Intervju: GoPro – čuvar dobre priče

U modernom poslovanju svaki podatak može da bude ključan za efikasno odlučivanje. Zato mora da bude na pravom mestu, dostupan u svakom trenutku i svima kojima je potreban. Gde i kako ih čuvati? Odgovor na to pitanje zna Shakespeare.

Na polju poslovnog softvera poslednjih godina prepoznaje se da korisnici sve više traže rešenja koja nisu sastavni deo ERP‑a. Razumljivo, jer dinamičnost modernog poslovnog rešenja podrazumeva neprestano razmenjivanje ogromne količine informacija pristiglih kroz najrazličitije kanale i svaka od njih ima svoju važnost. Upravljanje procesima prikupljanja, klasifikacije i obrade ovih podataka sada ima kritičnu važnost.

Odgovor na to pitanje zna Shakespeare, koji u sebi objedinjuje upravljanje dokumentima, upravljanje poslovnim procesima i projektima razgovarali smo sa Ernestom Žejnom, vlasnikom i osnivačem Žejn Grupe koja proizvodi ovo rešenje, Gordanom Stefanović Barjaktarević, projekt menadžerom u GoPro‑u i Petrom Miljkovićem, generalnim direktorom GoPro‑a koji je implementator Shakespeare u Srbiji.

O budućnosti organizacije poslovanja, Ernest Žejn kaže: „Moja vizija je da će u budućnost čovek raditi mnogo manje. Uz tehnologije koje su nam na raspolaganju već sada bismo mogli da radimo samo četiri sata dnevno. Ako pogledamo situaciju u kojoj se nalazimo, prosečan radnik u kancelariji radi neefikasno i najviše koristi copy/paste alate, prenoseći informaciju s jednog dokumenta na drugi. Prepoznajući takve trendove, još pre 24 godine počeli smo da razvijamo alat koji se zove Shakespeare. To je BPM i DMS softver koji svoju primenu nalazi od najvećih multinacionalnih korporacija do najmanjih poslovnih sredina“. Gospodin Žejn nas ukratko upoznaje i s kompanijom koju vodi: „Žejn Grupu čine tri kompanije, dve u Sloveniji i jedna u Nemačkoj. Zapošljava 40 programera, a prodaja, implementacija i podrška idu kroz partnersku mrežu na svim teritorijama gde nismo direktno prisutni. Na listi referenci videćete da ima dosta firmi u Srbiji, a mi verujemo da je to početak jer se ovde sve više poštuju ljudski resursi, a u takvim uslovima bez naprednih alata teško je poboljšavati poslovanje u back office‑u“.

Rešenje za sve

Jedna od najnovijih instalacija je u MIND Grupi. Šta su specifičnosti tog projekta i zašto su se odlučili baš za Shakespeare?

GSB: U MIND Grupi su tražili dobro rešenje za digitalizaciju, klasifikaciju i uređenje poslovnih procesa nad dokumentacijom koje će koristiti u celoj grupaciji. Shakespeare se pokazao kao pravi alat za to i koristiće se za interne potrebe, odnosno evidenciju i odobravanje dokumentacije između kompanija grupacije i da ga kao uslugu ponude korisnicima koji će raditi u MIND Parku, a zainteresovani su za najam širokog spektra usluga, među kojima su prijem, skladištenje i distribucija dokumentacije.

EŽ: Verujem da se korisnici odlučuju za Shakespeare zbog jednostavnosti i prilagodljivosti softvera. Ne samo da je rukovanje jednostavno nego je lako konfigurisati sistem da se ponaša onako kako je to korisniku potrebno. Mi znamo da je svet toliko dinamičan da je nemoguće u sistem ugraditi sva pravila koja mogu da budu primenjena. Zato smo napravili softver koji može da se bez programiranja, posle instalacije, prilagodi potrebama konkretnog korisnika. To je velika snaga Shakespeare‑a – korisnik, uz pomoć partnera, uživo može da prilagođava softver svojim potrebama. I to može da se uradi u svakom trenutku, odnosno uvek kada se poslovni proces promeni u skladu sa okolnostima koje promenu uzrokuju.

Šta Shakespeare donosi na polju BPM‑a?

GSB: MIND Grupa je skupina više kompanija i sama činjenica da se radi o velikoj fluktuaciji dokumenacije nameće potrebu za rešenjem koje može da olakša manipulaciju. Tako je implementirano rešenje elektronskog delovodnika ulazno‑izlazne dokumentacije, nad kojim će se sprovesti određeni proces odobravanja dokumentacije u skladu s njihovim poslovnim procesima koji su opisani u ISO standardu. U samoj analizi i definisanju učestvovali su ljudi koji se bave tim procesima, jer MIND Grupa ima službu koja se bavi poslovnim procesima i sprovodi ISO standard. Interesantno je reći da jednu instancu Shakespeare‑a koriste sve firme članice grupacije i da svaki ulazni ili izlazni dokument mora da prođe kroz softver pre nego što nastavi put dalje. To znači da su dokumenti na jednom mestu i da nema duplikacije podataka.

Druga instanca projekta, koja se tiče poslovnih procesa, jeste upravljanje tenderima, a dogovorena je i realizacija procesa upravljanja nabavkom. MIND Grupa koristi funkcionalnosti povezivanja dokumenata tako da može da se prati celokupni životni ciklus dokumenta, kao i alarme koji prema skupu unetih podataka obaveštavaju korisnike o preduzetim akcijama ili akcijama koje treba preuzeti nad dokumentima.

I na kraju, zajedno sa svojim partnerima, razvili smo integraciju Shakespeare‑a sa Dynamics NAV‑om, gde se akcijom odobravanja određenih dokumenata u Shakespeare‑u, oni automatski prenose u NAV. Konkretno, na ovom projektu kada se odobri nabavka u DMS‑u, automatski se startuje nabavna porudžbina u NAV‑u.

EŽ: Ovde smo došli do takozvanog paradoksa efikasnosti. Na jednoj stani imamo efikasnost, a na drugoj saglasnost. Dakle, od radnika tražimo i da budu efikasni i da istovremeno sve urade u saglasnosti sa određenim protokolom. Paradoks je u tome što radnici, da bi povećali efikasnost, teže da ne rade po protokolu, već traže način da ga zaobiđu. Korišćenjem Shakespeare BPM‑a mi fokusiramo radnike na efikasnost, ali ih istovremeno ograničavamo da to rade po predviđenom protokolu, po nekakvom ustanovljenom procesu. Imamo i innovation, odnosno samo kompanije koje imaju mogućnost da se što brže inoviraju imaju šansu da dugoročno opstanu na tržištu i da rastu. Shakespeare je jedini alat koji pruža najbolje u oba sveta. S jedne strane, pruža efikasnost kroz automatizaciju procesa i povezivanje sa ERP‑om, a s druge, ovom automatizacijom podstiče radnike da budu inovativni, odnosno navodi ih na razmišljanje kako bi mogli da unaprede ove procese. Daje im se jednostavan alat da modeliraju, simuliraju, testiraju i tako vide kako bi njihova organizacija radila kada bi uveli neku novinu u poslovanje.

Dakle, Shakespeare korisnike prevodi u vlasnike procesa?

GSB: Da sve ovo potkrepim primerom iz prakse. Kada korisnici ulože u neki sistem, oni traže da on prati njihov rast i promene. To se pokazalo u ProCredit banci, koja je u velikoj meri promenila svoj kreditni proces i proces za fakture i sve te izmene su kroz BPM konfigurator vrlo brzo promenjene i u samom softveru. I sve to bez nabavke novog softvera ili nekih značajnijih ulaganja, a sve zahvaljujući dostupnom alatu kroz koji smo podržali te njihove promene.

Odgovor na potrebe kompanija

Koja je strategija GoPro‑a i Žejn Grupe u pogledu razvoja tržišta za Shakespeare?

PM: Kompanije s kojima smo u kontaktu, a one ne moraju da budu i korisnici softvera koji mi implementiramo, akcenat u daljem unapređenju poslovanja vide u IT svetu. Za svakog je to drugačije, ali se primećuje da se o digitalizaciji sve više razmišlja u kontestu procesa. U tom svetlu, nekadašnje poimanje DMS‑a sve više se pomera ka poslovnim procesima. I nije samo u pitanju praćenje toka procesa već i to što time inspirišemo radnike da inovativno utiču na svoj posao. O tome je Ernest već govorio. I to Shakespeare pruža.

Za nas je saradnja sa Žejn Grupom značajna jer, zahvaljujući njihovom softveru, a u cilju omogućavanja celokupnog rešenja nad procesima unutar jedne organizacije, uspevamo da ispunimo naš moto: Solutions, not software!

Nakon NAV‑a ovo je nama najvažniji deo poslovanja. Pomoću ovog rešenja mi možemo našim klijentima da pružimo rešenje koje traže. Što se trenda tiče, beležimo veliki rast interesovanja, a očekujemo da će se to pretočiti u veći broj korisnika, bez obzira na njihovu veličinu. I baš u tom smislu smo nedavno pojačali tim i dalje nastavljamo da investiramo u tom smeru jer vidimo da je kod klijenata sazrelo mišljenje da je Shakespeare, ili neki njegov deo, dobar alat za rešenje poslovnih potreba.