ERP u doba korone

PC Press‑ov pregled ERP rešenja, koji tradicionalno pripremamo u maju, ove godine ima sasvim drugačiji prizvuk. Umesto u budućnost, zagledani smo u sadašnjost i bavimo se prilagođavanjem ERP softvera izazovima koje nameću promene u poslovanju izazvane pandemijom

U gotovo svakoj državi na snazi su vanredne mere, više od dva miliona ljudi je zaraženo, a u glavi nam se stalno smenjuju scenariji na koje su nas pripremali SF filmovi. U svetlu pandemije, neizvesnosti i ogromnih promena na vidiku, neke druge (bitnije?) stvari dolaze u fokus. Suština preuzima primat nad formom, a želje i maštanja ostavljaju se za neka bolja vremena. Tako je u svakoj krizi. Pre svega važno je preživeti, a zatim filozofirati (Primum vivere, deinde philosophari) jer ako se ne preživi, džabe filozofiranje.

Ipak može na daljinu?

Poslovne i informatičke vesti se već danima vrte oko rada na daljinu. I prednosti i mane odavno su poznate, kao i načini da se mane prevaziđu, a prednosti iskoriste. Ipak, mnogi tek danas, urgentno i panično pokušavaju da ostvare dugo sanjani san rada na daljinu, što su mogli da urade mnogo ranije samo da su poslušali onog „smarača“ iz IT‑ja koji neće da dolazi na posao nego je lenština koja hoće da „radi“ od kuće. Ovakvi i slični zluradi komentari dolaze iz nerazumevanja značaja primene informaciono‑komunikacionih tehnologija u poslovanju. Danas vidimo da sve to dobija potpuno drugu dimenziju.

Iskoristiću ovaj trenutak da se setim 2001. godine i svog profesionalnog početka u jednoj domaćoj softverskoj firmi. Ne mogu a da se ne zapitam kako smo tada mogli da radimo od kuće s vrlo ograničenim tehničkim resursima, ali uz dosta kreativnih rešenja, dok danas, skoro 20 godina kasnije, sa superbrzim Internetom i još boljim rešenjima, to ne možemo ili možemo uz mnogo problema. Možda je odgovor jednostavan: svega je bilo malo, ali dobro iskorišćeno, dok danas svega ima mnogo, ali je loše iskorišćeno. Tema za razmišljanje uvek aktuelna!

Razlog za rad od kuće tada je bio jednostavan, ali suštinski bitan: zašto bi se plaćao zakup prostora za 15‑20 ljudi kada se taj novac može mnogo bolje iskoristiti? Kako resurse koje kompanije imaju na raspolaganju iskoristiti na najefektniji mogući način? I šta nam u tome pomaže? Da li je dovoljno imati samo tehnologiju ili je potrebno nešto više? I ako jeste, šta je to?

Tehnologija pomaže…donekle

Prethodnih nekoliko godina, koliko radimo pregled ERP rešenja i pokušavamo da pogodimo trendove, da uhvatimo aktuelne tehnološke inovacije, da razdvojimo bitno od nebitnog, uvek se provlači jedna ključna nit: posao na prvom mestu!

Kada smo 2017. pisali o ERP‑u 2.0, neke stvari smo pomenuli kao trendove za koje nismo mogli pogoditi rok, ali smo zaključili da je ERP ogledalo naše poslovne, društvene i životne stvarnosti, propisa, želja i mogućnosti. Kakvi smo mi, takav nam je ERP. Zatim smo se 2018. osvrnuli na ERP kao temelj digitalne transformacije i pobrojali ključne tačke pripreme za ovaj dugotrajan, ozbiljan i kompleksan posao. Zaključili smo da je put primene digitalnih tehnologija i transformacija kompanija više poslovni nego tehnički proces, kao i da akcenat treba da bude na poslovnim, a ne IT prednostima. Sve ono što smo pisali i dalje stoji, samo sada dobija svoju pravu i konkretnu dimenziju primene, i to u brutalno ogoljenoj formi.

Informacioni sistem treba da bude postavljen za najgori mogući scenario, a da se koristi za najbolji mogući scenario. Informacioni sistemi i ERP kao temelj takvog sistema onoliko su dobri koliko ih redovno koristite

Izazovi su i dalje poslovni, a manje tehnički. To što imate pristup poslovnim alatima i infrastrukturi od kuće samo je početni korak ka radu na daljinu. Potrebno je sa aspekta upravljanja definisati rezultate, merenja, ciljeve i očekivanja kako bi ceo sistem mogao da funkcioniše. Danas vidimo, iako je u to bilo teško poverovati, da većina administrativnih stvari može da se radi na daljinu. Čak su se i najkonzervativnije državne institucije pokazale na delu i omogućile privredi i građanima da dobar deo poslova obavljaju putem Interneta. Ispostavilo se da neki ni za to nisu spremni. Iako je kvalifikovani elektronski sertifikat dostupan odavno i besplatan na ličnoj karti, mnoge je tek Corona naterala da završe i tu „sitnicu“ uz sve prepreke vanrednog stanja u našoj zemlji.

Onima koji imaju partnerske portale i online prodavnice integrisane s postojećim ERP rešenjem prilagođavanje novonastaloj situaciji umnogome je olakšano. Pitanje je koliko firmi je odlagalo postavljanje i integraciju svog B2B ili B2C (online shop) portala sa svojim ERP rešenjem? Šta je bila prepreka? Previsoka cena izrade? Previsoki troškovi integracije? Upravljanje? Nešto treće? Tehnologija je uvek bila tu i mogla se iskoristiti, ali nekako nikad nije bilo vremena ili nije bio pravi trenutak. Da li je danas?

Razmena dokumenata

Imamo zatim elektronsku razmenu dokumentacije i elektronske fakture koje će biti obavezne nakon izmena Zakona o računovodstvu. Regulativa je tu, tehnologije takođe, ali da li su pravilnici, ugovori i dogovori izmenjeni tako da podržavaju ovaj novi način rada? Koliko je ovo važno pokazuje se upravo sada, kada je svaki kontakt rizičan za prenošenje zaraze. Smanjenjem tačaka kontakta smanjuje se i mogućnost zaraze. Ipak, najvažnije je da se elektronskom razmenom dokumenata vreme i troškovi razmene drastično smanjuju. Ali ni za to nije bilo vremena. Čast izuzecima, naravno. Ako bih gledao kako dalje da optimizujem svoj poslovno‑informacioni sistem, razmišljao bih upravo o ovim stvarima. Kako da svoju kompaniju stvarno pripremim za potpuno elektronsko poslovanje: od početka do kraja. Od ulaznog dokumenta do potvrde kupca o prijemu fakture i robe. To je moguće, jer ima dosta kompanija koje takav sistem već primenjuju.

Tehnologija je tu, dovoljni su računar i pristup Internetu, s jedne strane. S druge strane, potrebno je da kompanija dozvoli pristup spolja (van lokalne računarske mreže) svojim internim IT resursima. To otvara pitanje bezbednosti informacija, ali i za to odavno postoji rešenje. Virtuelne privatne mreže (VPN), sigurnosni protokoli, enkripcija, sigurne lozinke i edukacija zaposlenih samo su neke od stavki koje odavno omogućavaju bezbedan rad na daljinu. Pitanje je ko je to sve primenio i na koji način? Ako danas radite bez problema, verovatno ste u kategoriji kompanija koje elektronski posluju.

Kompanije koje su ulagale u poslovnu infrastrukturu i uspostavljanje poslovnih procesa u skladu s mogućnostima koje tehnologije nude danas su potpuno spremne za krizu. Ne zaboravimo da primarna funkcionalnost ERP‑a jeste i kontrola i optimizacija kompanijskih resursa u svakom trenutku. Kako sa ograničenim resursima (a resursi bilo koje vrste su uvek ograničeni) postići najbolji moguć rezultat. Taj deo je uvek aktuelan. Pravilno upravljanje finansijama, novčanim tokovima i naplatom potraživanja danas su veoma važni. Upravo u tom delu ERP daje pregled podataka koji, ako su aktuelni, omogućavaju da kompanija u dobrim vremenima raste, a da u krizi preživi.

Dok ne padnu maske…

Ispostavilo se da ključni pokretač naše digitalne transformacije nije ni generalni direktor ni tehnički direktor, već pandemija Korona virusa. Dakle, spoljni faktor. I to je potpuno prirodno. Stvari se odlažu do trenutka dok ne postanu hitne, a kada postanu hitne, onda je obično kasno… Ali bolje je i tako nego nikako.

Danas shvatamo sav značaj cloud tehnologija, brzog Interneta i mnogih drugih stvari koje uzimamo zdravo za gotovo, a bile su nedovoljno iskorišćene. To je slučaj svuda. Većina domaćih ponuđača poslovnog softvera svojim korisnicima odavno nudi neku varijantu rada na daljinu. I to je dobro. Nije do kraja jasno koliko kompanije te mogućnosti koriste. Dakle, nije samo pitanje može li na daljinu, već i kako ću ja to kao kompanija iskoristiti.

U filmu „Mehaničar“, u kom igra Jason Statham, pojavljuje se citat Amat Victoriae Curam, u slobodnom prevodu „Pobeda voli pripremu“. Ko god je spreman ušao u ovu krizu biće pobednik. Ko nije imao vremena, korisno je da ovo zatišje poslovnih aktivnosti iskoristi kako bi optimalno reorganizovao svoje poslovne procese i prilagodio svoje poslovanje novoj realnosti. Ekonomska kriza koja nas čeka iza ćoška, ili koja je već tu, nesumnjivo će naterati kompanije i ponuđače i potrošače da se vrate na suštinu i da porazmisle o tome šta je stvarno bitno.

Ključni pokretač naše digitalne transformacije nije ni generalni direktor ni tehnički direktor, već pandemija Coronavirus‑a. Dakle, spoljni faktor. I to je potpuno prirodno. Stvari se odlažu do trenutka dok ne postanu hitne, a kada postanu hitne, onda je obično kasno… Ali bolje je i tako nego nikako

Treba imati na umu da je kriza globalna, deluje na sve strane, i na strani ponude i na strani potražnje. Treba to iskoristiti. Cene svega biće niže, te će i troškovi primene toliko dugo odlaganih tehnologija biti očekivano niži nego inače. Vredi razmisliti na tu temu.

Kad padnu maske

Ovo vreme ogolilo je sve prednosti i mane naših sistema: društvenih, političkih, zdravstvenih, poslovnih i informacionih. Sve naše slabosti isplivale su na površinu i pokazale koliko smo zavisni od sistema. Zbog toga je veoma važno da ti sistemu budu adekvatno postavljeni, njihovi rizici pravilno identifikovani i razrešeni, krizne strategije upravljanja definisane, krizni planovi uspostavljeni.

Ako nas je išta istorija naučila, to je da je kriza sastavni deo životnog ciklusa. Informacioni sistem treba da bude postavljen za najgori mogući scenario, a da se koristi za najbolji mogući scenario. Informacioni sistemi i ERP kao temelj takvog sistema onoliko su dobri koliko ih redovno koristite. ERP koji imate samo zato što morate ili zato što vas računovođa tera, možda sada pokazuje sve svoje mane. S druge strane, izveštavanje, poslovni procesi, moduli i funkcionalnosti, celovitost rešenja i ukupni troškovi korišćenja poslovnog softvera svakako ne treba da se zanemare, ali kao i do sada, uvek je bitno da se ove stvari redovno preispituju, unapređuju ili menjaju. Ako ne sad, kad? Ako ne vi, ko? Kriza ili ne, ova pitanja uvek su otvorena. Tražimo li odgovore?

Autor: Miodrag Ranisavljević