Izazovi digitalne transformacije
Kako preduzeće raste, javljaju se ključna pitanja kada i kako proći kroz neminovnu digitalnu transformaciju poslovnog sistema. Po novoj paradigmi savremene kompanije, ne radi se samo o uvođenju i primeni ERP-a. Digitalna transformacije je mnogo više od toga…
Digitalna transformacija, šta to beše? Sveznajući Google vodi nas do sijaset Internet stranica koje nam govore, manje-više, istu stvar: radi se o procesu u kojem poslovni sistem, kroz integraciju digitalnih tehnologija u sve segmente poslovanja, osposobljava da bude konkurentniji na tržištu i da svojim kupcima ponudi više. Da li nam je sve to zaista potrebno. Odgovor je lak – ne da je potrebno, nego je neminovno. Radi se o nezaustavljivom i ireverzibilnom procesu. Uostalom, naš takozvani obični, svakodnevni život prolazi već godinama kroz digitalnu transformaciju, a da toga zapravo i nismo svesni.
Treba vam primer za to? Par odgovora na sledeća pitanja pomoći će nam u tome: kako pretežno komuniciramo s drugima, kako pretežno dolazimo do korisnih informacija, kako pretežno saznajemo šta se dešava u svetu? Odgovori za ogromnu većinu stanovništva, osim u kategoriji seniora, jesu: SMS/WhatsApp/Viber i e-mail na prvo pitanje, pretragom Interneta i čitanjem Web stranica na drugo i praćenjem portala za distribuciju vesti na treće. Dakle, nema telefona (u najtradicionalnijem mogućem poimanju), knjiga, novina i časopisa kupljenih na kiosku.
Ovaj put prešli smo za poslednjih petnaestak godina i to nas je prilično koštalo, čega možda nismo svesni. Koštalo nas je utrošenog vremena, živaca kada nešto nismo znali ili smo intuitivno pokušavali da uradimo na pogrešan način i, naravno, novca datog kroz pretplate ili kupovinu novog hardvera. Softver i tuđe znanje retko plaćamo – kod nas se podrazumeva da je to besplatno i da uzimamo šta želimo kada nam je potrebno.
Prvi izazov – infrastruktura
Sve to, ali u daleko kraćem roku, događa se u svakom preduzeću, pre ili kasnije. Ovo “kasnije” nije mnogo daleko, jer svaki dan docnje donosi još kraće rokove i još veću cenu koju ćete platiti, a može da vam se desi i da, ma koliko ste platili ili imate nameru da platite, ništa vam ne vredi jer ste – zakasnili.
Osnova digitalne transformacije je infrastruktura, a nju većina preduzeća ima – treba “samo” da je prilagodi novim potrebama. Podrazumeva se ozbiljno planirana i izvedena infrastruktura. Prvo, potrebni su ozbiljni resursi – od redundantne veze sa Internetom, preko servera, mesta za smeštaj i čuvanje podataka, pa do kvalitetne mreže i bezbednog sistema pristupa sa udaljenih tačaka kroz Internet. Drugim rečima, umesto PC-ja koji je proglašen “serverom” i stavljen negde “gde neće smetati”, potreban je kvalitetan prostor napravljen po svim pravilima struke i obezbeđen od neovlašćenog pristupa. Takav sistem zahteva da njime upravljaju iskusni i dobro obučeni stručnjaci. U našim firmama sve to skoro da ne postoji. I niko o tome ne razmišlja, štaviše, kada o tome pričate, svi vas, u najmanju ruku, čudno gledaju. Direktori to smatraju još jednim bespotrebnim troškom, a radnici gvožđurijom koja im smanjuje platu i dovodi tamo neke ljude koji im stalno nešto prigovaraju i ograničavaju slobodu u korišćenju računara pričajući o nekakvoj bezbednosti.
Sve u svemu, u tipičnom srpskom preduzeću postoji jaka koalicija koja se opire bilo kakvoj investiciji u razvoj informacionog sistema. Čak i kada se reši da se stvari urade na pravi način, on se zameni “pravim” načinom koji je predložio neko ko ima “odličnog” majstora koji godinama uvodi telefonske centrale i mnogo je jeftiniji. To je niska cena nauštrb kvaliteta, bezbednosti i performansi. Eto prvih izazova kojima treba odoleti na putu digitalne transformacije.
Drugi izazov – pametan izbor
Rekosmo ranije da je kod lične digitalne transformacije najjeftinija stavka bio softver. Na tabletu ili telefonu, ako su pod Android operativnim sistemom, ništa nismo morali da platimo. Malo nas uznemiruju reklame, ali bolje i to nego manjak novca u novčaniku, htedosmo reći na deviznom računu.
Ovde je situacija unekoliko drugačija – softver poprilično košta, a novac ćete potrošiti na operativni sistem, database server, licence i ko zna šta još. I na sve to treba dati još novca za implementaciju, odnosno za utrošen rad ljudi koji će sve to instalirati, podesiti, prilagoditi vašim potrebama i na kraju obučiti korisnike da rade na ispravan način. Ovde moramo da vam razbijemo zablude u vezi s tim da postoje “ozbiljni” programi koji “odmah rade i ništa ne treba da se podešava”, a mogu da vam daju isto što i oni koji se mesecima implementiraju. Neke stvari jednostavno ne postoje!
Sada je na redu ušteda u optimizaciji, pametnom izboru i redosledu uvođenja, a sve to je prilično individualna stvar. Digitalna transformacija u jednom preduzeću podrazumeva da se razmišlja o skupu poslovnih rešenja koji čine: alati za produktivnost, od kojih je najpoznatiji Microsoft Office paket, sistem za upravljanje resursima (ERP), upravljanje odnosima s poslovnim partnerima (CRM), upravljanje projektima i dokumentima, prodaja preko Interneta (B2B i B2C), timska saradnja unutar organizacije i da ne nabrajamo više. ERP više nije dovoljan – potrebno je sve ovo zajedno. A recepta kako, kojim redom i u kojoj meri vam je od svakog ovog paketa potrebno – nema. Svako preduzeće je priča za sebe i tu priču ne zaokružuje samo poslovna delatnost, već i veličina organizacije, dinamičnost poslovnog okruženja, znanje i navike koje postoje…
I to je izazov kome treba odoleti. Ako uzmete premalo – nedostajaće ono bitno. Ako uzmete previše – potrošićete novac, a puno toga ostaće da stoji na virtuelnoj polici, neiskorišćeno. Ako uzmete pogrešno ili neodgovarajućim redosledom, vreme protiče, pare odlaze, a vi ste posle silnog posla i dalje na početku. Birati pametno znači – birati s znanjem, a ako adekvatnog znanja nema unutar preduzeća (ne, to nije znanje iz održavanja informacionog sistema ili iz oblasti računovodstva, već mnogo kompleksnije znanje koje podrazumeva i prethodna dva), angažujte konsultanta koji ima znanje i iskustvo u oblasti planiranja razvoja informacionog sistema i usklađenja s poslovnim modelom preduzeća.
Treći izazov – ispravna vizura
Ovde želimo da ukažemo na nekoliko pogleda. Prvi i najvažniji jeste da kritički sagledate sve prednosti i mane sopstvenog poslovnog modela. Jer, ako nije optimalan i ako je opterećen brojnim nepotrebnim, odnosno rasterećen brojnih potrebnih ograničenja, nikakav softver neće vam pomoći da postanete bolja kompanija, a na konsultante ćete gledati kao na smrtne neprijatelje kojima ništa ne valja. Otvorite um – pored vrlina, svako preduzeće ima i mana, a tek kada postanete svesni njih i budete imali želju da ih otklonite, možete da krenete dalje.
Druga važna vizura jeste pitanje izbora rešenja. Iako je ERP praktično nezaobilazan, mnogima nije dovoljan. Zato ne trošite pare samo na ERP već razmislite da li postoji neki drugi poslovni softver koji vam je barem jednako potreban. Naročito ako se ne bavite proizvodnjom ili trgovinom u tradicionalnom smislu. Važno je napraviti pametan izbor, pa čak i prilagoditi poslovni model rešenju koje donosi najviše koristi. Da, često se dešava da je tehnologija poslovanja u vašoj branši uveliko prevazišla iskustva koja posedujete – tu vas primena i najsavremenijeg softvera neće učiniti boljim jer niste spremni da iskoristite potencijale koji su vam pruženi na dlanu, naprosto zato što ih ne razumete.
Treća važna vizura daje odgovor na pitanje koliko sve to košta, vremena i novca. Odgovor je jednostavan – košta dosta. Ali kupovina najboljeg i najskupljeg nije garancija da ćete rešiti sve svoje probleme. Ne ide to tako. Ako znate šta je najbolje za vas, znaćete kako da najefikasnije raspolažete budžetom koji imate. Dobro pripremljeni, s jasnom vizijom promena i sa usvojenim novim znanjima, drugačije ćete gledati na mnoge stvari. Na primer, umesto da vas ponese prezentacija na kojoj su predstavljena divna rešenja u softveru od kojih vam neka vrlo verovatno nisu potrebna, ali su rokovi implementacije i cena atraktivni, više ćete insistirati na prezentaciji u kojoj će biti predstavljeno pravolinijsko rešenje koje prati vaš željeni poslovni model, bez digresija tipa “ovo vam ne treba, ali smo to u nekoj drugoj firmi sjajno rešili”. S dobrom vizurom znaćete kojim putem ćete ići, koliko vam internih resursa treba, gde ćete naći nedostajuće znanje i kako da odaberete pravog partnera u implementaciji softvera. Tada, ma koliko da košta i ma koliko dugo da traje, sve ima smisla, a kompanija neće zalutati na putu digitalne transformacije
Najčešće greške i kako ih izbeći
Planirajte dugo i temeljno Poslovni softver nije ni Word, ni Excel da ga samo instalirate na računar i za kratko vreme dobijete tekst i tabelu koja će zadovoljiti vaše potrebe. Ne samo kod nas već u celom svetu mnogi baš na takav način razmišljaju o ovoj vrsti softvera. Umesto toga, jedini pravi način jeste da se pođe od samog imena: planiranje resursa preduzeća. Počnite da sagledavate svoje resurse, postavite ciljeve, odredite prioritete i planirajte kada, koliko i s kojim resursima možete da ih ostvarite. Ovaj proces je dug, mnogo duži od samog izbora softvera i njegove implementacije.
Posmatrajte stvari globalno, a ne segmentirano i na nivou samih izvršilaca poslova. Ukoliko tako ne postupite, velika je verovatnoća da ćete samo zameniti softver, a da će sve ostalo ostati isto. Potrošeno vreme i novac, bez opipljivog dobitka, sigurno nije ono što ste želeli. Nedostatak angažovanja samog preduzeća je direktan put u katastrofu Nema tog softvera i konsultanta koji mogu da nadomeste inertnost samog preduzeća. Angažovanje korisnika poslovnog softvera esencijalno je za uspeh i ono mora da postoji na svim nivoima. Rukovodstvo kompanije koje je u punoj meri posvećeno uspešnoj implementaciji i koje je glavni inicijator ključ je svakog uspeha. Sve loše implementacije imaju zajedničku karakteristiku da nije postojala privrženost i razumevanje procesa uvođenja softvera na najvišem nivou odlučivanja.
Ne može da se očekuje da najuže rukovodstvo razvija projekat u detaljima. Za to postoji projektni tim sačinjen od ključnih korisnika koji, pored toga što su vrsni poznavaoci posla kojim se bave, imaju još jednu bitnu osobinu – da su dobri timski igrači, otvoreni za saradnju i usaglašavanje mogućnosti i potreba, baš kao i da poseduju veliku energiju i stpljenje neophodno da se ne preskaču važne stvari. Jer, kao što smo već rekli, mora da se planira dugo i temeljno.
Sastav dobar, ali promašena tema: neadekvatan fokus na usaglašenost s potrebama i standardima Svaki poslovno-informacioni sistem može da se prilagodi potrebama preduzeća. Takođe, dobar sistem napravljen je tako da poštuje brojne standarde. I sada tu treba biti pametan i naći dobru meru između ispunjenja potreba i poštovanja standarda. Često u poslovanju, ako nema alata koji će kanalisati poslovne procese i držati ih u skladu sa standardima, oni se ne poštuju i sve to se vidi kao “potreba da se posao završi”. I takva potreba zaista postoji, ali svako odstupanje od standarda vodi ka situaciji da se “ništa sa ni sa čim ne slaže” i da ništa ne može da se izmeri i uporedi. Zato je važno da se potrebe usaglase sa standardima, što siguno vodi ka željenoj situaciji da poslovanje postaje merljivo i uporedivo.
Previše prerada i prilagođavanja dok su prethodni izazovi bili vezani za vreme pre izbora softvera i početka implementacije, ova tačka vodi nas u samo središte – vreme kada se već zagazilo u implementaciju. Ukoliko korisnik insistira na velikom broju prerada i prilagođavanja softvera, rizikuje da se implementacija otrgne kontroli i da postane previše duga. Takođe, svaka prerada podrazumeva veliki utrošak vremena na testiranje i doradu i tako umesto da koristite sistem u svakodnevnom radu, bavite se beskrajnim testiranjem ili ga uvodite u produkciju s potencijalnim nedostacima koji kad-tad isplivaju na površinu, donoseći nove glavobolje i probleme. S druge strane, ukoliko svuda gde je to moguće iskoristite već ugrađene i proverene funkcionalnosti, uz neophodno usaglašavanje vaših poslovnih procesa, otvarate sebi put da brzo dođete do željenih rezultata uz potencijalno unapređenje efikasnosti. Jer, ne treba da zaboravite na činjenicu da je sve što postoji u softveru nastalo zahvaljujući bogatom pozitivnom iskustvu drugih kompanija.
Nedostatak kvalitetnih podataka Još jedan posao koji traži vreme i troši novac jeste priprema podataka koji se unose u poslovno-informacioni sistem. Tokom godina rada u starom poslovno-informacionom sistemu, baza podataka pored onih korisnih u sebe “usisa” i određenu, često i ne tako malu, količinu nekorisnih i nepouzdanih. Zato je važno odvojiti vreme i pročistiti staru bazu podataka kako bi prenos u novi sistem bio što kvalitetniji. I kasnije, tokom eksploatacije dobro je da se u bazu pre svega beleže kvalitetni podaci, a izbegnu nekvalitetni. Tu se, opet, vraćamo na početak – planirajte dugo i temeljno i ne zaboravite da u tom poslu obuhvatite podatke i njihov kvalitet.
Neadekvatna obuka službenika je jedan od najčešćih razloga slabih efekata uvođenja novog i skupog softvera. Nije dovoljno da radnici nauče gde se i kako završava neki posao u softveru, već mora da razumeju šta rade. Zato ceo proces mora da bude takav da se korisnicima da i prostor i vreme da zavole nov softver, baš kao da se kroz stalnu komunikaciju ohrabre u procesu prilagođavanja i čuju njihovi komentari koji mogu da unaprede celokupan sistem. Isuviše kratka obuka prouzrokuje da krajnji korisnici ne razumeju šta rade i na takvo stanje odgovaraju sve većim otporom pa se na kraju sve svodi na to da ste u svoje preduzeće uveli samo jedan veliki i skup Excel.
Loše izabran implementacioni tim Nije nimalo lako sastaviti tim profesionalaca zadužen da sprovede implementaciju. Kada se sve što je napisano o ovoj temi sabere, dolazi se do zaključka da ćete imati puno problema ako tim ne možete da sastavite od kooperativnih ljudi spremnih da usvoje nove inicijative i pritom odlično poznaju organizaciju i posao kojim se preduzeće bavi. Drugim rečima, u timu nema mesta za kočničare i konzervativce, ma koliko dobri stručnjaci bili. Na kraju, treba imati na umu da će upravo članovi implementacionog tima biti lideri u primeni novog poslovno-informacionog sistema i glavni prenosioci znanja drugim radnicima u preduzeću.
Nastavak korišćenja starog softvera Čim se stvore uslovi za to, a na način kako je predviđeno planom implementacije, bez odlaganja i izgovora treba prestati s korišćenjem starog softvera. Pod pojmom “stari softver” ne podrazumevamo samo poslovno-informacioni sistem, tu se prelazak na nov softver praktično podrazumeva, već i gomilu tabela u Excel-u koje po pravilu krajnji korisnici zadržavaju i kada za tim nema nikakvog opravdanja.
Nedostatak održavanja i unapređivanja Svaki poslovno-informacioni sistem traži neprestano održavanje i unapređivanje. Svest o tome pretočena u dobar plan vodi vas u tom smeru i osigurava da iz dana u dan, meseca u mesec i godine u godinu imate softver koji u stopu prati zahteve i potrebe preduzeća. Velika i česta greška jeste kada se na vreme ne odvoje ili angažuju novi resursi neophodni za ovaj posao. Od veličine sistema i složenosti poslovnih procesa zavisi da li ćete zaposliti nove stručnjake, doobučiti stare ili angažovati spoljne saradnike. Ideja da je s početkom rada u novom, na primer, ERP-u posao gotov jedna je od najčešćih grešaka.
Neadekvatno testiranje softvera Sve što promenite u konfiguraciji sistema mora da se testira. To znači da preduzeće ima pored produkcionog i test okruženje i da ključni korisnici imaju obavezu da testiraju sve promene koje su izvedene pre nego što se da zeleno svetlo za uvođenje novih opcija u produkciju. Loše ili nikakvo testiranje garantuje samo frustraciju softverom koji pogrešno radi i gomilu neispravnih, odnosno nepouzdanih podataka.
Nedostatak i nebriga sponzora Direktor preduzeća je sponzor, ali to ne znači da on o svemu treba da donosi odluke. O tome će brinuti implementacioni tim i rukovodilac projekta. Sponzor je tu da im da punu podršku i da prelomi organizaciju u trenucima kada su otpori toliko veliki da ceo posao može da bude uzaludan. Nezainteresovan sponzor, koji pritom nije spreman da se suoči sa svim mogućim izazovima i otporima, jedan je od najvažnijih i najjačih faktora koji vode ka neuspešnoj implementaciji ERP-a.
Ovaj i još drugih tekstova slične tematike možete pročitati u našem besplatnom Specijalu posvećenom digitalnoj transformaciji.
