i efikasnijem radu preduzeća i organizacija potrebno je ih je smestiti u kontekst poslovnih procesa tokom kojih oni imaju svoj životni ciklus. Softverski proizvod eDocumentus sa svojim alatima je procesno orijentisan sistem za upravljanje dokumentima. Logika poslovnih procesa u potpunosti je povezana sa upravljanjem dokumentacijom koja se generiše u toku njihovih izvršavanja. I svi na taj način implementirani poslovni procesi uz korišćenje efikasnih mehanizama integracije postaju deo jedinstvenog informacionog sistema kompanije. Ovakav sistem omogućava funkcionalnosti definisanja i izvršavanja poslovnih tokova, njihovog praćenja, modifikacije, čime se postiže visoka fleksibilnost i brz odgovor na promene u poslovnom okruženju.
Milan Bašić
