Rad s obimnom papirologijom
Kompanija Smart je ponudila niz rešenja za upravljanje obimnom dokumentacijom, prilagođena kako korporacijama, tako i državnim organima.
pisarnica, zavođenje dokumenta
Ako se uzme u obzir činjenica da čak 90% dokumenata u organizaciji prolazi kroz više ruku nego što je potrebno, da se dokument u svom životnom ciklusu u proseku 19 puta kopira i da se obim dokumentacije svake godine povećava za minimum 22% (prema istraživanju Cooper’s and Lybrand), složićete se da problem rada sa dokumentacijom postaje sve veći i zahtevniji. Prema istom istraživanju, dolazimo i do podataka da se čak 7,5% svih dokumenata trajno izgubi i da se 3% svih dokumenata pogrešno zavede. Menadžmentu se posebno ne dopada podatak da zaposleni koji barataju dokumentacijom potroše do 50% svog vremena na pronalaženje papira i informacija, a samo 5 do 15% na čitanje informacija, što znatno utiče na efikasan i produktivan rad zaposlenih i pravovremeno dobijanje informacija neophodnih za efikasno odlučivanje.
Da bi se izbegli, umanjili ili potpuno uklonili navedeni problemi onih koji rade sa dokumentacijom, razvojni tim kompanije Smart d.o.o. ponudio je nekoliko interesantnih rešenja zasnovanih na Microsoft SharePoint Portal tehnologiji.
Povećajte efikasnost, uštedite vreme
Prema zakonima i uredbama Republike Srbije (Zakon o računovodstvu, Zakon o radu, Uredba o kancelarijskom poslovanju, Zakon o kulturnim dobrima) određen je dugi rok obaveznog čuvanja određenih dokumenata: za neke je rok 10 ili 20 godina, a neki se čak čuvaju „zauvek“. Iz tog razloga prave se velike arhive dokumentacije koje se često čuvaju na mestima koja su izložena velikom riziku (od poplava usled pucanja cevi, požara, oštećenja usled postojanja glodara u arhivi itd.).
Smart Elpis – elektronska pisarnica je usaglašena sa zakonodavstvom kojim se reguliše kancelarijsko i arhivsko poslovanje i rešava poteškoće koje se javljaju u pretrazi i pronalaženju dokumenata, kao i troškovima odlaganja i skladištenja velike količine dokumentacije. Uz višekorisnički i višelokacijski rad i proveru ovlašćenja kod pristupa, ovo rešenje daje odgovor na sva najvažnija pitanja upravljanja dokumentima.
Sastoji se od dve komponente: Klijentskog programa u pisarnici i Web pretrage podataka. Osnovna namena je jednostavan obuhvat dokumentacije koja se prima u pisarnicu i arhivu, kao i automatska raspodela i interna dostava u okviru svake organizacije. To podrazumeva primanje i pregled akata, zavođenje akata u propisane evidencije, digitalizaciju papirne dokumentacije, dostavu akata u rad, administrativno‑tehničku obradu akata, otpremanje akata, razvođenje akata, arhiviranje i čuvanje akata, jednostavnu i brzu pretraga i pronalaženje traženih dokumenata.
Svaki dokument koji ulazi ili izlazi iz organizacije zavodi se pod određenim delovodnim brojem, skenira se i u svom elektronskom obliku zavodi u bazu podataka. Na taj način je formirana centralna baza dokumentacije i informacija i svi elektronski dokumenti su dostupni u bilo kom vremenskom periodu, bez obzira na njegovu fizičku lokaciju. Ostvaruje se potpuna kontrola nad dokumentima. Upotrebom ponuđenih opcija pretrage, ostvaruje se znatna ušteda u vremenu potrebnom za obradu i pronalaženje odgovarajućeg dokumenta, naravno uz dodeljene autorizacije. Dokumenti su zaštićeni i uvek čitljivi. Minimizovan je i rizik gubljenja ili uništavanja dokumenta usled loših uslova čuvanje.
Rešenje Smart Elpis je implementirano u organizacijama različitih profila i veličina. Veoma je prilagodljivo i jednostavno se integriše sa drugim rešenjima. Kvalitet ovog rešenja je prepoznat 2009. godine kada je i dobilo nagradu Diskobolos kao najbolje rešenje u kategoriji Upravljanje.
U organima državne uprave
Za potrebe automatizacije procesa rada organa državne uprave i organizacija koje vrše javna ovlašćenja, razvijeno je rešenje Smart Elupis – upravna pisarnica. Problem ovih organa i organizacija se javljao u toku njihovog svakodnevnog rada prilikom zaprimanja i obrade velike količine dokumentacije građana i privrednih subjekata, koja se dalje umnožavala, prolazila kroz mnogo ruku, a da pritom nije postojao transparentni sistem koji bi dao informaciju o tome u kojoj se fazi predmet nalazi i ko je konkretno odgovoran za njega. Zbog manjkavosti povratnih informacija, stranke su bile nezadovoljne i često su ostavljale primedbe na rad ovih organa.
Rešenje Smart Elupis omogućava potpunu kontrolu toka dokumenata. Predmeti se prate od momenta prijema do zatvaranja predmeta i smeštanja kompletne dokumentacije u arhivu. Ovo rešenje omogućava generisanje elektronskih dostavnih knjiga, elektronsku primopredaju između pisarnice i odgovarajućih organizacionih jedinica, elektronsko raspoređivanje dokumenta tj. predmeta na obrađivače, elektronsko ažuriranje predmeta od strane obrađivača (dopune predmeta), elektronsko stavljanje i uzimanje predmeta u Rokovnik i iz njega, elektronsko arhiviranje predmeta i dalje postupanje sa dokumentom u elektronskoj arhivi.
Digitalizacijom dokumenata i upotrebom Smart Elupis-a smanjena je mogućnost greške pri razvrstavanju predmeta na klase i vrste (prema boji i na organe koji postupaju), zatim mogućnost gubitka dokumenata, smanjeni su troškovi kopiranja i štampanja, kao i održavanja kopir aparata/štampača. Skraćeno je vreme prijema podnesaka i obrade predmeta. Pretrage zaposlenih su ubrzane i pojednostavljene, tako da im ostaje više vremena da se posvete stručnom rešavanju predmeta. Omogućena je efikasnija saradnja i sigurnija komunikacija između organizacionih delova, kao i efikasno upravljanje zaštitom podataka.
Interna transparentnost procesa je obezbeđena pravima pristupa određenih grupa zaposlenih predmetima iz oblasti kojom se bave, u svakom trenutku čime se ostvaruje uvid u stanje i kretanje predmeta kao i generisanje velikog broja izveštaja koji pokazuju obim i kvalitet rada organa. Eksterna transparentnost je omogućena strankama preko Web servisa na sajtu organa, preko koga stranka može da prati kretanje predmeta kroz faze obrade, od prijema do donošenja rešenja i arhiviranja.
Da bi se ispunili zahtevi prema postojećim propisima o izveštavanju o radu organa na rešavanju upravnih i ostalih predmeta, Smart Elupis rešenje generiše izveštaje automatski iz podataka koji se tokom rada na predmetima konstantno beleže, čime se otklanja svaka nepouzdanost i netačnost. Pregledi i izveštaji mogu biti generisani prema različitim zahtevima zaposlenih, a svi arhivirani podaci, zbog centralizovane baze, postaju dostupni i čitljivi u zakonom predviđenom roku.
Smart, www.smart.rs
Snežana Vasić
