Datalab: E živote, eFakturo

U trenutku pisanja ovog teksta prošlo je otprilike 40 dana od početka obavezne primene Zakona o elektronskom fakturisanju. U našem narodu ovaj period od šest nedelja predstavlja jednu od dve stvari: ili se duša upokojila i oprostila od ovozemaljskog života ili je novorođenče prošlo težak period i pripremilo se za novi život.

Kako se prvi scenario nije desio (na žalost mnogih), možemo reći da je zvezda rođena. Efakture „are here to stay“ i hteli mi to ili ne, moraćemo da naučimo da živimo s njima i da poštujemo njihova pravila.

Kao što smo više puta i pisali u PC Press-u, postoje dva načina slanja eFaktura. Prvi je direktno sa SEF-a, i preporučujemo ga svim privrednim subjektima koji kreiraju i šalju manje od 30 faktura mesečno. Ako u proseku radite samo jednu fakturu dnevno, nije nikakav problem da je uradite uz bilo koji alat, pa i uz SEF, koji je, moramo to da napomenemo, ipak prevazišao očekivanja i nudi dosta toga.

Za one druge koji nisu bili te sreće, pa su razvili neke zaista ozbiljne biznise i izdaju stotine, pa čak i hiljade faktura mesečno, postoje ERP rešenja koja pomažu kompanijama da se lakše snađu u novim uslovima poslovanja. U ovom tekstu ćemo predstaviti prednosti poslovnog softvera Pantheon, kompanije Datalab.

Back 2 Basic – standard i prilagođavanje

ERP je i dalje ERP uz sve svoje prednosti i mane. Implementacija ERP-a često podrazumeva prilagođavanje ERP-a poslovnim potrebama preduzeća. A eFakture, kao novi sistem rada, zahtevaće od kompanija da promene način na koji su godinama radile i da se prilagode novim okolnostima poslovanja.

Dakle, pored već implementiranog ERP-a, prilagođenog poslovnim procesima preduzeća, od početka primene eFaktura primetna je potreba za dodatnim prilagođavanjem poslovnih procesa u preduzećima kako bi način rada sa eFakturama sada postao dodatni korak u svakodnevnom radu.

Zakoni, promene, odobravanje avansa i slične novosti podrazumevaju da procesi koji su do sada važili u kompanijama moraju da se prilagode novom načinu rada.

Live televizija – nov način rada

Ako ste ikada gledali živi prenos na televiziji, primetili ste da nema onog momenta – sredićemo to u montaži. Sa eFakturama i novim načinom rada, procesima koji su prilagođeni ili bi bar trebalo da budu usklađeni i u poslovanju se pojavljuje problem živog prenosa. Nema sređivanja u montaži.

To u praksi znači da se moraju uvesti dodatne kontrole pre nego što podaci odu u živi prenos, tj. SEF.

Kontrola – istina je tamo negde

Vaši podaci su sada i podaci SEF-a i oni bi trebalo da budu usklađeni, barem je to ideja. To znači da podatke koje imate u vašem ERP sistemu morate dodatno prekontrolisati pre nego što odu na SEF, što povećava obim operativnog poslovanja.
Dodatno, to znači da vaši podaci nisu više vaši, već i SEF-ovi. Redovno morate kontrolisati, upoređivati i često usklađivati podatke jer kada dokument ode na SEF, jedino stornom možete da rešite neke eventualne korekcije.

ERP kao integrisan sistem omogućava da takve kontrole imate ranije i da podatke kontrolišete pre nego što odu od vas.

eFakture, kao novi sistem rada, zahtevaće od kompanija da promene način na koji su godinama radile i da se prilagode novim okolnostima poslovanja

Koliko smo spremni za taj novi način rada? Koliko brzo će preduzeća svoje procese prilagoditi novom načinu rada videćemo kroz masovnu primenu u dužem periodu. A prilagođavanje uvek košta, vremena ali i novca, i zahteva da procese koje smo u prethodnim godinama optimizovali za drugi način rada sada moramo prvo prilagoditi, zatim uočiti nedostatke, smisliti dodatne procesne kontrole i onda primeniti nove procese na nov način rada.

Znanje je moć

Efakture su nov sistem i to dodatni sistem koji se mora naučiti. Svaka kompanija mora da, pored znanja koje već ima, usvoji i nova znanja i nauči pravilnosti i zakonitosti novog načina rada. Ako se to ne uradi, ako se to znanje ne usvoji, ni jedan jedini ERP neće biti od pomoći. Jer, ne zaboravimo, softver radi samo ono što mu kažete. Nijedan softver na svetu neće korisniku reći koja je pravilna poreska stopa, poresko oslobođenje ili neka nova vrsta dokumenata ako mu korisnik to eksplicitno ne kaže. Problem je kada ne znamo šta da mu kažemo da radi. A da bismo znali, moramo mnogo da učimo i da se naviknemo kako softveru da govorimo ono što treba.

Kako Pantheon može da pomogne?

ERP sistemi su prilagodljivi promenama u poslovanju. Ipak, za procese je potrebno da preduzeća kroz ERP primene gorepomenute kontrole.

Svaka kompanija mora da, pored znanja koje već ima, usvoji i nova znanja i nauči pravilnosti i zakonitosti novog načina rada. Ako se to ne uradi, ako se to znanje ne usvoji, ni jedan ERP neće biti od pomoći

Što se tehničke strane tiče, navodimo neke od važnijih prednosti Pantheon-a, jer nemamo dovoljno prostora da nabrojimo sve:

• Jedinstvena baza svih klijenata i partnera

SEF ima svoju bazu, ali u njoj se ne nalaze klijenti koji nisu na SEF-u, a to su svi preduzetnici i preduzeća koja nisu u PDV sistemu. To znači da ćete jednom delu klijenata raditi fakturu iz SEF-a, a drugom delu, koji može biti i veći, iz nekog drugog softvera. Isto važi i za ulazne fakture, koje možete primati iz SEF-a samo ukoliko vam je dobavljač SEF obveznik. Baza u Pantheon-u je napredna i kompleksna i omogućava sortiranje subjekata prema veličini, privrednoj grani, prometu i mnogim drugim parametrima.

• Šifarnik proizvoda i usluga

U SEF-u ne postoji ova baza, zasad. To znači da ćete prilikom kreiranja fakture morati iznova i iznova da ukucavate šifre i opise svojih proizvoda i usluga. Opet, ovo nije problem za mali broj faktura, ali već za nekoliko dnevno – i te kako jeste. U Pantheon-u je omogućen detaljan pregled svih idenata i njihova klasifikacija prema različitim parametrima važnim za poslovanje.

• Obračun PDV-a

SEF služi za evidenciju PDV dugovanja, dok se obračun PDV-a radi na način kao i do sada, kroz PDV prijavu. SEF će putem poslatih faktura imati uvid u vaš PDV dug, a za sve fakture, na kojima se taj dug ne može videti (npr. primili ste fakturu na kojoj je PDV 0, a vi ste PDV dužnik, poslali ste fakturu van SEF-a i sl.) radi se posebno evidentiranje PDV duga u SEF. Ovo evidentiranje duga se može raditi za svaku fakturu pojedinačno ili za sve fakture u jednom periodu. Kroz Pantheon je odavno omogućen obračun PDV-a i direktno slanje PDV prijave.

• Omogućen rad s velikim maloprodajnim lancima

Kada je Zakon o eFakturama stupio na snagu, ispostavilo se da veliki maloprodajni lanci zahtevaju na eFakturi ispis posebnih GLN i GTIN brojeva, koji označavaju lokaciju prodavnice i bar-kod određene robe. Ovo nije moguće uraditi direktno iz SEF-a, već je potrebno dodatno isprogramirati određene parametre na samom XML-u. U Pantheon-u je ovo rešeno od verzije 10.30. na opštu radost svih klijenata koji posluju s velikim maloprodajama.

• Zbirno slanje faktura, bez prekucavanja predračuna

Kada jednom napravite predračun u Pantheon-u, više nije potrebno te podatke prekucavati na avansni ili konačni račun. Program će ih jednostavno prepisati na novi dokument, dok biste u SEF-u morali da prekucavate fakturu sa istim stavkama koje ste već jednom uneli na predračun. Takođe, u Pantheon-u je moguće jednim klikom poslati više faktura na SEF, što je zgodno za one sisteme u kojima fakture prolaze kroz više nivoa odobravanja. Tek kada su sve fakture odobrene i sređene, jednim klikom se šalju na SEF.

Naravno, ovo su samo neke od najvažnijih prednosti Pantheon-a, a pomenuli bismo još i slanje pojedinačne poreske prijave ka klijentima koji nisu u SEF-u, ali se fakture ka njima ipak moraju evidentirati u SEF-u zbog PDV-a. Tu je i kreiranje velikog broja kvalitetnih izveštaja koje Pantheon ERP nudi. Za manja preduzeća, Pantheon je predstavio Web Light verziju kojoj se pristupa preko browser-a, a koja je optimizovana i za eFiskalizaciju i za eFakture i cenovno veoma pristupačna.

SEF ili ERP – pitanje je sad, ali tu odluku morate doneti sami, u skladu sa svojim potrebama/mogućnostima. Ukoliko je vaše poslovanje kompleksno i obimno, odluka bi trebalo da prevagne u korist ERP-a i Pantheon-a. Ukoliko nije, doživljaj prvih šest nedelja će postati vaša sudbina.

Za više informacija o programu Pantheon pozovite 0114048604 ili pišite na prodaja@datalab.rs